Hvordan lage og arrangere et webinar - Fordeler for markedsføring og kundeservice

Hvis du ikke har introdusert webinarer i markedsføring, kundeservice eller opplæring av ansatte - enten du driver et Fortune 500-selskap eller en enmannsoperasjon - kan du gå glipp av en betydelig mulighet.

Forstå webinarer

Enkelt sagt er et webinar et multicast, interaktivt lyd-videoseminar over nettet som gir muligheten til å gi, motta og diskutere informasjon. Ifølge en ON24-undersøkelse, tiltrakk det gjennomsnittlige webinaret i 2013 433 påmeldte. Nesten halvparten av sponsorene som deltok (49%) i en 2013-avstemning av MarketingSherpa rangerte webinarer og webcasts som det mest effektive markedsføringsverktøyet de brukte, godt over mobilapper (35%), blogger (27%), pressemeldinger (21% ) og markedsføring på sosiale medier (18%).

Webinars dukket først opp rundt 1994 og har blitt stadig mer populære etter hvert som produksjonskostnadene har falt og teknologien for kommunikasjon med bred publikum har blitt bedre. Mer enn 80% av webinarene i ON24-studien hadde i overkant av 200 deltagere, mens 15,2% hadde mer enn 1000 deltagere..

Det er viktig å forstå skillet mellom webinarer og andre internettbaserte fora, for eksempel nettmøter og podcaster:

Online møter. Også kalt nettmøter, videokonferanser, telekonferanser og virtuelle konferanser. I online møter er en rekke 2 til 30 deltakere samtidig involvert i diskusjonen, som kan være et bedriftsstyremøte eller prosjektgruppediskusjon. Bedrifter bruker vanligvis nettmøter for idédugnad, der deltakere som er kjent med et emne, kan gi innspill og diskusjon om temaet.
Podcasts. Noen ganger kalt webcast, disse sendes vanligvis uten interaktivitet. Ordet "podcast" er en kombinasjon av "kringkasting" og Apples daværende revolusjonerende "iPod", som kan spille av digitale video- og lydfiler. Tilgjengeligheten av rimelige kameraer av høy kvalitet, så vel som programvare for video- og lydopptak, gjør det mulig for bedrifter i alle størrelser å markedsføre sine produkter og tjenester kostnadseffektivt via denne plattformen.

Fordelene med et webinar for sponsor og deltakere

Webinarer lar sponsorer kommunisere en melding til hundrevis av deltakere i sanntid. Som en konsekvens er de like populære blant lærere og studenter, markedsføringspersoner og potensielle kunder, og forretningstrenere og ansatte. De er spesielt populære blant - og effektive for - små bedrifter, per dette innlegget fra Outgrow.

Fordelene inkluderer følgende:

Fungibility. Mange verter tilbyr webinarer gratis for deltakerne i arbeidet med å lage potensielle kundelister eller som et supplement til kundeservice. Noen tar imidlertid et gebyr for deltakelse. Avgiftsbaserte webinarer varierer vanligvis fra $ 20 til $ 150, med lengder mellom 60 og 90 minutter. Den avgjørende faktoren i beslutningen om å betale er webinarets opplevde verdi i kjøperens øyne. I følge bloggen InstantPresenter er avgjørelsen om å kjøpe et seminar avhengig av omdømmet til foredragsholderen, emnet og om informasjonen som presenteres kan hjelpe betrakteren å tjene mer penger.
Geografisk tilgang. Sponsorer og deltakere kan være plassert hvor som helst Internett er tilgjengelig - hjemme, på jobb, innenlandske og internasjonale steder - til alle døgnets tider. Ingen reiser er nødvendig, noe som gjør transportkostnader, fasiliteter, måltider og underholdning for deltakerne til et ikke-problem.
fleksibilitet. Webinarer brukes til presentasjoner, foredrag og workshops. Flere formater og funksjoner er tilgjengelige - for eksempel spørsmål og svar, intervjuer, paneler og presentasjonsstil-webinarer - fra et bredt utvalg av online tjenesteleverandører, noe som sikrer at sponsorens melding blir levert effektivt og effektivt.
Sikkerhet. Registrerte publikumsmedlemmer kan ringe til vertsdatamaskinen via en tilpasset lenke. Publikumsmedlemmer kan trenge å oppgi en møte-ID eller et forhåndsgodkjent passord.
skalerbarhet. Webinarer passer for små og store målgrupper.
Påvist teknologi. En rekke leverandører gir midler til å være vertskap for webinarer online uten store nedlastinger. Programmer er enkle å bruke - ofte intuitive - slik at sponsorer kan konsentrere seg om meldingen, i stedet for mediet.
Longevity. Sponsorer registrerer ofte webinarene sine og gjør dem tilgjengelige for fremtidig nedlasting. Et nylig søk på YouTube returnerte mer enn 350 000 lenker til webinarer, med emner som spenner fra "Hvordan tjene penger med alternativ for handel", til "Treningsanbefalinger for langvarig pleie (forebygging av fall)." Erin Kell fra Trew Marketing sier at "det beste med webinarer er at de ikke er en markedsføringsinnsats en gang. Det innspilte webinaret ditt kan sees på etterspørsel i flere måneder eller år fremover, og kan fortsette å generere potensielle kunder. "

Tekniske funksjoner i et webinar

I en About.com-artikkel siteres Shelby Britton, som kjører webinarprogrammer for Adobe Systems, "Webinar-verktøy gir deg kraftig funksjonalitet for interaktivitet. Hvis du ikke stoler på interaksjon eller en slags samarbeidsutveksling, kan du like godt produsere en video for å presse innholdet der ute. "

Flertallet av tjenesteleverandører av webinarer (som WebEx, GoToMeeting, Adobe Connect og AnyMeeting) har muligheter til å gjøre følgende:

Vis lysbilder. Du kan vise en lysbildefremvisning presentasjon ved hjelp av MS PowerPoint eller Apples Keynote, akkurat som du ville gjort i et vanlig klasserom, møterom eller forelesningssal.
Stream video. Vis enkelt- eller flere videoer, enten lagret på datamaskinen din eller andre steder - for eksempel YouTube.
Snakk med publikum. Webinarer bruker VoIP for å muliggjøre lydkommunikasjon i sanntid. Noen tjenesteleverandører tilbyr en samtalefunksjon, inkludert et avgiftsfritt alternativ. En oversettelsestjeneste for engelsk, tysk, spansk, fransk, italiensk og kinesisk kan tilbys mot et pristillegg.
Spill inn alt. Webinarer gir ofte et alternativ for vertene å spille inn hele presentasjonen - inkludert alt grafikk og lyd, noe som er veldig viktig for fremtidig bruk.
Rediger innhold i sanntid. Vertene kan ofte bruke en datamus til å lage kommentarer, fremheve elementer eller lage markeringer på skjermen.
Chat. Verten kan åpne en chatboks for å chatte tekst med publikum, noe som er spesielt nyttig for publikum som ønsker å stille spørsmål. Mange tjenesteleverandører tilbyr muligheten til å veksle mellom offentlige og private chats (slik at støtende chats kan fjernes). Før du bruker en chatfunksjon, må du imidlertid være sikker på at du forstår beste praksis. Eksperter foreslår at deltakere oppgir fornavn når de bruker spørsmål og svar, slik at presentatører kan tilpasse svar.
Gjennomføre undersøkelser og avstemninger. Noen webinarleverandører tilbyr muligheten til å lage avstemninger, spørrekonkurranser og undersøkelser for publikumsmedlemmer.
Samle avgifter. Hvis du har tenkt å ta betalt for å se på webinarene dine, er et integrert betalingssystem avgjørende. Mange sponsorer på nettet bruker en tjeneste som PayPal for å lette betalinger. Denne muligheten er spesielt viktig hvis du planlegger å produsere en serie webinarer mot gebyrer.

Noen webinar-tjenesteleverandører tilbyr også følgende fordeler:

Tilpasset merkevarebygging. Bruk din egen logo og fargevalg for spesiell invitasjons- og registreringsmateriell.
Oppfølgings-e-post etter arrangementet. Å kontakte deltakere raskt og regelmessig etter at webinaret styrker meldingen din og bygger tilhørighet for merkevaren din. Men vær sikker på at du gir noe av verdi, for eksempel tilleggsinformasjon eller invitasjoner til andre webinarer, med hver kontakt.
Integrasjon med sosiale medier. Muligheten til å legge ut på sosiale mediesider som Facebook, Twitter eller LinkedIn gjennom tjenesteleverandørens programvare gjør journalføring enklere og mer effektivt.
Mobilvennlige apper. Å la seere delta på telefon, nettbrett eller datamaskin er avgjørende i dagens miljø. Ikke bruk en tjenesteleverandør som ikke har denne funksjonen.

Selv om suksessen til webinaret ditt direkte avhenger av emnet og programlederen, er det viktig å vite hvordan og når du skal bruke de forskjellige konferanseverktøyene. Når du har bestemt deg for å gå videre med et webinar, kan du be den foretrukne tjenesteleverandøren om opplæringshjelp. Mange er glade for å tilby hjelp gratis, vel vitende om at et vellykket webinar sannsynligvis vil generere fremtidig virksomhet for dem - ikke vær redd for å be om en gratis prøveperiode for ditt første webinar.

Organisering og hosting av et webinar

Ikke alle emner passer for et webinar. Mange blir bedre presentert gjennom videoer eller artikler der interaktivitet ikke er viktig, mens andre er for lange eller kompliserte til å dekke om en til to timer.

Hvis du finner ut at emnet ditt er egnet for et webinar, må du gjøre følgende for å bygge et vellykket emne.

1. Etablere budsjettet

Budsjettet ditt bør være basert på de tiltenkte resultatene. Ken Molay, en webinar-konsulent, foreslår at hvem som helst kan bli dyktig, relativt billig programvare for webkonferanser, lære å bruke den, administrere alt internt og invitere folk som allerede er på en prospektliste for $ 500.

For forbedret produksjonsverdi og markedsføring av webinaret foreslår Molay at et "godt mellomtone-budsjett er mellom $ 4000 og $ 6000." Men en liten bedriftseier eller gründer kan markedsføre, produsere og være vertskap for webinarer med et mye mindre budsjett, spesielt der deltakere ikke krever ekstravagant, dyr promotering eller eksotiske presentasjoner..

For eksempel tilbyr en webinar-tjenesteleverandør som GoToMeeting eller WebEx små bedriftseiere og gründere webinar-muligheter for årlige avgifter mellom $ 600 og $ 850, betalt i månedlige trinn. Avgiften inkluderer et ubegrenset antall webinarer, hver for opptil 100 deltakere. Tekniske funksjoner inkluderer ansikt til ansikt konferanser, skjermdeling og webinaropptak.

2. Kjenn din målgruppe

Hvem er dine mål? Eksisterende kunder, potensielle kunder eller begge deler? Hvilke problemer opplever de? Hvilke fordeler har du tenkt å levere, og hvorfor skal de investere tiden og pengene sine for å høre hva du har å si?

Meldingen din må være målrettet mot ønsker, behov, bekymringer og frykt for en spesifikk gruppe hvis den skal ha betydelig innvirkning. Lag et sammensatt bilde av det gjennomsnittlige publikumsmedlemet i tankene dine - alder, kjønn, utdanning, inntekt, yrke - og måle komposittens sannsynlige mål og bekymringer når det gjelder ditt fag og kompetanse.

3. Velg et emne og tittel som begeistrer publikum

Velg en tittel for emnet ditt som kan tiltrekke og engasjere potensielle deltakere. For eksempel, hvis du promoterer en ny diettplan, kan publikum være overvektige eller har gjort forsøk på slanking i det siste. Tittelen din kan imidlertid ikke bare være en beskrivelse av emnet ditt - det må gi en lønnsomhet for de som deltar på webinaret ditt. "Hvorfor dietter mislykkes: Hemmeligheten bak jevn vekttap" er mer sannsynlig å generere interesse enn "En ny garantert vekttapplan." Husk at en tittel er omtalt i reklamemateriellet ditt, så prøv å skape litt spenning i hodet til det potensielle publikummet ditt.

Brede emner kan være for vanskelig å dekke fullt ut i løpet av den begrensede tiden til et enkelt webinar. I slike tilfeller kan du dele opp meldingen i seksjoner som kan fungere enten frittstående eller som en del av en serie. De korte segmentene kan også brukes i blypleieprogrammer, e-postblåsinger og trailere for annet innhold. Noen eksperter på webinar foreslår å gjøre det første webinaret i en serie til en "teaser" som et insentiv til å se på fremtidige segmenter.

4. Bruk en troverdig headliner til en høyttaler

Med mindre du er en anerkjent ekspert på ditt felt, kan du vurdere å verve hjelp fra tredjepart for å levere meldingen din - og husk at “navn” tiltrekker publikum. Et webinar kan presenteres i en rekke forskjellige formater, inkludert enkeltpresentanter, en moderator med flere foredragsholdere, intervjuer og fageksperter og paneldiskusjoner. Velg et format som lar deg levere meldingen på riktig måte med så mye "stjernekraft" som budsjettet tillater.

5. Planlegg en presentasjonsdato langt på forhånd

Å bygge og teste presentasjonen tar tid, akkurat som å utvikle og levere reklamemateriell til dine potensielle publikumsmedlemmer. For å være trygg, planlegg ditt første webinar minst to måneder i forveien. Vær sikker på at du vurderer hvordan forskjellige tidssoner kan påvirke oppmøtet. I følge ON24-undersøkelsen er de beste dagene og tidspunktene for å arrangere et webinar tirsdager og onsdager klokka 10 og kl. 11 sentral standardtid, hvis du forventer å ha et publikum på begge kyster.

6. Velg format og funksjoner fra webinarleverandøren

Selv om det er mer sannsynlig at en viss foredragsholder blir anerkjent som en autoritet på et emne, kan interaktivitet være begrenset hvis deltakerne blir skremt og motvillige til å stille og svare på spørsmål. Flere foredragsholdere er mer engasjerende, men kan øke kompleksiteten i å håndtere publikums deltagelse.

Det er viktig å velge et webinarformat og funksjonene du planlegger å bruke for å minimere forvirring og sikre en jevn levering. Sørg for at du "merke" webinaret ditt med din bedrift eller din personlige logo, og legg ut kampanjemateriell på din egen webside. Unngå å kreve at deltakerne laster ned plugins for å se webseminaret, og gjør prosessen så enkel for dem som mulig. Forsikre deg alltid om at webinarene dine er tilgjengelige for visning på mobile enheter.

Mange erfarne sponsorer av webinar bruker en "lobby" med interaktive funksjoner. Deltakere som kommer tidlig kan høre på musikk, se roterende lysbilder med informasjon om arrangementet eller kunngjøringer, og delta i en åpen chat med sponsorene og andre deltagere. Oppmuntre deltakernes engasjement ved å stille enkle, generiske spørsmål, for eksempel: "Hvordan er været der du er?" eller "Hvor er du med oss fra?" når deltakere sjekker inn.

7. Planlegg presentasjonen for maksimalt deltakerengasjement

Utvikle en agenda for presentasjonen din som inkluderer tidsrammer for foredragsholdere og emner med demonstrasjoner og spørsmål og spørsmål. Inkluder denne agendaen i markedsføringsmaterialet ditt, slik at potensielle deltakere enkelt kan bestemme om innholdet er relevant for dem.

Når flere presentatører brukes, må du passe på at de overholder formatet for visuelle bilder, og be dem om å levere materialer de planlegger å bruke minst en måned før webinaret. Forsterk tidsgrensene for hver foredragsdel, og gjennomfør en full kjoleøving en uke før presentasjonen for å bekrefte at hver programleder er kjent med webinarverktøyene de bruker for å presentere.

Når du jobber med lysbilder, bruk minimal tekst med sterk grafikk - å se en serie med kjedelige lysbilder etter hverandre er like kjedelig som å lytte til en kjedelig høyttalerdrone på og av. Vis alltid et innledende lysbilde på nettstedet ditt før webinaret begynner å minne publikum om hvordan du logger inn på lyden og når klokkeslettet starter. Hvis du bruker flere foredragsholdere, kan du ta med et lysbilde for hver med navn, tittel og arbeidsgiver, sammen med et bilde. Unngå lange eksponeringer for samme lysbilde eller et utvidet foredrag uten liten eller ingen interaktivitet.

I en About.com-artikkel anbefaler administrerende direktør i Netspeed Learning Solutions, Cindy Clay, at presentatører skifter publikums oppmerksomhet hvert tredje minutt med endring av layout og aktivitet - for eksempel å få dem til å berøre skjermene sine eller klikke på en mus. "Det støtter deg ut av en snakkende hodepresentasjon." Clay anser også chat som det rikeste verktøyet for å holde folks oppmerksomhet.

8. Utvikle en invitasjons- og markedsføringsplan

Med mindre du er en etablert foredragsholder med et klart påfølgende, må du publisere webinaret ditt sterkt via flere kanaler - e-post, blogger, annonser på nettsteder, sosiale medier - i minst to uker før arrangementet. Statistikk i ON24-undersøkelsen indikerer at omtrent en tredjedel av registreringene skjer før webseminarets uke, en tredjedel i løpet av webseminarets uke, og den siste tredjedelen dagen før og dagen for webinaret. Innse imidlertid at bare omtrent halvparten (42% til 60%) av personene som registrerer seg for et webinar faktisk deltar på det. En av fordelene med betalte webinarer er at de fleste registrerte faktisk deltar på presentasjonen, selv om det totale deltakelsen vanligvis er høyere for gratis webinarer. Enten du har 10 eller 500 deltakere, bør du være forpliktet til å overgå alle deltakers forventninger.

9. Inviter og hold publikum

Det første trinnet er å designe en invitasjon som vil skille seg ut i dine deltakers sinn, og heve seg over det elektroniske rotet som plager alle Internett-brukere. Tittelen eller overskriften må være oppmerksomt og oppmuntre til lesing av hele meldingen. I følge Salesforce åpner en tredjedel av e-postmottakerne e-posten sin basert på emnelinjen alene - og flertallet av seerne leser bare emnelinjen og de to første eller tre tekstlinjene, så lever fordelene raskt og ring for registrering tidlig.

I følge Marketing Land anbefaler eksperter et spørsmål som refererer mottakerens behov direkte, og i en annen artikkel antyder det at det ikke skal være mer enn 6 til 10 ord langt. Statistikk antyder at to tredjedeler av e-postmeldinger åpnes på mobiltelefoner, i stedet for stasjonære enheter, så utform meldingen din slik at den passer til den kanalen.

Bruk sosiale medier til å aggressivt dømme potensielle deltakere, samle e-postadresser og følge opp e-postinvitasjoner til webinaret. Siden dagen før og dagen for seminarkontoen for en tredjedel av de fremmøtte, e-post alle kontakter på de dagene med en siste mulighet til å registrere seg. Ikke glem de tidlige registrantene dine. Kontakt dem minst en gang per uke mellom registreringen og presentasjonen av webinaret for å minne dem på det kommende webinaret, og for å styrke fordelene de får ved å delta.

Avhengig av markedsføringsbudsjettet, bør du vurdere å kjøpe massemarkedsannonser som søke- og bannerannonser, sponsing av nyhetsbrev og profesjonelle pressemeldinger. Noen webinar sponsorer leier lister for e-postblåsinger, et dyrt forslag som sjelden er passende for en første gangs webinar sponsor. Akkurat som erfaring er sikker på å forbedre kvaliteten på webinarene dine, kan den også hjelpe deg med å bestemme de mest effektive stedene å bruke markedsføringsdollar på.

10. Utfør webinaret

Start webinaret ditt i tide og hold deg innenfor agendaen. Oppfordre presentatørene til å følge med på chat-kommentarene eller spørsmål og svar og svare på noen av spørsmålene online under presentasjonene. Forsikre deg om at de er klar over tidsbegrensninger, og svar på relative spørsmål eksternt slik at de virker som en del av flyten. Bruk fornavn når de er mulige, selv om det bare er en kommentar som stemmer overens med tankene.

Hvis det er mulig, la en annen erfaren person moderere chatten og spørsmål og svar i stedet for programlederen. Moderatoren kan gi relevante spørsmål eller kommentarer til programlederen uten en pause i handlingen. Chat-moderatoren kan også overvåke for upassende eller ikke-emne innlegg hvis du bruker en offentlig chat-evne. Husk at jo mer engasjerte deltakerne er, desto større er sannsynligheten for at webinaret blir en suksess.

11. Ta opp Webinar

Vellykkede webinarer er gaver som fortsetter å gi. ON24-undersøkelsen indikerte at 25% av påmeldte til et seminar ser på det arkiverte webinaret, i stedet for å delta på live-arrangementet.

Gi webcasts av tidligere webinarer på nettstedet ditt eller gjennom leverandører som YouTube. Lag dine egne webinar-kanaler som viser alle dine "on demand" -eventer - tidligere webinarer - og legg dem inn på nettstedet ditt, eventuelle partnersider og på sosiale medier. Du kan bruke innspillingen i en rekke markedsføringsinnsatser, inkludert e-post og bonustilbud for andre tjenester.

I følge Matthew Sweezey fra ClickZ, et markedsnyhetsnettsted, foretrekker 16% av forretningsforetakene (B2B) forbrukere å se et webinar live, i motsetning til å gjennomgå et opptak etter det. Hvis formålet ditt er å generere salgsteams, foreslår Sweezey å bruke mange anrop til handling (CTA) for å registrere e-postnavn og adresser direkte i webinarinnholdet.

12. Følg opp med deltagere

Motstå tendensen til å slappe av når webinaret er over, da dette er tiden da deltakerne dine er mest begeistret for meldingen din. Følg opp med personaliserte e-postmeldinger til hver deltaker som uttrykker takknemlighet og ber om tilbakemelding om opplevelsen. Gi en lenke til det innspilte webinaret, samt alt relatert materiale som kan være fordelaktig for deltakerne. Mange webinarer blir levert for enten å generere salgsteam eller forbedre kundeservicen, så husk at webinaret er begynnelsen, ikke slutten av prosessen.

13. Analyser resultatene

Mange tjenesteleverandører tilbyr en "engasjementsmåler" for å samle tilbakemeldinger i sanntid om det totale publikumengasjementet. Andre kilder til tilbakemeldinger inkluderer resultatene fra meningsmålinger, undersøkelser, spørsmål og svar, chatter, type og antall nedlastinger og kommentarer fra sosiale medier. Vær forberedt på noen kritiske kommentarer, men vurder dem som muligheter til å forbedre ditt neste webinar.

Endelig ord

Ettersom internett-teknologien forbedres og prisene synker, er det sannsynlig at webinarer blir mer populære. Små bedrifter og gründere ser i økende grad på produksjon av webinarer som en forretningsmulighet med få hindringer for innreise og betydelig inntjening-til-pris-potensiale. Råd om å lage og markedsføre webinarer er lett tilgjengelig - Amazon.com har nylig listet mer enn 1600 resultater for bøker på webinarer. Hvis du ennå ikke har hoppet i bassenget med sponsing av webinar, er det på tide å få tærne våte.

Har du sponset, presentert eller deltatt på et webinar??