10 enkle måter å forbedre virksomheten til å skrive ferdigheter på

Tenk nå på hvor mye tid du har kastet bort med å prøve å tyde en e-post eller rapport som er dårlig skrevet. Ikke bare er det frustrerende og irriterende å lese, men dårlig skriving kan også føre til alvorlig feilkommunikasjon, tapte muligheter eller til og med arbeidsulykker..

Poenget her er at gode skriveferdigheter er verdifulle på flere måter. Og det å ta tid å forbedre din kan betale betydelig utbytte gjennom hele karrieren. La oss se på flere teknikker du kan bruke for å forbedre bedriftens skriveferdigheter.

Verdien av solide skriveferdigheter

God skriving er viktig i arbeidsstokken av flere årsaker.

For det første hjelper deg å skille seg ut fra mengden og forbedre sjansene dine for promotering eller løft. Det kan bidra til å overbevise sjefen din om å ta grep om prosjekter og ideer du brenner for. God skriving får deg til å fremstå som mer intelligent, troverdig og profesjonell. Det hjelper til med å unngå forvirring og feiltolkning, bygge tillit og kontakt med kolleger og vinne klienter.

God skriving er spesielt viktig på grunn av vår økte bruk av sosiale medier. Vi har alle sett fagpersoner på Twitter, LinkedIn eller Facebook feilstavet ord eller bruker et ord feil. Dette er ikke bare flaut når det skjer med deg, men det kan også påvirke omdømmet og troverdigheten din i fremtiden.

Skrivingen din er et av de viktigste mediene du vil bli dømt i hele livet. E-postene, tekstene og rapportene du sender daglig, er en fysisk representasjon og registrering av du. Over tid bygger disse representasjonene ditt omdømme og påvirker forholdene du trenger for å trives i karrieren.

Skrivingen din formidler tankene dine, og det er viktig at tankene blir formidlet på en tydeligst, mest veltalende måte som mulig.

Kurt Vonnegut sa: "Hvorfor skal du undersøke skrivestilen din med ideen om å forbedre den? Gjør det som et merke av respekt for leserne dine, uansett hva du skriver. ”

Enten du er en gründer som trenger å skrive en god pressemelding, en leder som skriver daglig e-post til et travelt team, eller noen som søker etter en ny jobb som trenger å skrive et vinnende følgebrev, er gode kommunikasjonsevner et must. Ord betyr noe i livet, og du vil ha stor fordel av å vite hvordan du bruker dem effektivt.

Slik forbedrer du skriveferdighetene dine

Stor skriving tar tid og praksis. Som den ikoniske forretningsmannen David Ogilvy sa: “God skriving er ikke en naturlig gave. Du må lære å skrive godt. ”

Det er flere måter du raskt kan gjøre forbedringer av din egen skriving.

1. Tenk før du begynner å skrive

Før du begynner å skrive noe, stopp og tenk på hva du vil og trenger å si. Spør deg selv: "Hva trenger denne personen å vite eller forstå etter å ha lest denne e-postmeldingen?"

Du kan også bruke “5 Ws + H” som alle journalister bruker når de lager sitt arbeid:

Hvem: Hvem er publikummet mitt?
Hva: Hva trenger de å vite?
Når: Når gjelder dette, når skjedde dette, eller når trenger de å vite det innen?
Hvor: Hvor skjer dette?
Hvorfor: Hvorfor trenger de denne informasjonen?
Hvordan: Hvordan skal de bruke denne informasjonen?

Du må også spørre deg selv: "Må jeg virkelig sende denne e-posten?"

Fagfolk i hver sektor oversvømmes med e-post hver dag, hvorav mange er unødvendige. Spar deg selv og leseren din tid ved å sørge for at hver e-post du sender er virkelig nødvendig og relevant.

2. Hold det kort

Når du har identifisert hva du trenger å si, kommer du raskt til poenget. Folk blir alltid presset for tid, og de vil sette pris på kortheten din.

Trenger du mer overbevisende? Stopp og tenk på hvor frustrert du føler deg etter å ha lest en e-post som er tre ganger lengre enn den trenger å være, med hovedpoengene nedgravd. Det er bortkastet tid og energi, ikke sant?

Ikke få publikum til å gå gjennom dette - vær kort.

Det kan hjelpe å tenke på hvordan folk leser. Novelisten Elmore Leonard tilbyr noen kortfattede, men gode råd når han sier: "Prøv å utelate den delen som leserne har en tendens til å hoppe over." Generelt betyr dette lange avsnitt som har mer å gjøre med hva du vil si enn hva leseren trenger å høre. Husk alltid leseren.

Hvis du finner ut at du ikke kan skrive en e-post som er mindre enn en halv side lang, er e-post ikke den beste måten å kommunisere denne informasjonen på. I stedet kan du ringe personen og snakke direkte med dem.

3. Unngå pretensiøse ord

Når du skriver, er målet ditt å være tydelig og direkte. Hvis leseren din må bruke Google for å tyde hva du prøver å si, vil de føle seg fremmedgjort og irritert.

Mark Twain sa en gang: "Ikke bruk et ord på fem dollar når et ord på femti centre vil gjøre det." Unngå fristelsen til å bruke blomstrende, pretensiøse ord for å høres smartere ut. Hold deg til de femti cent ordene.

På samme måte må du unngå sjargong når det er mulig. Jargon får deg ofte til å høres pretensiøs ut, og det kan fremmedgjøre leseren din. Skriv i stedet slik du snakker. Hold det naturlig og direkte.

4. Bruk den aktive stemmen

Aktive setninger er direkte, dristige og mer interessante enn passive setninger. Passive setninger er svake og ordrike; de er som et slakt håndtrykk. Skrivingen din vil forbedre seg dramatisk hvis du prøver å bruke aktive setninger når det er mulig.

Se for eksempel på de to setningene nedenfor:

Katten klødde på kvinnen.
Kvinnen ble ripet av katten.

Den første setningen er skrevet med den aktive stemmen. Det er klart og direkte. Andre setning er passiv.

I en aktiv setning, emnet utfører verbets handling. I en passiv setning lar motivet handlingen skje til dem. Her er et annet enkelt eksempel:

Golfspilleren slo ballen.
Ballen ble truffet av golfspilleren.

I første setning utfører subjektet (golfspilleren) handlingen (treffer ballen). I andre setning kommer subjektet (golfspilleren) etter verbet; den mottar handlingen.

For å se den passive stemmen, se etter former for verbet “å være”, som “vilje” eller “var” foran et verb. For eksempel er "Møtet avholdt kl. 20", er passivt. Si i stedet: "Møtet er klokka 20.00."

5. Vær alltid profesjonell

Noen ganger er det fristende å kaste en vits eller ta med noe sladder fra kontoret i en e-post. Imidlertid bidrar ikke disse tilleggene til budskapet ditt og kan påvirke omdømmet ditt negativt. De blir også lett misforstått.

Ja, du må være autentisk og la stemmen din lyse gjennom i forfatterskapet. Men du må også være profesjonell; det er en balansegang. En god måte å sjekke innholdets egnethet er å spørre: "Ville jeg være komfortabel med dette hvis det var på forsiden av avisen i morgen?" Hvis dette får deg til å krype, gjør du redigering.

6. Avklar oppfordringen til handling

Din forretningskommunikasjon sendes med et formål; det er sjelden at du skriver en e-post som er rent informasjonsmessig. Sjansen er at du trenger at leseren din skal gjøre noe: ringe deg tilbake, gi deg mer informasjon, bekrefte deres tilstedeværelse på et møte, og så videre.

Ikke la det være opp til leseren din å finne ut hva du vil at de skal gjøre med denne informasjonen. Stave det ut, og vær spesifikk. For eksempel:

Send eventuelle redigeringer innen klokken 17 tirsdag.
Ring denne klienten tilbake innen fredag for å løse problemet.

Vær tydelig på hva du vil, og du vil sannsynligvis finne at du får bedre resultater fra leserne dine.

Pro-tips: Husk at hvis du trenger øyeblikkelig handling på noe, snakk med mottakeren personlig. Stå opp fra pulten din og gå til kontoret deres, eller ring dem på telefonen. Å skrive er et viktig medium, men ingenting slår en samtale når du trenger å gjøre noe.

7. Bruk emnelinjen på e-post riktig

Emnelinjen til e-posten din er et kraftig verktøy; tenk på det som overskriften for e-posten din. En overskriftens jobb er å sørge for at kroppen blir lest. For å gjøre dette, må overskriftene være korte, direkte, kraftige og spesifikke.

Se for eksempel på de to emnelinjene på e-post nedenfor:

Mandagens møte
Delta på mandag 14. oktober kl. 14.00 Kvartalsrapportmøte

Den første emnelinjen er vag og etterlater mange spørsmål ubesvart. Hvilket mandagsmøte? Hva handler møtet? Må jeg til og med vite om dette møtet?

Den andre emnelinjen er mye mer spesifikk, og dermed mer sannsynlig at den åpnes og leses raskt. Den kommuniserer hvilket møte forfatteren snakker om, når det er, og hva du måtte trenge når du deltar på dette møtet.

La aldri emnelinjen være tom. E-postfiltre kategoriserer ofte blanke emnelinjer som spam, så fyll den ut for å unngå at e-posten din går glipp av.

Pro-tips: Hvis du bare trenger å stille et enkelt spørsmål, bruker du EOM-teknikken. Bare skriv spørsmålet ditt i emnelinjen på e-post og legg til "EOM" på slutten. Dette sparer leseren din tid fordi de raskt kan svare uten å måtte lese mer overflødig tekst.

For eksempel kan emnelinjen din si: "Vil du delta på mandagens 14.00-møte? EOM.”

Forsikre deg om at mottakerne vet hva EOM betyr før du bruker denne teknikken. Da vil de ideelt sett svare på emnelinjen til retur-e-posten deres noe som: "Ja, jeg vil være der. EOM.”

8. Hold deg til ett emne i e-postmeldinger

Hold e-postene dine fokusert på ett bestemt punkt eller ide når det er mulig. Hvis du trenger å ta opp et annet emne, skriver du en egen e-post. Å fokusere på ett emne per e-post gir leseren din tid til å behandle det du sier og svare direkte. Det hjelper dem også å organisere e-postene sine mer effektivt og finne arkiverte e-poster raskere.

Nedenfor er for eksempel et eksempel på en e-post som dekker for mange emner:

E-post linje: Mandagens møte

Kropp: Hei Steve,

Takk for alt arbeidet med kvartalsrapportene forrige uke. Du gjorde en fin jobb! Jeg tror bare vi trenger å forkorte introen, men annet enn at det er flott.

Jeg skrev for å se om du ville delta på mandagens møte. Kan du i så fall ta med en kopi av det første kvartalsrapporten? Jeg vil gjerne vise det til Susan.

Har du noen gang rørt base med Al Thompson i Syracuse? Han hadde noen klager på sin siste sending, og vi må sørge for at de blir adressert. La meg få vite hvordan dette viser seg.

Takk,

Jim

Stopp og tenk på hvor mange ting Steve er blitt bedt om å ta opp i denne e-posten.

Først må han finne ut om Jim vil at han skal redigere introen, eller om Jim skal gjøre det selv; det er ikke klart. Deretter må han bekrefte at han vil være på mandagens møte, og også huske å ta med rapportutkastet. Til slutt må han ta tak i de kundeklagene og fortelle Jim hva som skjedde.

E-posten har noen viktige påminnelser i den, og Steve vil kanskje lagre den. Men overskriften sier ganske enkelt: "Mandagens møte." Hvis han ønsker å lagre det som en påminnelse om å adressere de kundeklagene, har overskriften ingenting med selve emnet å gjøre. Han må huske at påminnelsen om å adressere kundeklagene sto i e-posten med tittelen "Monday's Meeting."

Gjør leserne dine en tjeneste og gjør ting så enkelt som mulig for dem. Hold det enkelt med ett emne per e-post.

9. Bruk aldri e-post for å levere dårlige nyheter

Bruk aldri e-post til å levere dårlige nyheter. Hvis du trenger å permittere noen på laget ditt, eller gi tilbakemeldinger som vil høres mindre ut enn rosenrødt, gjør det personlig. Det er lett for misforståelser å oppstå via e-post, et potensial som blir forsterket når du bruker e-post til å levere dårlige nyheter. Personlig kan du kommunisere med medfølelse og empati, og du kan bruke kroppsspråket og vokaltonen din for å videreformidle din oppriktighet og intensjoner. Dette er noe du bare ikke kan gjøre via e-post.

10. Korrekturleser, Korrekturleser, Korrekturleser

Grammatikk og stavefeil er pinlige, og de skader troverdigheten din. Jada, du kan stole på stavekontrollverktøy, men de fanger ikke alt, spesielt ord som brukes utenfor kontekst.

Når du er ferdig med å skrive, korrekturles den umiddelbart. Og når det er mulig, legg den bort og les den igjen noen timer (eller noen dager) senere. Å gi deg selv litt avstand fra skrivingen vil hjelpe deg å oppdage feil du kanskje har gått glipp av ved den første gjennomlesningen.

Pro-tips: Når du leser korrektur, må du lese hver setning nøye. Ta råd fra George Orwell, som sier: “En samvittighetsfull forfatter, i hver setning som han skriver, vil stille seg minst fire spørsmål, og dermed: Hva prøver jeg å si? Hvilke ord vil uttrykke det? Hvilket bilde eller formspråk vil gjøre det tydeligere? Er dette bildet friskt nok til å få effekt? Og han vil nok spørre seg selv to til: Kunne jeg si det mer innen kort tid? Har jeg sagt noe som er unngåelig stygt? ”

Hvis e-postmeldingen eller rapporten er spesielt viktig, gi den til en pålitelig venn eller kollega for å lese over før du sender den til det tiltenkte publikummet. Et friskt par øyne kan se flere feil du har gått glipp av.

Pro-tips: Hvis du finner ut at du trenger mer hjelp med virksomheten til å skrive, bruker du en tjeneste som Grammarly, som skanner teksten din og identifiserer både enkle og komplekse grammatikkfeil (inkludert korrekt stavede ord brukt i feil sammenheng). Du får også forklaringer på hver feil slik at du kan forbedre skrivingen din i fremtiden.

Endelig ord

Hvem som helst kan lære å være en bedre forfatter, og den beste måten å forbedre din egen skriving er å øve på. Jo mer du skriver, jo bedre blir du. Du kan også vurdere å ta et gratis online forretningsskrivingskurs gjennom Coursera. Klassen ble opprettet av University of Colorado-Boulder og er gratis hvis du gjør revisjon.

Hvilke feil gjør du oftest i virksomhetens skriving? Hva synes du om at du gjør det bra?