Hvordan lage et hjemmearkisjonssystem for journalføring

Men å fullføre årlige avgifter er ikke den eneste grunnen til å ha et godt arkiveringssystem på plass. Det er avgjørende å beholde kvitteringer for å vise hvor mye du betalte for eiendommer og investeringer, samt å bevise når kjøpene ble gjort. Det er nesten umulig å få et lån uten å oppgi oversikt over inntekt og utgifter.

Å følge med på papirarbeid er en nødvendighet, og det kan føre til problemer for de som er uforberedt og uorganiserte. Å lage et hjemmearkisjonssystem som er fornuftig, kan imidlertid være ganske enkelt.

Sette opp et arkiveringssystem

Hvis du ennå ikke har konvertert til et papirløst system med lagring av dokumenter, kan du fremdeles enkelt administrere et system for å holde oversikt over alle postene dine.

1. Kjøp nødvendige rekvisita

Besøk din favorittbutikk for kontorrekvisita og kjøp følgende kjøp:

En lommefil i bokstavstørrelse som utvides til omtrent tre centimeter
Flere filmapper (mindre enn $ 1 hver)
Etiketter for filmappene dine (ca. $ 3 for en pakke med 250 etiketter)

2. Lag etiketter

Merk den utvidende mappen for året. Deretter oppretter du en etikett for hver filmappe som følger:

Personlige utgifter, for eksempel klær, bøker, dagligvarer og underholdning
Medisin / Tannlege
Kommunale avgifter
Store innkjøp og boligutbedringer
Kontoutskrifter
investeringer
Kredittkortutsagn og kvitteringer
Betal stubber
Skattejournaler

3. Organiser dokumentene og filene dine

Når du har merket mappene dine, kan du begynne å organisere arkiveringssystemet. Når året går, kan du legge til flere mapper for å holde kvitteringer for nye kategorier du trenger å holde oversikt over, for eksempel utgifter til utdanning, kjæledyr eller reise.

Plasser filmappene dine i den utvidende mappen, og hold arkiveringssystemet trygt gemt i en skuff eller arkivskap. Når du foretar et kjøp eller en fakturabetaling, må du gjøre det til en vane å umiddelbart legge kvitteringen i riktig mappe.

For å hjelpe deg med å være på toppen av fakturautbetalinger, oppretter du en mappe merket "Regninger å betale." Hold denne mappen på et veldig synlig sted, slik at du blir påminnet om å gå gjennom den regelmessig for å betale utestående regninger. Etter at du har betalt hver regning, plasserer du posten i riktig mappe i arkiveringssystemet.

Du bør også opprette en mappe merket "Trenger oppmerksomhet." For eksempel, hvis du trenger å gjøre en forespørsel angående en mistenkelig belastning på kredittkortet ditt, eller hvis du trenger å kontakte en leverandør som ikke ga deg kreditt for å ha betalt den siste regningen, bør du føre journal eller påminnelse om denne mappen.

Daglig arkiveringsmetode

Ved å implementere dette systemet, kan du redusere tiden du bruker på å søke gjennom spredte papirer ved å ha filene dine ordnet i organiserte, passende merkede filer. Lag en daglig rutine for å holde filene dine jevnlig og vedlikeholdt:

Samle posten og gå gjennom den på skrivebordet eller kjøkkenbordet.
Åpne hvert post og sett av søppelpost og konvolutter som skal gjenvinnes.
Legg regninger i mappen “Fakturaer til betaling”.
Plasser kvitteringer i riktig mappe. For eksempel bør sammendrag av legetjenester legges i mappen “Medisin / tannlege”.
Alt som trenger øyeblikkelig oppmerksomhet, bør gå inn i “Needs Attention” -mappen slik at du raskt kan ta vare på den.

Hva du skal beholde og hvor lenge

I de fleste tilfeller bør du føre poster i minst tre år, da skattemyndighetene vanligvis søker tre år inn i historien din under en skatterevisjon. Imidlertid kan skattemyndighetene velge å søke i ytterligere tre år i historikken din, så av den grunn er det tilrådelig å lagre poster i seks år.

Her er noen poster du bør føre i seks år:

Kvitteringer for eventuelle fradrag som du har oppgitt på selvangivelsen
Megleruttalelser for transaksjoner rapportert på selvangivelsen
Registreringer knyttet til salg av et hjem eller annen eiendom rapportert på selvangivelsen
Registreringer av inntekter og utgifter som er rapportert for din lille bedrift på selvangivelsen

Hvert papir som støtter informasjon rapportert om selvangivelsen, bør lagres i seks år etter datoen du sendte inn.

Det er imidlertid noen poster du vil beholde for alltid:

Igjen på skatten
kontrakter
Eiendommer og avsluttende uttalelser
Registreringer av bidragene dine til pensjonsplanene dine
Livsforsikringer
Eiendomsplanleggingsdokumenter, for eksempel fullmakt eller tillitsavtaler

Papirarbeid for å forkaste

Etter at du har fullført selvangivelsen for året, er det noen papirer som kan kastes. Med mindre det gjelder selvangivelsen, bør du kunne kvitte seg med følgende elementer:

Bankinnskuddsslipper og minibankkvitteringer
Lønnsjekk-stubber
Kvitteringer for hjelpekabelfaktura

Endelig ord

Det er ikke tid som i dag til å begynne å organisere papirene dine. Jo tidligere du setter opp et organisert arkiveringssystem, jo raskere kan du høste fordelene til et uoversiktlig hjem eller kontor. Du kan også finne det mye lettere å få tilgang til papirer eller registrere når du trenger det.

Bruker du et hjemmearkisjonssystem? Hvilke strategier har fungert bra for deg?

(fotokreditt: Bigstock)