20 måter å administrere og øke kontantstrømmen til små bedrifter

Å påskynde strømmen - å konvertere salg til kontanter så snart som mulig - og øke spredningen mellom tilstrømning og utstrømning for å bygge en kontantpute er avgjørende for den langsiktige, vedvarende veksten til hvert selskap, stort eller lite.

Strategier for å legge til kontantbalanser og hastighet på kontantstrømmer

Bruk disse strategiene for å øke kontantbalansen og øke hastigheten på kontantstrøm. Spor fremdriften din med et kontantstrøm regneark, som denne nyttige malen fra Bench.

1. Innskuddsbeløp i renteinntekter
Rentetjenende sjekkekontoer er tilgjengelig i de fleste banker i dag, om enn med et minimumskrav på balanse. Siden rentene på disse kontoene ofte ligger under rentene på sparekontoer, innskuddsbevis (CD-er) eller pengemarkedsregnskap, må du holde mesteparten av midlene dine på disse kontiene med høyere betaling. Deretter kan du overføre nødvendige midler fra kontoer med høyere betaling for å oppfylle kravet til minimumsbalanse på en rentebærende brukskonto pluss totalen av betalingene som forventes å komme den uken eller måneden.

Det er klart det er viktig å holde kontantvæske, så unngå enten langvarige CD-er, invester i strafffrie CD-er, eller bare invester en del av midlene du ikke trenger tilgang til før CD-en modnes. Be også kundene dine om å betale direkte til kontoen med høyere inntjening for kundefordringer slik at renter begynner umiddelbart.

2. Selg eller pensjonér overflødig og foreldet utstyr eller varelager
Tomgang, foreldet og ikke-arbeider utstyr tar plass og binder kapital som kan brukes mer produktivt. Utstyr som har vært eid i en lengre periode vil vanligvis ha en bokført verdi som tilsvarer dens salgsverdi eller mindre, så et salg kan føre til en skattepliktig gevinst. Denne gevinsten skal rapporteres på skattemeldingen din. Hvis du må selge under bokført verdi, vil du imidlertid pådra deg et skattetap, som kan brukes til å utligne andre overskudd i selskapet.

Overskytende lager kan fort bli foreldet og verdiløst etter hvert som kundekrav endres og nye materialer introduseres. Vurder å selge inventar som det neppe vil bli brukt i løpet av de neste 12 månedene, med mindre kostnadene for å beholde det er minimale og inntektene fra et salg vil være ubetydelige.

3. Krev innskudd på store eller tilpassede bestillinger
Når du arbeider med en unik eller tilpasset ordre, må du kreve et depositum som tilsvarer minimum 50% av totalprisen. En-til-en-type produkter har en begrenset salgsverdi, vanligvis bare til personen eller selskapet som gjør bestillingen. Uten innskudd er du utsatt for risikoen for å måtte ta en redusert betaling på leveringstidspunktet.

Å ha et innskudd reduserer sannsynligheten for et økonomisk tap under de verste omstendighetene. Forsikre deg om at kundene forstår policyen din, og inkluder den på kontraktspråket for å unngå fremtidige vanskeligheter.

Omvendt, unngå nødvendigheten av å betale innskudd til leverandørene dine for bestillinger. Be dem om å vurdere kredittloggen din og det gode forholdet mellom de to selskapene i stedet for å kreve kontanter, som kan brukes bedre.

4. Scenebetalinger på lange kontrakter til din fordel
Enkelte kunder vil på grunn av deres størrelse eller retningslinjer nekte å inngå kontrakter som krever innledende innskudd. Fremfor å miste virksomheten, kan du forhandle om betalingsbetingelser og benchmarks som overstiger eller parallelle kostnadene dine.

For eksempel kan en typisk byggekontrakt tillate 15% betaling når prosjektering er fullført, ytterligere 25% når materiale blir levert til stedet, og 50% av kontraktsbeløpet med spesifikke fremdriftsmål. De resterende 10% av avtaleprisen holdes vanligvis av kjøperen til endelig inspeksjon og aksept.

5. Gjenkjenn “Scope Creep” og bruk endringsbestillinger der det er aktuelt
Hvis produktet ditt blir solgt med noen tilknyttet betingelse, eller tjenesten du skal tilby er definert i en kontrakt mellom deg og kjøperen, må du være klar over de nøyaktige kravene som forventes av deg som et resultat. Enhver endring i disse kravene kan gjøre det mulig for deg å søke ekstra betaling for tilleggsarbeidene som utføres. Unnlatelse av å søke passende erstatning skader selskapet ditt på to måter: Du mottar ikke tilleggsprovenuet, og kostnadene øker.

6. Tilby rabatter for rask betaling
Utvikle et rabattprogram for å oppmuntre til raske betalinger, og samle inn penger du skylder så raskt som mulig. Normale betalingsbetingelser tillater en frist på 30 dager etter mottak av faktura, med 2% rabatt hvis de betales innen de første 10 dagene. Du kan tilby mer, mindre eller ingen rabatt for betaling, avhengig av dine behov og kundenes tidligere lønnsvaner.

Husk imidlertid at din evne til å opprette en samlingspolicy vil avhenge av din relative styrke sammenlignet med kundens. En større konto kan ta tilbudt rabatt og fortsatt betale for sent.

5. Straffe sene betalere med rentestraff
En straff for sene betalere er "pinne" i "gulrot og pinne" tilnærming til samlinger, "gulrot" er rabatten for tidlig betaling. Selv om det ikke er mulig å samle interessen i alle tilfeller, vil tilstedeværelsen av policyen understreke viktigheten av betalinger i tide til kundene dine..

6. Kontrakt med et inkassobyrå for gamle fordringer
Forfølgelse av gamle kundefordringer krever dedikasjon og tid, og kan raskt nå poenget med å redusere avkastningen for dine ansatte. Få små bedrifter har ressurser, opplæring eller erfaring til effektivt å forfølge kriminelle konti. Videre garanterer kunder som overskrider 60 dager for betaling uten forsvarlig grunn sjelden et fortsatt forhold, og krever vanligvis faste tiltak for å hente ut betaling.

Tredjeparts inkassobyråer er dyktige til å jobbe med slike kontoer, og er generelt villige til å satse på inkasso på egen bekostning mot en bestemt prosentandel av innsamlet inntekt. I noen tilfeller vil byråene ganske enkelt kjøpe den kriminelle gjelden fra virksomheten til en rabatt og påta seg alle påfølgende innkrevingsrisiko. Selv om kostnadene ved innsamling av tredjeparter sammenlignet med den opprinnelige kontosaldoen er ublu, kan det hende at alternativet ditt ikke er noen betaling i det hele tatt.

7. Bruk abonnementssalg
Hvis produktet ditt konsumeres regelmessig og kjøpes tilbake flere ganger i året, må du sette i gang et abonnementsprogram der kundene forhåndsbetaler for produktet og leveringen. Aviser, magasiner, kabel-tv, landskapsarkitektur og vedlikehold av bassenger er eksempler på produkter og tjenester som egner seg til en abonnementsmodell. I tillegg til å motta kontanter på forhånd for å dekke fremtidige kostnader, har du fordelene med å sikre fremtidig salg og enklere ressursplanlegging.

8. Installer et salgsprogram for Layaway
Layaway-programmer var veldig populære før den utbredte bruken av personlige kredittkort på slutten av 1950-tallet. Et layaway-program lar kundene velge et spesifikt produkt, som deretter er forbeholdt fremtidig kjøp og levering når betalingen er fullført. Selgeren har bruken av kontantene før han påløper kostnadene for produktet. Spesiell regnskapsmessig behandling av mottatte kontanter er nødvendig, så pass på at regnskapsføreren din er klar over programmet.

9. Iverksette en kundefordringslinje
Til tross for deres beste innsats, har selv de best styrte selskapene etterslep mellom utgiftene til å produsere et produkt - en kontantstrøm - og å motta betaling etter salget - kontantstrømmen. Dette etterslepet er representert av kundefordringen som en omløpsmiddel på selskapets bøker.

De fleste banker er villige til å låne opp til 80% av kundefordringen og gir kontanter til låntaker på lånetidspunktet, i stedet for å vente til kontoen blir samlet. Lånebeløpet varierer opp og ned når gamle kontoer blir samlet inn og nye kontoer blir lagt til lånet. Mens lånet er sikkerhetsstillet med kundefordringene, forblir selskapet - og muligens selskapets eiere - som garantister for gjelden.

10. Etablere en inventarlinje av kreditt
Varebeholdninger, produkter i ferd med å bli produsert og ferdige produkter som venter på salg anses som omløpsmidler, og krever betydelige kontantutgifter for å anskaffe og vedlikeholde. Långivere, som anerkjenner verdien og sannsynligheten for at de inventariske materialene vil bli konvertert til salg i nærmeste og mellomliggende fremtid, vil akseptere varelager som sikkerhet og utlåns variabel prosent av varebeholdningen basert på sammensetningen - i de fleste tilfeller opptil 50% av dens verdi.

Som et kundefordringslån, vil saldoen variere opp og ned når lagernivået endres og låntakerne vil forbli som garantister. Inventarlån er plagsomt for låntakerne, da en fysisk beholdning regelmessig må tas og verdsettes til gjeldende markedspriser, vanligvis månedlig, og deretter avstemmes med selskapets og bankens bokførte verdi.

11. Instituer et faktoringsarrangement
Factoring involverer vanligvis et tredjeparts, ikke-bank finansielt selskap, eller "faktor", som forskutterer en forhandlet prosentandel, 75% til 80%, av de enkelte kontoene i kundefordringsbalansen. Ettersom regnskapet blir samlet inn av selskapet, blir forskuddet betalt, pluss et gebyr til faktoren. I noen tilfeller kan faktoren kjøpe kontoene til en rabatt og påta seg ansvaret og risikoen ved innsamling.

Om selskapet eller dets eiere fortsatt er garantister for regnskapet, er et spørsmål om forhandling mellom selskapet og faktoren. Factoring-ordningen er vanligvis dyrere (men mindre restriktive) enn kundefordringslån i regulerte banker, så en ordning bør bare følges etter at en standard ordning med kundefordring er avvist.

Strategier for å redusere og forsinke kontantstrømmer

12. Legg lønn på en annen månedlig syklus
Et bimonthly-lønnsprogram krever 24 lønnssykluser per år i motsetning til 26 lønnssykluser for et dobbelt-ukentlig lønnsprogram, og reduserer dermed de administrative kostnadene for å samle inn, verifisere og tabulere lønnsinformasjon.

Ytterligere kostnadsbesparelser er tilgjengelige ved å bruke direkte innskudd til de ansattes bankkontoer, i stedet for å skrive og levere lønnsjekker. Overfør penger til lønningsliste rett før lønnsperioden fra selskapets vanlige renteinntekteringskonto.

13. Reparer, snarere enn erstatt, kapitalutstyr
Motorkjøretøyer, vedlikeholdt ordentlig, leverer enkelt 100 000 mil bruk eller mer. Moderne maskiner er også holdbare og tilbyr mange års tjenester. For eksempel er John Deere traktorer, Caterpillar bulldozere og veiapparat fra 1950- og 1960-tallet fortsatt i bruk over hele landet. Kontormaskiner blir vanligvis foreldet før det slites.

Slik minimerer eller eliminerer kostbare reparasjoner og utskiftning:

• Etabler et vanlig vedlikeholdsprogram for utstyr.
• Bruk rekonditionerte og reservedeler fra tredjeparts leverandører og produsenter når det er nødvendig, i stedet for originale produserte deler.
• Kontrakt med et lokalt reparasjonsanlegg for å håndtere kompliserte reparasjoner eller vedlikehold utover egen kapasitet. Handel eksklusivitet til en nedsatt pris.

14. Avvis appellen til “ny” teknologi
Nye produkter, spesielt elektroniske dingser, blir kontinuerlig introdusert med banebrytende funksjoner. Men før du gir etter for reklame-spenningen, må du bekrefte at de nye funksjonene vil gi en meningsfull ytelsesforbedring på måtene du bruker produktet i virksomheten din. I de fleste tilfeller vil du oppdage at fordelene ikke er verdt den ekstra kostnaden. Bruk ditt eksisterende utstyr til det ikke kan repareres til en forsvarlig pris eller til jobbkravene endres og krever oppgradert utstyr.

15. Kjøp brukt utstyr, ikke nytt
Brukt utstyr i god stand kan generelt utføre det nødvendige arbeidet, så vel som et nytt maskineri. Hvis du trenger utstyr, kan du søke i de lokale annonsene og auksjonene i ditt område, spesielt etter selskaper som har utelukket eiendeler og blir solgt av långiveren. Det kan hende du kan kjøpe brukt utstyr av høy kvalitet for å spare opptil 80% av prisen på nytt utstyr, uten en tilsvarende forringelse av kapasiteten.

16. Forhandle fast gjeld til lavere betaling
De siste årene har rentene sunket. Og som et resultat av lavkonjunkturen, har den føderale regjeringen også satt i gang en rekke programmer for å stimulere utlån til småbedrifter, samt garantier fra U.S. Small Business Administration for å lette lån.

Gå gjennom de eksisterende kredittlinjene dine for å avgjøre om du kan være kvalifisert for en lavere rente eller en lengre periode. Hvis tilgjengelig, kan du vurdere å legge til en kredittlinje (LOC) som kan brukes i nødstilfeller. Sørg alltid for å lese og forstå betingelsene knyttet til en LOC, inkludert kostnader, varighet og eventuelle betingelser for å kunne bruke den.

17. Forsink produktoppgraderinger
Teknologiske oppgraderinger - programvare og maskinvare - skjer flere ganger per år. Ofte er endringen mellom en versjon og den neste minimal eller legger til funksjoner som du ikke vil bruke. Vær forsiktig når du kjøper eller oppgraderer stasjonære datamaskiner, mobiltelefoner osv. Tenk på åpen kildekode-programvare, som vanligvis er gratis eller tilgjengelig for en liten donasjon. Hvis programvaren gir økt sikkerhet over dataene dine ved å hindre hackere som vil ødelegge forretningsdriften din for spenning, bør du tenke alvorlig før du bestemmer deg for ikke å oppgradere. Trygghet og sikkerhet kommer alltid først.

18. Utsett betaling til leverandører
Forsink betaling til leverandører til sist mulig dato i samsvar med salgsbetingelsene. Hvis det ikke er noen bot for forsinket betaling, må du angi en lønnssyklus på 45 til 60 dager fra fakturaen er mottatt. Selv om det er viktig å bremse utstrømningen av kontanter, er det like viktig å opprettholde en god kredittvurdering og hjertelige forhold til kritiske leverandører.

Vær oppmerksom på at treg betaling kan føre til kontakt fra leverandøren som har blitt påvirket. I disse tilfellene, vær på vakt mot at alle fremtidige betalinger er som lovet. Hvis du blir tvunget til å utsette betalingene, må du kontakte leverandøren så snart som mulig med en forklaring og en plan for å bli gjeldende på gjelden din.

19. Barterprodukter for varer og tjenester
Kontakt de leverandørene som også er kunder om en "handel" der hvert selskap mottar hele eller en del av sine respektive betalinger i form av ferdige produkter. Siden vekslingsverdien vanligvis settes til hvert selskaps respektive utsalgspris, gir en byttehandel avtale effektivt en "rabatt" i et beløp som tilsvarer netto fortjenestemargin på produktet ditt og lar deg opprettholde kontanter som ellers ville blitt brukt.

Fra et inntektsskattperspektiv, må produktene du mottar fra leverandørene dine rapporteres som bruttoinntekt i året du mottar, mens varene eller tjenestene du leverer er en kostnad for "varekostnader".

20. Bruk kontanter, ikke kreditt, for større rabatter
Selv om denne strategien kan virke i strid med behovet for å spare penger, illustrerer den behovet for å forbli fleksibel til enhver tid i alle slags markedsmiljø. I vanskelige tider kan leverandørenes mål være å bygge så mye kontantreserve som mulig og prioritere kontanter fremfor fortjeneste. I disse tilfellene kan de tilby svært dype rabatter i prisene sine i retur for kontanter. Hvis den større rabatten rettferdiggjør bruk av kontanter, ta den.

Tilsvarende, hvis du betaler med kontanter for små kjøp, kan du forhandle en ekstra rabatt fra selgerne siden du sparer kredittkortbehandlingsavgiften. Hvis de ikke er villige til å gi rabatt, bruker du kredittkort for betaling, men betaler gebyrene til kredittkortselskapet før renter debiteres på kontoen. Hvis du bruker et av de beste kredittkortene for små bedrifter, vil du motta ekstra belønning - miles eller poeng for flyselskaper, hoteller og måltider - som vil spare penger andre steder.

Endelig ord

Opprinnelsen til uttrykket "cash is king" er ukjent, men gyldigheten i forretningsverdenen har aldri blitt bestridt. Apple, selskapet som skapte så ikoniske produkter som iPhone og iPad, er kjent for å ha 100 milliarder dollar kontanter til rådighet for å dra nytte av uventede gode kjøp eller dekke utgifter når salget er mindre enn forventet.

Økonomisk fleksibilitet er viktig for alle selskaper, spesielt når det fremtidige økonomiske miljøet er uklart. Ved å benytte deg av de anbefalte kontantstrømstrategiene ovenfor kan du bygge opp bankinnskuddene dine, utvide antallet strategiske alternativer som er tilgjengelig for deg som selskap, og redusere sannsynligheten for at du blir tvunget til å ta usmakelige eller plagsomme handlinger.

Hvilke andre tips kan du foreslå for å øke kontantstrømmen til virksomheten?