6 Tips for styring av småbedrifter for å øke produktiviteten

Høres det ekstremt ut? Tenk på dette: I en studie utført av Microsoft fant forskere at arbeidere bare brukte omtrent 60% av sin tilgjengelige arbeidstid. Det betyr at de bare var tre av disse dagene produktive fra en fem-dagers arbeidsuke. Nå, bruk det på din egen virksomhet. Hvis tid er penger, hvordan kan du tenke på å tjene bare 60% av tiden du bruker på jobben?

Nå har jeg din oppmerksomhet?

Realiteten er at tiden er lett å kaste bort, og med mindre du har en forhåndsinnstilt ide om hvordan du vil bruke den, vil den gå før du selv vet ordet av det. Men ikke bekymre deg - her er seks tips som enhver liten bedriftseier kan bruke for å utnytte tiden sin best mulig.

Tips for små forretningsforvaltninger

1. Ignorer e-posten din

Dette høres sannsynligvis mye enklere ut enn det er fordi de fleste har en tendens til å sjekke deres hvert 5.-10. minutt. Men hvis du legger sammen alle minuttene det tar å kontinuerlig sjekke innboksen og deretter svare, er det lett å se hvorfor det er et slikt tidsverk.

I stedet for å være en slave for e-posten din, gjør du den underlagt din tidsbegrensninger. Sett av to tidsperioder på dagtid for å sjekke og svare på alle meldingene dine. Dette vil ta litt seriøs motivasjon og disiplin, men det vil tillate deg å bruke mer fokus og tid på andre oppgaver som ellers kan bli kontinuerlig avbrutt ved å sjekke e-post.

Hvis du er bekymret for at folk vil bli fornærmet av hvor lang tid det tar deg å svare, kan du sette opp en auto responder som lar folk vite at det tar 10-12 timer å svare, eller til og med 24 timer hvis det er akseptabelt for din forretningstype.

2. Ikke fleroppgave

I Psykonomisk bulletin og gjennomgang, eksperter viste at bare rundt 2,5% av mennesker er i stand til effektivt å multi-oppgave og fortsatt gjør det bra på hver aktivitet. I tillegg viser Institute of Psychiatry ved University of London at en persons IQ faller 10 poeng når de blir overdreven stimulert av e-post, tekster og telefonsamtaler..

På den annen side anslår eksperter i tidsstyring at det å fokusere på en ting om gangen vil doble produktiviteten, arbeidseffekten og ytelsen. Og når du driver en liten bedrift, kan det bety forskjellen mellom suksess og fiasko. Tving deg selv til å gjøre en ting om gangen ved å stille en klokke eller timer for en viss tid, og fokuser deretter på den oppgaven til den er fullført.

3. Angi trinnvise mål

Det er en ting å sette et mål, og en ganske annen å sette et detaljert mål der trinnene og trinnene som trengs for å oppnå det, er skissert på forhånd. Mange setter seg generelle mål og følger dem aldri med. Tenk for eksempel på millionene av nyttårsforsetter som blir satt hvert år. Problemet med denne typen mål er at mens de er fine ideer, vet folk ikke hvordan de skal implementeres.

For å utnytte tiden din best mulig i virksomheten din, bør dagen din bestå av en rekke mål som har spesifikke milepæler. For eksempel, hvis målet ditt er å få fem nye kunder, bør du tenke gjennom det og skrive ned alle trinnene du må ta for å oppnå det. Ved å dele større mål i mindre trinn, vil du kunne oppnå dine mål mer effektivt siden du vet nøyaktig hvilke trinn som må gjøres underveis. I tillegg, hvem liker ikke en liten positiv forsterkning? Å vite at du har fullført visse skritt mot å erobre målet ditt, kan være ekstremt motiverende.

Du bør sette deg mål for før lunsj og etter lunsj, og sørg for at de viktigste er ført til lunsj. Hvis du vet at du ikke kan la være å spise før målene dine er oppfylt, vil du ha større sannsynlighet for å konsentrere deg om å få oppgaver gjort og ikke tillate deg å bli sidespor.

4. Organiser tid og rom

Det er vanskelig å jobbe på en organisert måte når alt rundt deg er i kaos. En studie utført av Esselte viser at 43% av amerikanerne anser seg som uorganiserte, og at mangel på organisering får dem til å holde seg sent på kontoret minst to netter per uke. Det trenger ikke være slik.

Organisasjonseksperter er enige om at det første trinnet for å øke produktiviteten er å rydde og deretter organisere plassen din. Fjern alt som ikke er nødvendig, og lag deretter et system for tingene som er. Bruk for eksempel en fargekodet filmappe for elementene som haster, som skal gjøres den dagen, og en annen for ting som kan vente til i morgen. Eller hvis du er en tekniker, kan du bruke skanneren og opprette filer på din PC eller Blackberry ved å bruke samme type system.

Det vil være nødvendig å organisere ikke bare din plass, men også din tid. Mange bruker et tidsøkningssystem, der de tillater seg en viss tid å gjøre tingene på oppgavelisten. Med flotte gratis online verktøy som e.ggtimer, en dings som fungerer akkurat som en eggtimer, kan du stille inn klokkeslettet og deretter bli varslet når den er oppe. Det er ingenting som å løpe mot klokken for å møte et mål for de av oss mer konkurransedyktige typer.

5. Sett det i skriving

Det er noe med å forplikte seg til en skriftlig plan som på en eller annen måte stivner den i tankene dine. Ved å skrive ned handlingsplanen din for dagen - inkludert målene og detaljene om dem - vil du være bevæpnet med en plan som skal føre deg effektivt gjennom dagen. Selvfølgelig vil du fremdeles bli konfrontert med distraksjoner, men hvis du har en klar forståelse av hva du trenger å oppnå for dagen, vil du ha større sannsynlighet for å komme deg tilbake til oppgaven, snarere enn å gå uten mål oppgave til neste.

Noen eksperter mener du bør lage denne listen kvelden før. På den måten vil du kunne starte dagen etter forberedt, i stedet for å kaste bort tid på å bestemme hvordan du skal tilnærme deg oppgaver og finne ut hva du trenger å gjøre.

6. Gjør bilen din til et kontor

Hvis du har sett filmen, Lincoln advokat, du vil sette pris på dette neste, mer ekstreme tipset. Synes du noen gang at du skulle ønske at du kunne få gjort litt arbeid mens du kjører mellom avtaler eller henger med i bilen og venter på at et møte skal begynne? I stedet for å kaste bort denne dyrebare tiden, kobler du en faks- og kopimaskin til bilen din og bruk tiden til å gjøre de tingene som er nødvendige, men ofte veldig upraktiske når du er på veien. Sjekk ut den mulige bærbare GSM-faks, skriveren og skanneren til Possio Greta, og la aldri kjøretiden bortkastet tid igjen. Du kan også investere i en smarttelefon eller en bærbar datamaskin med et mobilt internettkort slik at du til enhver tid er tilkoblet.

Endelig ord

Det gamle ordtaket "tid er penger" er basert på en sannhet som sannsynligvis ikke vil endre seg. Og hvis du er i virksomhet for deg selv, er den enkleste måten å øke inntekten på å være oppmerksom på hvordan du bruker tiden din, og deretter gjøre justeringer for å hjelpe deg med å bruke den bedre.

Hvis du har andre forslag for å få mest mulig ut av jobben din, kan du legge dem inn nedenfor.