13 måter å kutte administrative overhørte kostnader i virksomheten din
Å finne ut hvordan du kan redusere eller eliminere spesifikke administrasjonskostnader er avgjørende for lønnsomheten og langsiktig suksess for bedriften. Å trimme disse utgiftene vil redusere inntektene som er nødvendige for å skje jevn eller tjene penger, gi større fleksibilitet i langsiktig prisstrategi og forbedre kontantstrømmen.
Hvordan kutte administrative utgifter
1. Ikke kjøp - Lei
Avgjørelsen om å eie eller leie eiendom er vanligvis basert på omfanget av driften. Eierskap eller langsiktige leieavtaler øker dine faste kostnader og økonomiske eksponering. Mens leiekontrakter fra måned til måned har en tendens til å koste litt mer på kort sikt, sparer muligheten til å avslutte avtalen og flytte til en mer passende plass penger og ansvar på sikt. I et svingende marked kan en klokere beslutning være å begrense den økonomiske eksponeringen din, og spare penger for den tiden når du er mer komfortabel med markedsmulighetene og en investering som vil oppfylle dine kriterier.
2. Begrens reise- og underholdningsutgifter
Klientrelasjoner er alltid viktig og skal aldri bli kompromittert. Verdien av møte-til-ansikt-møter er imidlertid ikke en funksjon av påkostede gaver og dyre middager på luksuriøse restauranter. Etablere en underholdningspolitikk som passer økonomien; dine kunder og potensielle kunder vil forstå siden deres selskap sannsynligvis implementerer lignende retningslinjer.
3. Telekommute
Teknologi reduserer avstanden effektivt, så det er ikke nødvendig å kreve at administrative personer eller spesialister er fysisk plassert sammen. Ansatte som jobber hjemmefra eller i midlertidige fasiliteter fra måned til måned, reduserer eller eliminerer de høye kostnadene for kontorlokaler, samt etterspørselen etter støttetjenester. I mange tilfeller vil ansatte med mulighet til telekommunikasjon ta mindre lønn på grunn av frihet og mangel på pendlingskostnader.
4. Framleiekontor og gård
Hvis du har overflødig plass som ikke vil brukes på et år eller mer, kan du undersøke fremleie. Som utleier vil du fortsette å kontrollere lokalene og aktivitetene som blir utført i rommet, og du vil ha ekstra inntekter for å kompensere for utgiftene til dine egne fasiliteter..
Før du samtykker til en fremleie, skal du være trygg på at det ikke trengs plass i løpet av avtalens løpetid. Inkluder språk i kontrakten for tidlig oppsigelse hvis det blir nødvendig. Din evne til å okkupere plassen gir maksimal fleksibilitet, og kan gjenspeiles i avtalen ved enten å redusere leietakers leie i løpet av avtaleperioden eller betale en bot dersom oppsigelse blir nødvendig.
5. Refinansiere gjeld
Rentene er uvanlig lave på dette tidspunktet. Hvis du har noe langsiktig gjeld på utstyr, maskiner eller eiendommer, er det nå på tide å refinansiere med målet om å redusere utbetalingene så mye som mulig på kort sikt. I vanskelige tider er kontanter konge, så du vil holde deg så mye som mulig i hånden for nødhjelp.
6. Fjern abonnement og medlemskap
Over tid legger mange selskaper til abonnement og medlemskap på grunn av sin bransje og de små utgiftene som er involvert for en enkelt tilknytning. Disse utgiftene kan imidlertid raskt bygge seg opp og gå upåaktet, da de ofte vises på forskjellige tidsplaner og utgiftsrapporter.
Gjennomgå alle dine sosiale, broderlige og forretningsmessige tilknytninger for å sikre at de er nødvendige og bidra regelmessig til lønnsom drift av ditt selskap. Fjern de som ikke gjør det.
7. Kutt reisekostnader
Der det er mulig, eliminere reiser, erstatt turene med telefonsamtaler, e-post og videomøter. Hvis du må fly, kan du planlegge for å unngå de høye kostnadene ved en "plutselig" tur. Øk granskningen av utgiftskontoer for å sende en klar melding til de ansatte om at kostnader er viktige.
Når du reiser, bo på forretningshoteller i stedet for luksushoteller, da de ofte er halvparten av kostnadene for et firestjerners anlegg. Og alle som reiser, bør være medlemmer av tilhørighetsgruppen sponset av dette hotellet for å få rabatter og gratis netter.
Fokuser også på leiebilen din på en enkelt leverandør som du har forhandlet frem til en rimelig pris med - spesifiser standardmodeller unntatt i godkjente tilfeller. Hvis du bor i en større by, bør du vurdere bruk av drosjer i stedet for å leie en bil. Avslutt private limousintjenester med mindre de kan sammenlignes med taxisatser.
8. Fjern papir
Å administrere papir er tidkrevende og dyrt. Sortering, arkivering og finne filer krever sekretær / geistlig tid og rom. Kjøp en skanner og digitaliser alle viktige papirer og oppbevar dem i velorganiserte elektroniske filer for å spare plass og administrative kostnader. Bedriftens bøker og poster er avgjørende for din fortsatte drift, så det er viktig å vedlikeholde og sikre kopier av de elektroniske filene på anlegget ditt og på et eksternt sted.
Det må være en selvfølge at filer må sikkerhetskopieres hver dag, spesielt filer som angår kundenes identifikasjon, økonomiske poster eller kontaktinformasjon..
9. Del markedsføringsutgifter
Identifiser produkter eller tjenester som kompletterer produktet ditt. Ta deretter kontakt med selskapet som leverer produktene og forhandle frem en gjensidig markedsføringsordning. For eksempel kan en svømmehallentreprenør godta en felles markedsføring med en leverandør av utemøbler, eller flere etniske restauranter kan fremme en "International Food Experience" med hver restaurant på en annen natt. Denne strategien utvider markedsføringsinnsatsen uten å pådra deg utgiftene som normalt vil være forbundet med å legge til nye selgere eller annonsere.
10. Vedlikehold utstyr internt
Hvis reparasjon og vedlikehold er en betydelig kostnad i driften, bør du vurdere å ansette en mekaniker eller spesialist og ta reparasjonen internt. Du vil ha bedre, regelmessig vedlikeholdt utstyr som kan tillate deg å unngå dyre utskiftninger til senere.
11. Bruk flyselskaper for reiser, hoteller og biler
Hvis du eller dine ansatte flyr regelmessig, må du rette deg mot et enkelt flyselskap med et godt reiselønnsprogram for bedriftsbruk. Registrer deg også for et av de beste kredittkortene for små bedrifter, og bruk poengene til bedriftsbedriften når poengene eller milene bygges opp..
12. Overvåk verktøy og rekvisita
Forbruksvarer er en usynlig eiendel som ofte overses. Siden ingen ting er dyre av seg selv, plasserer ansatte dem ofte på plass, forlater dem eller tar dem med hjem til personlig bruk.
Sette i gang en policy for forbruksvarer - hold kontorrekvisita i et sikkert område, kun tilgjengelig gjennom en utpekt ansatt. Hvis du har et anlegg der håndverktøy eller andre pricy forbruksvarer brukes, kan du sette i gang en lignende policy. Tildel verktøy til personer med krav om at de personlig er ansvarlige for kostnadene for verktøyet hvis det går tapt eller mangler.
13. Utnytt Internett
Alle som er involvert i kjøp av materiell eller rekvisita, skal ha tilgang til Internett og vite hvordan de kan søke i dataene etter spesifikke elementer. Etablere en maksimal kostnad per vare med en policy som krever at alle som kjøper varer som overstiger den verdien, bruker Internett for å identifisere potensielle leverandører og de laveste kostnadene.
Endelig ord
Administrativ kostnadskutt krever samarbeid og deltakelse fra dine ansatte. Oppmuntre deres deltakelse og ideer når du begynner på øvelsen, og hold dem informert om resultatene.
Forretningskonsulenter er generelt enige om at de fleste selskaper kan kutte administrative utgifter opp til 10% uten å påvirke effektiviteten. Når du implementerer strategiene for å kutte forretningskostnader, kan du overvåke effekten av dem for å sikre at kundeforhold ikke blir påvirket negativt, og heller ikke at kostnadene øker i ikke-administrative områder som et resultat av kuttene. Når endringene i administrativ virksomhet er fullført, kan du overføre den "kostnadskuttende" fasen av øvelsen til en "kostnadskontroll" -fase for å sikre at forbedringene blir innebygd i den daglige virksomheten til selskapet.
Hvilke andre måter kan du foreslå for å trimme administrasjonskostnader?
