Hvor lenge skal du oppbevare viktige dokumenter (og hva du kan makulere)

En dag kan det skje. Men i dag er ikke den dagen.

De fleste av oss ser fremdeles papirdokumenter komme inn i hjemmene våre noen få dager, om ikke hver dag: lagre kvitteringer, søppelpost, regninger, kontoutskrifter, skattedokumenter, betalingsstubber. Det er fristende å bare feie det hele i søpla, men vi lurer på: Kommer vi til å trenge disse dokumentene igjen? I så fall, hvor lenge skal vi beholde dem, og hvordan skal vi lagre dem slik at vi lett kan finne dem når vi trenger dem?

Svaret på disse spørsmålene avhenger av den spesifikke typen dokument. Her er nedtellingen for hvilke av de irriterende papirene du trenger å oppbevare, hvor lenge du trenger å oppbevare dem, og den beste måten å holde dem trygge og organiserte.

Hvor lang tid å føre viktige poster

Hvis du måtte beholde hvert papir som kommer i din besittelse for alltid, fra en dagligvarekvittering til en parkeringsbillett, ville det snart ta så mye plass i huset ditt at du og alle dine eiendeler ville bli presset ut på gaten. Heldigvis er det ikke nødvendig. Det er noen dokumenter du bør holde på på ubestemt tid, men det er andre du trygt kan kaste i løpet av en måned. Her er en guide til lagringstider for forskjellige typer dokumenter.

Skattedokumenter

Når du er ferdig med å inngi selvangivelsen, kan du ikke bare dumpe alle dokumentene du brukte for å fullføre den. Internal Revenue Service (IRS) kan revidere selvangivelsen i opptil tre år etter at du har sendt den inn - eller opptil seks år hvis den mistenker en betydelig feil - og hvis den gjør det, trenger du disse dokumentene. Skattemyndighetene anbefaler at du holder både selvangivelsen og alt materiale som er relatert til det "inntil perioden med begrensninger for den selvangivelsen går ut", og den gir en detaljert liste over situasjoner der den perioden kan være alt fra tre år til for alltid.

Ifølge Greg McBride, finanssjefanalytiker i Bankrate, er det imidlertid ikke nødvendig å bry seg med alle disse detaljene. I stedet forteller McBride til Consumer Reports at du bare bør føre alle skatterelaterte poster i minst syv år. Det inkluderer selvangivelsen, støtteskjemaer som W-2 og 1099, og dokumenter relatert til elementer du hevdet som fradrag, for eksempel:

Bidrag til veldedighetsorganisasjoner
Studieavgift og avgifter
Utgifter til helsehjelp
Pantelenter
Pensjonsplanbidrag
Underholdsbidrag

Hold fast i bankregister, kvitteringer og kansellerte sjekker som viser at du hadde disse utgiftene, slik at du kan bevise det i tilfelle en revisjon.

Noen eksperter hevder det er verdt å holde på selvangivelsen selv for alltid. Skattefaglig Michael Tonkovic, som snakker med CreditCards.com, påpeker at skattemyndighetene kan granske en arbeidsgiver eller en regnskapsfører som er mistenkt for svindel, selv etter at sjuårsvinduet har stengt, og det kan be om at du skulle komme tilbake som en del av etterforskningen. Du kan også bruke dine gamle avkastninger og W-2-skjemaer for å bevise inntekten for et gitt år hvis det er en feil i inntektsoppgaven for trygden.

Kredittkortregistreringer

Når du kjøper kredittkortet ditt, må du ikke bare kaste kvitteringene i søpla når du kommer hjem. Behold dem til du får den månedens kredittkortregning, og sjekk dem deretter mot uttalelsen for å forsikre deg om at den inkluderer alt du kjøpte - og ingenting du ikke gjorde. På den måten vil du kunne bestride alle anklager som ikke er legitime eller be om tilbakeførsel for varer du bestilte som du aldri har mottatt.

Når du har sjekket månedsoppgaven, kan du avhende kvitteringene i de fleste tilfeller. Imidlertid, hvis de er for varer du planlegger å kreve på skatten din, bør du arkivere dem i skatteinformasjonsmappen i stedet.

Det er også verdt å holde på kvitteringer for store innkjøp, for eksempel møbler, apparater, elektronikk eller hjemmeforbedringer. Du kan bruke dem som bevis på kjøp hvis du trenger å inngi et garantikrav, eller for å bevise kostnadene for en vare hvis du trenger å inngi krav på tap eller skade på din boligforsikring. Hvis du planlegger å oppbevare en kvittering av en av disse grunnene, må du lage en kopi av den på vanlig papir og arkivere den siden kvitteringer med termisk papir har en tendens til å falme over tid.

Når det gjelder selve kredittkortoppgaven, kan du sannsynligvis kaste den etter å ha betalt den. Hvis du trenger en kopi av det senere - for eksempel for å bekrefte et kjøp - kan du få en fra kredittkortselskapet. Hvis uttalelsen inkluderer kjøp, vil du imidlertid trekke fra skatten din, oppbevar den i arkiv med skattedokumentene.

Andre regninger

Når du har betalt verktøyet, kabel og mobiltelefonregninger for måneden, holder du på dem til du kan bekrefte at betalingen har gått gjennom. Det kan bety å vente til du får uttalelsen neste måned eller bare sjekke kontoen din på nettet etter et par dager.

Når betalingen er bekreftet, kan du avhende regningene i de fleste tilfeller. Imidlertid, hvis du er selvstendig næringsdrivende, kan du holde på disse regningene til du legger inn neste års skatt. Det er en sjanse for at du kan trekke hele eller deler av kostnadene som en forretningsutgift.

Lønnsstubber

Hvis arbeidsplassen din ikke setter inn lønnsslipp direkte på bankkontoen din, kommer hver sjekk med en lønnsslagsstubbe som viser informasjon som brutto lønn, skatt og andre fradrag før skatt. Eksperter sier at du bør beholde disse skjemaene til det er på tide å registrere neste års skatt slik at du kan sjekke dem mot det årlige W-2-skjemaet du mottar fra arbeidsgiveren din. Hvis beløpene på W-2 og lønnsstubbene dine ikke legger opp, kan du be om et endret skatteskjema ved å bruke stubbene som bevis.

Du kan også bruke dine lønnsutbetalinger for å sikre at inntektene som er oppført på inntektsprotokollen for trygden for året er nøyaktige. Social Security Administration (SSA) sender ikke lenger ut disse uttalelsene per post, så du må registrere deg for en konto hos dem for å se uttalelsen din.

Det er lurt å sjekke uttalelsen hvert år for feil. Hvis SSA undervurderer inntekten i ett eller flere år, vil det påvirke antall fordeler du har krav på når du går av. Hvis du finner en feil, må du kontakte SSA for å rette opp det så snart som mulig.

Forsikringsjournaler

Hvis du er som de fleste amerikanere, har du minst et par forskjellige forsikringer. For eksempel kan du ha helse, bil, liv og huseiere eller leietakere forsikring. Hver av disse forskjellige policyene kommer med papirer fra forsikringsselskapet som viser hva forsikringen dekker og hva egenandelen er.

Så lenge du har retningslinjene, bør du holde fast i gjeldende papirer for det. Det vil tillate deg å sjekke dekningen din før du inngir et krav eller bevise at du har dekning i tilfelle en tvist med forsikringsselskapet. Når du fornyer eller endrer retningslinjene dine, vil du motta et nytt sett med papirer for det, på hvilket tidspunkt du kan forkaste de forrige.

Bankjournaler

Hver gang du bruker en minibank eller foretar et innskudd eller uttak i et banktellervindu, får du en kvittering. Oppbevar disse til du får den månedlige kontoutskriften fra banken, slik at du kan sørge for at alle transaksjonene dine ble korrekt registrert. Etter det kan du kaste dem.

Hvis du banker på nettet, er det ikke nødvendig å holde fast på de månedlige kontoutskriftene dine etter å ha sjekket dem. Du kan alltid gå til bankens nettsted eller app for å få tilgang til en kopi av kontoutskriften for en gitt måned. Hvis du ikke banker på nettet, er det lurt å oppbevare de månedlige uttalelsene dine i et år - eller opptil syv år hvis du trenger dem for skatteformål. Hvis du mottar en årsoppgave som inneholder skatteinformasjon, kan du oppbevare den i stedet og forkaste månedsoppgavene.

Hvis du fremdeles bruker papirkontroller, kan du holde på den kansellerte sjekken - eller reproduksjonene av dem som følger med uttalelsen - i ett år. På den måten kan du produsere en sjekk når du trenger den som bevis på betaling. Gå gjennom hver sjekk som har passert ettårsgrensen, og send inn de som er relatert til skatter, forretningsutgifter, boligutbedringer eller pantebetalinger. Alle de andre kan makuleres.

Investeringsregister

Hvis du investerer i aksjer, obligasjoner eller aksjefond gjennom et meglerfirma, vil det sende deg en kvartalsoppgave hver tredje måned for å vise hvordan det går med investeringene dine. Oppbevar disse uttalelsene til slutten av året da selskapet sender ut sin årsoppgave. Sjekk kvartalsoppgavene for å sikre at de samsvarer med årsoppsummeringen, og kast dem deretter. Hold fast på de årlige sammendragene så lenge du eier verdipapirene, pluss ytterligere syv år, i tilfelle du trenger dem til skatteformål.

Hvis du kjøper og selger enkeltaksjer, obligasjoner eller fond online, vil du motta en kjøpsbekreftelse. Behold den bekreftelsen til du selger sikkerheten, slik at du kan henvise til den når du rapporterer salgsgevinsten fra salget på skattene dine. Etter det, bør du sannsynligvis oppbevare den med andre skattedokumenter hvis du trenger det for en revisjon.

Pensjonsdokumenter

Pensjonsplaner, for eksempel 401 (k) og 403 (b) planer, sender også kvartalsuttalelser. Eksperter sier at du bør behandle disse på samme måte som kvartalsvise uttalelser for andre investeringer: Hold dem i sjekk mot årsoppgaven din, og kast deretter.

Eksperter er enige om at du bør holde årsoppgavene minst til du går av med pensjon, og noen anbefaler å beholde dem så lenge du fortsetter å trekke penger fra planen. Det er spesielt viktig for Roth IRA og Roth 401 (k) planer, slik at du kan bevise at du allerede har betalt skatt på bidragene dine. Hvis arbeidsplassen din er en av få som fremdeles tilbyr en ytelsesbasert pensjonsordning, anbefaler eksperter å oppbevare alle dokumenter relatert til den planen permanent, selv etter at du har gått av.

Lån dokumenter

Hvis du har gjeld som et pantelån, billån eller studielån, kan du holde fast på alle papirene som er knyttet til disse lånene til de er betalte. Det inkluderer låneavtalen og poster over alle betalingene dine. Ved å holde disse postene kan du bevise nøyaktig hva du skylder og hvor mye du allerede har betalt.

Når et lån er nedbetalt, bør du få et nytt dokument som viser at lånet er betalt i sin helhet. Du bør oppbevare dette dokumentet i minst sju år for skatteoppgavene dine. Imidlertid, hvis du har plass, er det lurt å holde på det for alltid, slik at du kan bevise at lånet er nedbetalt. For boliglån, bør du definitivt holde denne posten for alltid.

eiendoms~~POS=TRUNC Records

Hvis du er huseier, må du føre alle poster relatert til kjøpet av boligen din og eventuelle større boligutbedringer du har gjort. Det inkluderer poster over eventuelle utgifter relatert til boligkjøpet, for eksempel advokatkostnader og eiendomskommisjoner. Du trenger disse dokumentene for å etablere et kostnadsgrunnlag - det vil si det totale beløpet du har lagt inn i hjemmet - når du selger det. Denne informasjonen vil påvirke beløpet du betaler i merverdiavgift på salget.

På samme måte, hvis du eier et fritidshus eller investerer i eiendommer til leie, bør du oppbevare de samme dokumentene for alle eiendommene du eier i tillegg til hovedboligen din. Hold skatt på disse dokumentene til syv år etter at du har solgt eiendommen.

Et annet nyttig dokument å oppbevare er den kvartalsvise eiendomsskattregningen. Behold regningene, så vel som kvitteringer eller kansellerte sjekker for å bevise at du har utbetalt, til du legger inn neste års skatt. Hvis du er involvert i tvist om betalingen av eiendomsskatt, må du holde regningen til tvisten er avgjort.

Et annet dokument du trenger å oppbevare - og sørge for å oppbevare på et trygt sted - er tittelen på ditt hjem. Dette dokumentet er ditt juridiske bevis på at du eier eiendommen. Behold tittelen hjemme før du selger den. Gjør det samme for tittelen på bilen din hvis du har en.

Hvis du leier, vil du ikke ha noen kjøpsregister å bekymre deg for, men du har sannsynligvis en leiekontrakt som du signerte når du flytter inn. Oppbevar dette dokumentet så lenge du bor i hjemmet slik at du kan referer til det hvis du har noen tvister med utleier. Når du har flyttet ut, holder du på leieavtalen til utleieren returnerer depositumet ditt. Etter det kan du makulere det.

Personlige poster

Noen av de viktigste papirene du eier er de som dokumenterer de viktige hendelsene i livet ditt. Avhengig av hvordan livshistorien din har gått, kan disse omfatte noe av følgende:

Fødselsattester (dine egne og dine barns)
Adopsjonspapirer
Trygdekort
Ekteskap lisens
Skilsmissevedtak
Naturaliseringsbevis
Militære utskrivningspapirer
Testamenter, tillitsfullmakter, fullmaktsdokumenter og andre eiendomsplanleggingsdokumenter
Dødsattester (for ektefelle og andre nære slektninger)

Du må bruke disse dokumentene til forskjellige tider gjennom livet. Du kan for eksempel bruke et fødselsattest eller personnummer som ID når du søker om førerkort eller pass; Hvis du vil gifte deg igjen, må arvingene dine få tilgang til viljen din etter din død. Oppbevar disse dokumentene for alltid, og oppbevar dem på et sikkert sted, for eksempel et safe.

Når vi snakker om safe, sier Consumer Reports at hvis du har en, er det lurt å føre en liste over innholdet. Du kan henvise til det hvis du mistenker at noe mangler. Behold denne listen så lenge du har boksen.

Hvordan lagre poster

Når du har sortert gjennom alle postene dine og funnet ut hva du skal føre, må du bestemme hvor du skal føre dem. Det er to hovedmåter å lagre dokumentene på: på papir eller i digital form. Uansett hvilken måte du velger, trenger du et system for å holde postene organisert slik at du enkelt kan finne dem når du trenger. Og mens du jobber med å få filene i orden, kan du ta noen forholdsregler for å beskytte dine sensitive dokumenter fra skade og tyveri.

Lagring av papirdokumenter

Papirdokumenter faller inn i flere forskjellige kategorier. Kredittkortkvitteringer, minibankkvitteringer og bankinnskuddsslips må alle lagres i mindre enn en måned. Du kan plassere disse i en konvolutt eller feste dem på en kvitteringsstativ. I slutten av måneden kan du sjekke dem alle mot kredittkortet eller kontoutskriften og deretter avhende dem.

Deretter må noen dokumenter - for eksempel kvartalsvise investeringsrapporter og forsikringsskjemaer - oppbevares i et år eller mindre. En praktisk måte å lagre disse på er i et arkivskap eller en hengende arkkasse med en egen mappe for hver kategori: hjem, bil, finans, og så videre. Hvis du har lite plass og bare har noen få dokumenter å lagre, tilbyr en trekkspillfilarrangør med flere innebygde lommer et kompakt alternativ.

Endelig er det dokumenter du må lagre på lang sikt, for eksempel selvangivelse og eiendomsregister. Med disse må du bestemme hva som er viktigere for deg: å beskytte filene dine eller holde dem tilgjengelige.

Å lagre de langsiktige dokumentene dine i et arkivskap sammen med de kortsiktige dokumentene dine, vil gjøre det enkelt å finne dem når du trenger dem. Og hvis du velger et filskap med lås, vil det holde den sensitive personlige informasjonen din borte fra nysgjerrige øyne. Det vil imidlertid ikke beskytte disse dokumentene mot å bli skadet i tilfelle brann eller flom. Derimot vil lagring av dokumentene dine være brannsikker og beskytte dem mot skade og tyveri, men det vil gjøre dem vanskeligere å få tilgang til.

Småbedriftsekspert Barbara Weltman, som snakker med Consumer Reports, anbefaler å velge en brannsikker safe for dokumenter som er spesielt følsomme: bank- og investeringsoppgaver, skattedokumenter, eiendomsplanleggingsdokumenter og pensjonsinformasjon. Fordi disse dokumentene inneholder personlig informasjon, for eksempel personnummer, hvis du forlater dem der andre kan finne dem, risikerer du identitetstyveri.

Det er også en god idé å oppbevare forsikringsdokumenter i din safe, slik at du kan gjenopprette dem etter brann, flom eller innbrudd. Det inkluderer forsikringene dine og en kopi av hjemmebeholdningen som du trenger for å gjøre krav. Eksperter foreslår også å lage en liste over alle de viktigste kontoene dine og lagre den i safe for referanse.

Lagring av elektroniske dokumenter

Det kan være enklere å oppbevare økonomiske dokumenter i digital form enn å lagre fysiske dokumenter. Elektroniske filer tar mindre plass i huset ditt enn arkiveringsskap med papir, og de kan ikke bli ødelagt av branner eller flom. Hvis du allerede mottar de fleste av regningene og uttalelsene dine i digital form, er det enkelt å arkivere dem på harddisken, og hvis du har papirdokumenter, kan du konvertere dem til elektronisk form ved å skanne dem.

Elektroniske filer er imidlertid sårbare for andre trusler, som datavirus og hacking. Slik beskytter du dine digitale poster mot disse farene:

Bruk passordbeskyttelse. Først må du sørge for at du bruker sterke passord for alle de elektroniske økonomiske kontoene dine. Endre passordene dine ofte, og unngå å bruke det samme passordet for flere nettsteder. Hvis du lagrer kopier av økonomiske poster på harddisken din, kan du passordbeskytte enten de enkelte filene eller mappene du oppbevarer dem i. Digital Trends forklarer hvordan du gjør dette for både Windows- og Macintosh-maskiner.
Installer Antivirus-programvare. Datavirus og andre typer skadelig programvare kan skade filene dine eller kutte tilgangen til dem. For å unngå disse problemene, installerer du et godt antivirusprogram på datamaskinen din og holder det oppdatert. Konsulter teknologipublikasjoner som PC Magazine og CNET for å finne den beste antivirusprogramvaren for Windows-maskiner og Mac-maskiner.
Bruk en overspenningsvern. En annen trussel mot datamaskinen din er strømpinner som kan steke de delikate interne komponentene. Den beste måten å redusere denne trusselen er å holde datamaskinen koblet til en overspenningsvern. Kraftlister med overspenningsvern kan beskytte opptil et dusin elektroniske enheter samtidig.
Behold sikkerhetskopieringskopier. Uansett hvor nøye du beskytter datamaskinen din, kan du ikke eliminere risikoen for at den blir skadet eller stjålet. Hvis du lagrer sikkerhetskopier av filene dine i skyen, mister du imidlertid ikke tilgang til dem selv om du mister datamaskinen. Forsikre deg om at skylagringsleverandøren din bruker krypteringsteknologi slik at hackere ikke lett får tak i filene dine. Alternativt kan du sikkerhetskopiere filene dine på en ekstern harddisk som er passordbeskyttet.

Lagring av personlige poster

Eksperter er uenige om hvor du bør føre viktige personlige poster som fødselsattester, pass, testamenter og titlene på hjemmet og bilen din. Weltman anbefaler å legge disse dokumentene i en safe i en bank, men andre eksperter påpeker at det bare vil gi deg tilgang til dokumentene i løpet av banktiden. Hvis du dør, kan også sikkerhetsboksen din forsegles, noe som gjør det vanskelig for arvingene å hente innholdet. Disse ekspertene sier at en brannsikker safe er det beste stedet for disse viktige dokumentene.

Det kanskje tryggeste alternativet er å lage sikkerhetskopier av de viktigste dokumentene dine, for eksempel fødsels- og ekteskapsattester. Det vil tillate deg å oppbevare en i en safe og en i brannsikker safe hjemme.

Makulering av gamle dokumenter

For å beskytte deg mot identitetstyveri, må du gjøre mer enn å lagre dokumentene du oppbevarer på en sikker måte. Du må også avhende de du kaster ut på en sikker måte. Hvis du bare kaster dokumenter med sensitiv personlig informasjon i søpla eller papirkurven, kan tyvene fiske dem ut av søpla på fortauskanten og bruke dem til å hacke inn i kontoene dine.

For å unngå dette problemet, invester du i en liten makuleringsmaskin til hjemmekontoret. En crosscut-makulator er best siden den makulerer dokumentene dine i små biter, i stedet for lange strimler som potensielt kan settes sammen. Det er ikke nødvendig å makulere hvert eneste stykke papir med navnet ditt på det, men eksperter sier det er lurt å makulere alt som inneholder mer personlig informasjon om deg enn du kan finne i telefonboken.

I følge Recycle Coach, lar de fleste byer deg kassere dine økonomiske dokumenter i resirkuleringssokkelen på gaten. Imidlertid må du sannsynligvis inneholde dem i en plastpose, papirpose eller pappeske for å forhindre at små biter blåser borte. Ta kontakt med det lokale gjenvinningsbyrået for å finne ut hva reglene er. Du kan også gjøre papirstrimlene til kompost eller bruke dem på nytt som mulch eller pakningsmateriale.

Én type økonomiske poster du ikke bør resirkulere er butikk- og minibankkvitteringer trykt på termisk papir. Som Recycle Coach forklarer, inneholder denne typen papir et tynt belegg med giftig BPA-plast, som kan forurense en hel gruppe resirkulert papir. Hvis byen din ikke har et spesielt returprogram for kvitteringer, bare kast dem i søpla. Heldigvis har kvitteringer ikke mye personlig informasjon om dem, så det er ikke nødvendig å makulere dem først.

Det er også viktig å ta forholdsregler når du søppel gamle elektroniske filer som inneholder sensitive data. Hvis du bare flytter disse filene til papirkurven - selv om du tømmer papirkurven med en gang - blir ikke filen slettet permanent. I stedet, ifølge Electronic Frontier Foundation (EFF), gjør datamaskinen filen usynlig og gjør plassen den okkuperte tilgjengelig for overskriving. Inntil det skjer - som kan være uker, måneder eller år fremover - filen er fremdeles på disken din der en dyktig hacker kan hente den.

For å kassere filene dine sikkert, må du instruere datamaskinen din til å overskrive dem med en gang etter at du har søppel dem. EFF forklarer hvordan du gjør dette på både Macintosh- og Windows-datamaskiner.

Endelig ord

Å sette opp et lagringssystem for alle økonomiske dokumenter krever litt arbeid foran deg, men det kan spare deg for tid på lang sikt. Når du vet nøyaktig hvilke dokumenter du trenger å oppbevare og hvor lenge, blir det et spørsmål om rutine å legge kvitteringer i en konvolutt, kvartalsvise uttalelser i en mappe og selvangivelse i brannsikre safe. Når du vet hvordan du skal håndtere hvert dokument umiddelbart, vil du ikke ha papirer som hoper seg opp på hver overflate i hjemmet ditt, og du vil ikke risikere å miste viktige poster fordi de er gravlagt i en stabel et sted.

Å ha dokumentene organisert har andre fordeler også. Hvis hjemmet ditt er skadet i en naturkatastrofe, lommeboken eller vesken din blir stjålet, eller skattemyndighetene bestemmer seg for å revidere deg, vil du kunne legge hendene på alle dokumentene du trenger for å håndtere problemet med et øyeblikk. Organisering av økonomiske poster kan til og med hjelpe deg med å forstå din økonomiske situasjon, slik at du har en bedre følelse av hva du har og ikke har råd.

Noen ganger kan sortering gjennom dine økonomiske poster til og med avdekke manglende penger. For eksempel kan du oppdage en sjekk du aldri har satt inn, en medisinsk regning du kan sende inn for refusjon eller til og med en gammel bankkonto du glemte at du hadde. Hvis det ikke er et godt incitament for å få orden på det økonomiske livet ditt, vet jeg ikke hva det er.

Hvilket system bruker du for å organisere dine økonomiske poster hjemme?