Hvordan bli notarius publicus - Ansvar og krav

En notarius publicus, også referert til som en offentlig notarius, er en statslisensiert offentlig ansatt som utfører en rekke plikter som involverer offisielle eller juridiske dokumenter. Notarius publicus kan administrere ed, tjene som vitner til signerte dokumenter, ta svorne vitnesbyrd (deponeringer) og verifisere eller bekrefte offisielle dokumenter eller kopier av offisielle dokumenter.

Notarer er offentlige offiserer i staten, og som sådan må de anerkjennes og lisensieres av det aktuelle statlige byrået, typisk statssekretæren, før de kan utføre sine oppgaver. Hver stat har spesifikke krav til notarius publicus, og selv om disse lovene er forskjellige mellom stater, stiller de lignende krav. Her er viktig informasjon du trenger å vite om notarius publicus og deres ansvarsforhold, krav og kostnader.

Notarius ansvarsområder

Notarius public tjener en rekke roller knyttet til den juridiske prosessen. Selv om alle notariusjoner må være lisensiert av staten der de bor eller jobber, er notarius ikke statsansatte eller statlige ansatte. I stedet tjener de som offentlig ansatte som leverer en rekke tjenester de er autorisert til å utføre i henhold til statlig lov.

Notariusretter har det samme generelle ansvaret uansett hvor du befinner deg, selv om statspesifikke lover skisserer hvilke plikter notarene må oppfylle. Statens statssekretærs kontor, lokale amtskontor eller lignende myndighetsorgan vil kunne gi informasjon om hva notar kan og ikke kan gjøre og i staten.

1. Vitne og anerkjennelser

Mye av det en notarius innebærer, er å verifisere at en person som signerer et juridisk dokument er den de hevder å være. Denne prosessen er kjent som erkjennelse eller vitne, og det er tre grunnleggende trinn for notarisering i disse tilfellene.

Utseende. I de fleste situasjoner må alle som ønsker å signere et dokument, vises foran notariusrådet. I noen situasjoner kan signatøren imidlertid signere dokumentet utenfor notarens tilstedeværelse, bringe dokumentet foran notaren og bekrefte eller erkjenne at signaturen er deres. Hvorvidt en notar er fysisk til stede for signeringen, avhenger av typen dokument som blir signert. Statlig lov kan for eksempel kreve at et spesifikt dokument, for eksempel en erklæring, må signeres og sverges til eller bekreftes i notarius nærvær. Med andre dokumenter, for eksempel en siste testament og testament, kan det være nok å bekrefte i notarius nærvær at du signerte dokumentet og gjorde det av din egen frivillige vilje.
Identifikasjon. Notarius publicus kan ikke erkjenne et dokument uten at hver signatør beviser sin identitet. Statlige lover er forskjellige i hva slags identifikasjonsnotariater kan bruke for å bekrefte denne informasjonen, men vanlige skjemaer inkluderer førerkort, statlige utstedte ID-kort, amerikanske pass, utenlandske fremmede ID-kort (grønne kort) og lignende kort eller dokumenter utstedt av en regjering byrå som inkluderer signatorens navn, fotografi og annen identifiserende informasjon, for eksempel adresse. Identifikasjonsformer som ikke er utstedt av myndighetene, eller som ikke har et fotografi (for eksempel kredittkort eller trygdekort), er vanligvis ikke tilstrekkelig.
Frivillig signatur. Etter å ha opptrådt for notarius og bevist sin identitet, må hver signator signere dokumentet og bekrefte at de gjør det frivillig.

2. Bekreftelser

En bekreftelse, noen ganger referert til som en Jurat eller bekreftelse ved ed eller bekreftelse, ligner en erkjennelse. Bekreftelser krever også at du bevise identiteten din til notaren før du signerer, men legg til kravet om at du signerer dokumentet bare etter at du har avlagt ed eller bekreftet at innholdet, fremstillingene eller uttalelsene du har gitt i dokumentet er sannferdig.

Når du signerer dokumentet, ber notaren deg ta opp hånden og banne eller bekrefte at dokumentets innhold er sannferdig. Å sverge til dokumentets sannferdighet innebærer å pantsette før en høyere makt at uttalelsene dine er sannferdige, mens bekreftelse innebærer å forplikte seg til sannhetene i uttalelsene dine uten noen henvisning til en åndelig eller religiøs makt. Signatører kan velge om de ønsker å banne eller bekrefte basert på personlig preferanse.

3. Administrere ed og bekreftelse

Noen situasjoner, for eksempel å vitne i en deponering, krever at du avgir muntlig ed eller bekreftelse uten å signere noe dokument i nærvær av notarius. Notariusretter har lov til å administrere ed og bekreftelse i disse situasjonene, og prosessen er identisk med den som ble brukt i en bekreftelse, bortsett fra uten signatur.

4. Sertifiserende kopier

Notarius public kan bekrefte at fotokopier av visse dokumenter er sanne og identiske kopier av originalene. Disse sertifiserte kopiene kan deretter brukes i stedet for originalen til ethvert nødvendig formål. For eksempel, hvis du er fast lovlig innbygger som søker om en jobb, og jobben krever en bekreftet kopi av det grønne kortet ditt, kan du ta det grønne kortet ditt før en notar og la notaren lage en kopi og bekrefte det.

Selv om notarer kan bekrefte et bredt spekter av dokumentkopier, kan offentlig innspilte dokumenter - for eksempel forretningsdokumenter som er arkivert hos en utenriksminister eller utskrifter av rettsforhandlinger - bare skje av myndighetsorganet som har originalene.

Notariat tjenester, advokater og juridisk rådgivning

Det er viktig å merke seg at notarius publicus ikke er en dommerfullmektig, advokat eller noen som kan gi profesjonell juridisk rådgivning eller veiledning. Mens lisensierte advokater kan bli offentlige notarer, gir det å bli en lisensiert offentlig notarius ikke deg rett til å gi juridisk rådgivning eller veiledning, utarbeide juridiske dokumenter eller representere mennesker for en domstol eller i en rettssak. Notarius publicus kan bare tilby begrensede, spesifikke tjenester. Å gi profesjonell juridisk rådgivning eller representasjon uten å være en lisensiert advokat er en forbrytelse.

For eksempel, hvis du vil skrive en siste testamente og testament, må du ha testamenten din signert av to kompetente voksne vitner. Hvis du har vitnene til å registrere seg i nærvær av en notar som verifiserer identiteten deres, oppretter du det som kalles en selvbevisende vilje. Selvbeviserende testamenter er viktige fordi når en domstol blir bedt om å avgjøre om testamentet oppfyller statens juridiske krav, kan retten godta vitneforklaringer fra vitnene i stedet for å kreve at vitnene vitner om at de så deg lage eller signere dokumentet.

Selv om du har din testament signert og vitne i nærvær av en notar, betyr ikke den handlingen ikke nødvendigvis at din vilje er juridisk gyldig. For å bli ansett som gyldig, må et testament oppfylle spesifikke juridiske krav, og notarisering er ikke en av dem. Notarius kan ikke gi deg råd om hvorvidt dokumentet ditt er en lovlig testament og testament, og heller ikke notarisering av dokumentet garanterer at en domstol vil godta det som juridisk gyldig. For å være sikker på at din vilje, eller noe annet dokument, er lovlig, er ikke notarisering nok; må du sørge for at dokumentet oppfyller relevante relevante juridiske krav. For å være sikker på at dokumentene dine er gyldig, må du kontakte en advokat for juridisk rådgivning.

Krav for å bli notarius publicus

Hvis du vil bli notar, må du oppfylle de spesifikke kravene som er opprettet av staten. Disse kravene er forskjellige mellom stater, men er generelt like. Du kan forvente at prosessen med å bli notar vil ta minst fire uker, men muligens så lenge som 10 eller mer.

1. Kvalifisering

For å være kvalifisert til å bli notarius publicus i noen stat, må du oppfylle noen grunnleggende kvalifikasjoner.

Alder. Du må være minst 18 år gammel.
Statsborgerskap. Du må være en amerikansk statsborger eller en lovlig fremmed bosatt.
Leseferdighet. Du må kunne lese og skrive engelsk.
Kriminell historie. I noen stater kan du ikke bli notar hvis du er dømt for noen forbrytelse, mens du i andre ikke må ha blitt dømt for en forbrytelse. I enda andre stater må du ikke ha blitt dømt for noen forbrytelse eller noe forbrytelse som involverer uærlighet, svindel eller bedrag. For eksempel innebærer forbrytelsen av forverret batteri med vilje å forårsake alvorlig kroppslig skade på noen, mens forbrytelsen ved å etterligne en advokatfullmektig innebærer å bevisst holde deg utenfor andre som politimann. Å bli dømt for å etterligne seg en politimann (hvis forbrytelsen var en forbrytelse og ikke en forseelse) diskvalifiserer deg fra å bli notar, mens det å være dømt for forverret batteri kanskje ikke, fordi det ikke innebærer å stille falske eller uærlige påstander.
Velgeregistrering. Noen stater krever at du er registrert velger i fylket eller staten der du ønsker å få notariuslisensen.
Residency. Noen stater krever at du bor i staten der du ønsker å bli lisensiert notar, mens noen lar deg også være bosatt i en grensende stat. Andre krever bare at du jobber i staten.
Ingen tidligere tilbakekallinger. Du kan ikke være notarius publicus hvis du tidligere har vært notar og fått lisensen din inndratt.

2. Utdanning og testing

I et lite antall stater - California, Colorado, Delaware, Florida, Missouri, Montana, Nevada, North Carolina, Oregon og Pennsylvania - må du fullføre et notarutdanningskurs levert av en statsgodkjent pedagog. Utdanningskravene er forskjellige, men inkluderer vanligvis tre til seks timer opplæring i klasserom eller online. Klasseavgift kan koste $ 25 til $ 100 eller mer.

Et litt større antall stater - California, Colorado, Connecticut, Hawaii, Louisiana, Maine, Montana, Nebraska, New York, North Carolina og Utah - krever at du må bestå en notariuseksamen. Wyoming tilbyr en valgfri eksamen, mens Ohio lar lokale dommere bestemme om en eksamen er nødvendig.

3. Bakgrunnssjekk

Noen stater krever at alle notar er underlagt fingeravtrykk og kriminell bakgrunnssjekk, mens andre gjør bakgrunnssjekk valgfri eller ikke pålegger en.

4. Søknad og gebyr

Du må sende inn en søknad til det aktuelle statlige myndighetsorganet - vanligvis Statssekretærens kontor - for å få din notarlisens. Det kan også hende du må inkludere kopi av alle nødvendige lisenseksamenresultater, bevis på bosted, bevis på statsborgerskap eller lovlig permanent oppholdsstatus og en notarisert signatur med søknaden din. Du må også vanligvis betale et søknadsgebyr, som vanligvis ligger mellom $ 25 og $ 50. Hvis du jobber for et selskap som et advokatfirma, kan arbeidsgiveren din være villig til å dekke dette gebyret for deg.

5. Notariakommisjonen

Etter at du har sendt inn søknaden din, vil du motta en kommisjon fra statens statssekretærskontor eller det aktuelle kontoret som fører tilsyn med notarer i staten din. Denne kommisjonen oppgir datoen for at din notarilisens blir effektiv og hvor lenge løpetiden din varer og kan inneholde annen informasjon, for eksempel et notarius-ID.

Notariakommisjoner er vanligvis effektive i en periode på fire år, men kan vare så lenge som 10, avhengig av staten. Ved slutten av den perioden har du en mulighet til å fornye provisjonen din; Hvis du ikke fornyer i tide og provisjonen din utløper, må du skaffe en ny kommisjon hvis du ønsker å være notarius.

6. Sel og tidsskrifter

Bortsett fra oppdraget ditt, trenger du en eller muligens to andre grunnleggende forsyninger for å utføre notaritjenester. Først trenger du vanligvis et offisielt segl, et stempel du vil bruke til å merke eller prege papirer du notariserer. Seler inneholder forskjellige opplysninger, for eksempel navnet ditt, staten du blir bestilt i, notarius-ID-nummeret ditt og datoen da kommisjonen utløper. Avhengig av dokumenttypen du notariserer og statens krav, kan selet ditt også inneholde detaljer som datoen da dokumentet ble notarisert og hva slags dokumenter som ble brukt for å bevise identiteten til signatøren eller signatørene.

Bortsett fra et segl, kan det hende du også må ha og føre en journal eller notatbok. Notaritidsskrifter er tillatt i alle stater, men bare påkrevd i noen. Denne journalen inneholder en liste over alle dokumenter du har notarized, dato og klokkeslett for notarization, datoen for dokumentet, typen dokumenter som er brukt for å bekrefte signatoren, signatorens adresse og muligens ytterligere detaljer.

7. Notarius obligasjon

Notariat er en slags kausjonsobligasjon eller forsikring designet for å beskytte publikum mot feil en offentlig notarius kan gjøre. De fleste, men ikke alle, stater krever at notarer skal ha en kausjonsobligasjon for et bestemt beløp, for eksempel $ 10.000.

For å få et obligasjon, må du betale et statlig lisensiert forsikringsselskap en liten avgift, vanligvis mellom $ 50 og $ 100, men muligens mer. Selv om obligasjonsleverandører er forskjellige fra staten, kan du få disse obligasjonene fra forsikringsagenten, bankene eller obligasjonsselskaper. Statens statssekretærkontor kan også gi informasjon om hvor du kan finne lisensierte obligasjonsleverandører i ditt område.

Når du er bundet, kan ethvert medlem av det offentlige som taper penger som følge av dine feil eller uaktsomhet kompenseres av obligasjonsutstederen (obligasjons- eller forsikringsselskapet) for et beløp opp til verdien av obligasjonen. Hvis dette skjer, må du betale tilbake bondeselskapet for pengene det betalte ut.

8. E & O-forsikring

I motsetning til kausjonsobligasjoner, som beskytter publikum mot notarius feil eller uaktsomhet, er feil og mangler (E&O) forsikring en type yrkesansvarsforsikring som beskytter notaren mot eventuelle feil som kan forårsake skade eller resultere i økonomiske problemer for medlemmene i offentligheten.

Hvis du for eksempel gjør en feil når du notariserer en kontrakt som fører til at signatoren mister kontrakten til noen andre, kan du bli holdt ansvarlig (dvs. saksøkt) for pengene signatøren tapte. E & O-forsikring er designet for å beskytte deg mot slike tap. Uten det kan dine personlige eiendeler være i fare hvis du gjør en feil, blir saksøkt og taper. E & O-forsikring er ikke et krav for å bli notarius publicus, men det anses generelt som et klokt valg for alle som utfører notaritjenester.

Mange forsikringsselskaper - som Geico, Nationwide og Progressive - tilbyr en rekke E & O-forsikringsplaner og vil gi gratis tilbud. Du kan søke etter disse planene på nettet eller ringe forsikringsagenter i ditt område.

Finne en notarius

Hvis du aldri har brukt notarius før, vet du kanskje ikke hvor du skal begynne å lete når du trenger en. Heldigvis er notarius publicus ganske vanlig, og å finne en er ganske enkelt et spørsmål om å vite hvor du skal lete.

Avhengig av hvor disse notariusene er og ditt forhold til dem, kan det hende du kan bruke tjenestene deres gratis eller til en rabattert pris.

Arbeidsgiveren din. Selskaper i alle størrelser har et regelmessig behov for notariatjenester, og det er ikke uvanlig at selv et lite selskap har minst en ansatt som er offentlig notarius. Spør arbeidsgiveren din om selskapet ditt har noen notarius tilgjengelig eller tilbyr notariatjenester til ansatte.
skoler. Noen ganger har studenter tilgang til notaritjenester. Akademiske avdelinger, registrar kontorer og juridiske hjelpekontorer har ofte notar tjenester tilgjengelig for studenter eller ansatte.
banker. De fleste banker og kreditforening har sannsynligvis minst en, og vanligvis flere, notarer tilgjengelig. Noen tilbyr notary tjenester til kontoinnehavere gratis, mens andre tar et lite gebyr.
Tinghus. Mange statlige, fylkeskommunale og kommunale tinghusfunksjoner er notarius public. Tilsvarende kan bibliotekarer i fylkesrettslovsbiblioteker også tilby notar-tjenester.
Regjeringskontorer. Noen kontorer i staten, fylket og byen tilbyr notariatjenester til innbyggerne.
Profesjonelle kontorer. Hvis du har en advokat, har advokatfirmaet nesten en notar som er til stede eller vet hvordan de skal finne et raskt. På samme måte har eiendomsmeglere, økonomiske planleggere og forsikringsagenter ofte en notarlisens eller har ansatte som gjør det.
Serviceleverandører. Noen utsalgssteder, for eksempel UPS-butikken, apotek og supermarkeder, gjør notarytjenester tilgjengelig for kundene.
Uavhengige mobilnotarius. Mange notarer tilbyr mobile tjenester og kan reise til deg for å gjøre notarisering enklere. Du kan finne notarius med et internett-søk etter notarer i ditt område.

Notariakostnader

Notariusretter har lov til å kreve gebyrer for sine tjenester, selv om prisene kan variere betydelig og ofte er begrenset eller forhåndsinnstilt av statlig lov. Forhåndsinnstilte statlige notariseringsgebyrer kan variere fra $ 1 til $ 15 per signatur. Så hvis du har et enkelt dokument som krever at fire personer skal signere det og ha signaturene sine notarisert, og notariusprisen koster $ 5 per signatur, må du betale $ 20. I stater der det ikke er noen begrensede eller forhåndsinnstilte gebyrer, kan notarer sette sine egne avgifter.

Mobil notarius eller notarius som reiser til ditt sted, har også lov til å kreve en ekstra avgift for sine reiser. Noen stater har forhåndsinnstilte reiseavgift, for eksempel $ 0,30 per kilometer, mens andre ikke gjør det. I stater uten forhåndsinnstilte reiseavgift, kan notarer sette egne avgifter.

Endelig ord

Hvis du ikke allerede har gjort det, må du sannsynligvis bruke tjenestene til en notarius publicus på et tidspunkt i livet ditt. Å vite hva dette innebærer, hva ditt ansvar er, og hva en notar kan og ikke kan gjøre, vil få ting til å gå så smidig som mulig.

Hvis du tenker å bli notar, er prosessen relativt enkel og noe de fleste er i stand til å gjøre, og å være notar kan til og med bli en kilde til ekstra inntekt eller et grunnlag for din egen virksomhet.

Har du noen gang brukt tjenestene til en notarius publicus før? Er du notar selv?