10 tips for å utvikle effektive kommunikasjonsferdigheter på arbeidsplassen
Den unge assistenten, som vaklet mellom harme og håpløshet, visste ikke hvordan han skulle svare på tresiders memo som listet feil etter svikt i oppgaver og forventninger som gruppen ikke hadde blitt innfridd. Notatet konkluderte med en trussel om at “ting måtte endres ellers”, og at han, lederen, ikke lenger brydde seg om individene på grunn av manglene. Min venn, revet mellom å slutte for det han trodde var en urettferdig vurdering eller å bli værende når ytterligere fremgang kan bli forsinket eller umulig, spurte meg: “Hva skal jeg gjøre? Slutte eller bli der i håp om at jeg ikke får sparken? ”
Resultatorientert kommunikasjon på arbeidsplassen
All kommunikasjon har et resultat. Men var resultatet i dette tilfellet det ønsket av lederen som har skrevet notatet? Forretningsforhold, spesielt de mellom overordnede og underordnede, er ofte steinete på grunn av dårlig kommunikasjon, mangel på eller feiltolkning av fakta, miljøer under press og en gjensidig forpliktelse til suksess. Som i sport og politikk, er mange forretningsfeil ikke tvang. Føflekker åser blir fjell, og feil blir katastrofer på grunn av følelser og overreaksjoner.
Forskning har bevist at følelser ofte overstyrer intellekt, en konsekvens av at de måtte kjempe eller flykte fra eoner før dyrene spiste mennesker som var trege med å bestemme om de var farlige. Heldigvis har de fleste virksomheter ikke et "drep eller bli drept" miljø - men vi er fortsatt betinget av å reagere på et.
I dette tilfellet ble lederens innsats for å motivere sine ansatte tilbake. Selv om det var tilsynelatende mangler i butikkens utseende og drift som måtte løses, var resultatet av notatet å rette oppmerksomheten mot personligheter, ikke ytelser. Mens notatet uten tvil var katartisk for lederen på kort sikt, var den langsiktige effekten et tap av tillit og tillit til hans evne til å lede, en økning i den daglige spenningen mellom lederen og de andre ansatte , og en sannsynlighet for et betydelig tap av fremtidige potensielle ledere og deres akkumulerte institusjonelle kunnskap. Hvordan kunne lederen ha håndtert situasjonen annerledes?
Kommuniserer effektivt: Lederen
Det er en rekke ting en leder kan gjøre for å forbedre sin kommunikasjonsevne:
1. Vurder situasjonen før du gjør noe
Følelsene våre frister oss til å ta raske avgjørelser basert på overfladiske bevis som kanskje ikke gjenspeiler problemets sanne natur. Lederen antok at butikkens dårlige utseende skyldtes de ansattes manglende innsats eller oppmerksomhet. Han unnlot å vurdere at flere butikkansatte var sagt opp på grunn av den økonomiske situasjonen, mens butikkens arbeidsmengde forble den samme. Hver assistentleder hadde ansvaret for flere områder med færre mennesker til å utføre arbeidet.
Videre hadde hver assistent blitt pålagt å ta en lønnsreduksjon på grunn av tapet til den store kunden, og hver var bekymret for at kundetapet ville redusere sin egen promotering til butikksjef. Selv om de ikke hadde til hensikt, led anstrengelsen sannsynligvis på grunn av sine egne bekymringer.
2. Innhent og bekreft informasjon før du tar en beslutning
Vi har en tendens til å forveksle symptomer med sykdom, og behandler følgelig symptomet i stedet for den underliggende sykdommen. Teknologi gjør det mulig for oss å fange enorme mengder data og skive og terning den for å få den til å vises slik vi ønsker. Men data er en representasjon av problemet, ikke selve problemet. Å observere assistentenes arbeid og snakke og lytte til dem om aspektene ved jobben deres kan ha ført til en annen konklusjon enn den lederen nådde.
3. Fokuser på problemer, ikke personligheter
Lederens notat angrep karakteren til hver assistent ved å antyde at de var late, forsaket eller hadde forrådt ham. Implikasjonene forsterket den emosjonelle konteksten til memoet, og overskygget det faktiske innholdet og formålet.
Assistentene reagerte som reaksjon med følelser uten å stoppe for å vurdere gyldigheten av fakta eller forsøke å gi lederen noen forklaringer. Hver gang du arbeider med spørsmål som kan ha emosjonelt innhold, bør "24-timersregelen" være i kraft: Ikke send noen e-post, melding, brev, huskelapp eller rapporter til andre før du har hatt en dag å reflektere over innholdet og er sikker på at det kommuniserer fakta og tonen du ønsker.
4. Administrer individer, ikke grupper
Lederens notat var rettet mot alle og ingen. Mangelen på spesifisitet gjorde det mulig for hver mottaker å unngå personlig ansvar, siden hver følte at hans egen innsats hadde oppfylt forventningene. Som en konsekvens, klarte ikke notatet å oppnå det ønskede resultatet og forverret et allerede berørt arbeidsmiljø. Gruppekommunikasjon er perfekt for å gi generell informasjon, utdanning og ros; de skal imidlertid ikke brukes til individuell retning eller kritikk. Husk, ros offentlig og kritiser privat.
5. Møt underordnede ansikt til ansikt
Betydningen og intensjonen med skriftlige ord uten sammenhengen med en fysisk tilstedeværelse blir ofte misforstått, og kan føre til forvirring og konflikt. Det er ingen erstatning for å se noen i øyet og se deres reaksjon på samtalen din for å tydeliggjøre innhold og sikre forståelse og enighet.
Ledere gjemmer seg ofte bak notater og notater som om underordnede var roboter som skulle flyttes på plass og programmeres. Imidlertid søker vellykkede ledere personlige engasjement og bygger broer av tillit, gjensidig respekt og delt erfaring. Vær fysisk tilgjengelig og "gå turen", og la folket ditt vite at du er med dem gjennom det gode og det dårlige.
6. Tildel oppgaver direkte og tydelig
Folk jobber best når de vet hva som forventes av dem. Gode ledere identifiserer målene og tiltakene i enkle, forståelige vilkår, tildeler ansvar entydig og bekrefter at informasjonen blir forstått av de som den er rettet til. Gode ledere følger opp og gir korrigerende innspill for å sikre at hver av hans underordnede er på samme side og jobber mot samme mål.
Ledere bør alltid huske at ingen ansatte tar seg en jobb med forventning om at han eller hun vil bli oversett, ignorert eller ubetydelig på jobben. Ansatte ønsker å bli likt og respektert av sine jevnaldrende og stolte av sin arbeidsgiver. Ledelsens utfordring er å opprettholde og videreutvikle denne ansattes entusiasme og engasjement, selv i tider med stress.
Feil er en del av å vokse, og å komme til kort og korrigere løpet er vanlige hendelser i virksomheten og i livet. Å håndtere underordnede slik du ønsker å bli behandlet i en lignende situasjon, er det beste kurset enhver leder kan ta.
Kommuniserer effektivt: Den ansatte
Min venn, assistentlederen, kunne også lære av denne hendelsen. Hans reaksjon, selv om den er forståelig, forverret situasjonen unødvendig. Som en konsekvens led han og de andre assistentene av ubrukelig bekymring og bortkastet tid og krefter på å kommunisere med hverandre om den opplevde uretten de hadde opplevd. Denne tiden og energien kunne vært brukt bedre på å løse problemene i butikken og forbedre kundeservicen. Mens verken han eller de andre assistentene kunne påvirke lederens følelser som førte til notatet, var deres svar på det under deres kontroll.
Hvis du er plassert i en lignende situasjon, bør du:
1. Tilpass aldri kritikk
Enten du gir eller mottar kritikk, bør det være basert på observerte handlinger og resultater, ikke med hensikt. Det er umulig å vite motivasjonene bak noen aktivitet, bare de fysiske handlingene og resultatet av aktiviteten. Som en konsekvens av dette, bør kritikk gis og aksepteres uten følelser, vurderes for dens gyldighet og relevans, og gjennomføres når handlingen er berettiget.
Med andre ord, ikke vær for følsom eller defensiv når du mottar tilbakemelding. Vurder informasjonen som er mottatt som ment for å få et annet resultat, ikke et personlig angrep.
2. Forstå situasjonen
I dette tilfellet var den utfellende årsaken til kritikken butikkens fysiske tilstand og utseende. Andre ganger er konstruktiv kritikk del av en regelmessig evaluering av de ansattes resultater, designet for å gi begge parter tilbakemeldinger. Bruk begge mulighetene til å bygge ditt forhold og få informasjon. Bruk en anmeldelse som en mulighet til å motta og gi intelligens som ellers kan gå glipp av.
3. Vær forståelse
Når du mottar det du anser som et uberettiget personlig angrep eller kritikk, må du kjenne kilden og deres omstendigheter før du hopper til en konklusjon. Dessverre har folk dårlige dager, og de reagerer ofte ved å angripe andre av liten eller ingen grunn. Når hodene er kjøligere og presset er mindre, kan du kontakte angriperen for å lære mer om problemet og hvordan du kan være en del av løsningen. Du kan oppdage at stimulansen til overfallet var en overreaksjon fra avsenderens side eller ikke hadde noe med deg eller arbeidet ditt å gjøre.
4. Lær av dine feil
Uansett stadium i karrieren din, kan du og bør fortsette å lære. I løpet av ditt yrkesaktive liv vil du jobbe for og med overordnede med forskjellige evner og talenter. Noen vil du huske på grunn av deres store ledelse, mens andre vil du huske fordi de var så dårlige ledere. Selv sistnevnte kan lære deg noe.
I dette tilfellet lærte vennen min hvordan han følte seg når han urettferdig anklaget for dårlig ytelse. Forhåpentligvis vil han huske følelsene sine før han gjør de samme feilene med menneskene som rapporterer til ham for tiden eller i fremtiden. Noen ganger er de dårlige eksemplene mer effektive enn de gode.
Endelig ord
Ledelse og ledelse er en lært ferdighet. Effektive ledere har erfaring på begge sider av spekteret, tar retninger og gir dem. Og suksessen til et selskap er direkte relatert til ledernes dyktighet og deres evne til å lede ansatte gjennom vanskelige tider.
Ved å analysere og være gjennomtenkt i kommunikasjonen med både underordnede og overordnede, kan du bedre lære å lede i hvilken stilling du har. På denne måten vil du ikke bare sikre fremtidsutsiktene dine for å øke selskapets rangeringer, men du vil også skape et mer produktivt og bedre arbeidsmiljø for deg selv og dine kolleger.
Hvilke andre effektive kommunikasjonstips kan du foreslå?
