5 Problemløsningstrinn - Prosess og strategier for å lykkes

Selvfølgelig varierer problemløsningsevnen betydelig fra individ til person - noen av oss utmerker seg med å løse overordnede dilemmaer, mens andre er mer dyktige til å ta grunnleggende daglige beslutninger. Forskere ved Center for Research on Learning and Teaching ved University of Michigan mener at problemer med å løse problemer har en tendens til å stamme fra følgende to spørsmål:

Unøyaktighet i Reading. Feil tolkning av et problem kan stamme fra å oppfatte det uten å konsentrere seg om betydningen. Det kan også være resultat av å lese ukjente ord, overse viktige fakta og begynne å ta for tidlig tid. Enkelt sagt er det mange som har problemer med å ramme inn et problem nøyaktig med det første og derfor utvikler mangelfulle eller uriktige løsninger.
Unøyaktighet i tenking. Antikke grekere kalte muligheten til å resonnere ordentlig "logikk." I dag omtaler vi noen ganger denne evnen som "pragmatisme" - et tankesystem for å bestemme mening, sannhet eller verdi. Dårlige avgjørelser skyldes manglende klarhet, slik at irrelevant informasjon vurderes i problemløsningsprosessen. Noen ganger forfølger vi løsninger som ikke oppfyller våre tiltenkte mål, eller vi klarer ikke å dele inn komplekse problemer i forståelige deler når tidsbegrensninger tvinger oss til for tidlige beslutninger.

Hver av oss tar beslutninger hver dag som påvirker vår lykke, karriere og tilfredshet med livet. Ved å lære og praktisere ferdighetene til påviste problemløsere - og følge de nødvendige trinnene - kan du øke selvtilliten din, redusere mellommenneskelige konflikter og minske den generelle stressen.

1. Definer et problem

Det er helt nødvendig å forstå et problem før du utvikler mulige løsninger. Noen problemer virker enkle - å bestemme hva du skal spise til frokost, hva du skal ha på deg for å jobbe, om du vil ta massetransport eller å kjøre bil - og løsningene deres har sjelden noen reell innvirkning på livene våre. Andre problemer er utrolig komplekse og har langsiktige konsekvenser: karrierevalg, som vi velger å gifte oss, eller om vi skal følge en videregående utdanningsgrad.

Problemer er ytterligere kompliserte på grunn av følelser, og om vi oppfatter implementeringen av en løsning som smertefull eller lystbetont. At mange av beslutningene våre får konsekvenser langt inn i fremtiden, fører til utsettelse og ytterligere kompleksitet.

Måten vi tenker på eller definerer et problem på kan føre til tapte muligheter, utilstrekkelige eller impermanente løsninger, unødvendige kostnader, bortkastet tid og fortsatt frustrasjon og stress. Et eksempel på dette er når vi forenkler problemer ved å søke enkelt-, enten- eller kortsiktige løsninger, mens vi forsømmer langsiktige konsekvenser.

For eksempel kan en forhastet forelder som trenger å servere middag løpe til butikken for det nattmåltidet, og kanskje gjenta denne oppførselen flere ganger per uke. Når du søker den kortsiktige løsningen (kjøp kveldens middag) og forsømmer den langsiktige løsningen (gjør en stor, godt planlagt dagligvaretur på forhånd), kaster han bort tid, bensin og krefter og takler gjentatt frustrasjon.

Det er vanligvis en rekke beslutninger og handlinger vi kan ta for å løse et problem, som hver har forskjellige kort- og langsiktige effekter som må vurderes. Å utvide definisjonen av et problem ved å gi flere detaljer kan stimulere til kritisk tenking og resultere i flere, ofte innovative løsninger. Jo bedre problemløsere vet at det å stille flere spørsmål før du prøver å finne en løsning, generelt gir bedre resultater.

Viktigheten av en nøyaktig beskrivelse

Charles Kettering, leder for forskningsdivisjonen for General Motors fra 1920 til 1947, hevdet: "Et problem som er godt sagt, er et problem halvt løst." En artikkel fra 2012 i Harvard Business Review ble enig, og sa: "Vel definerte problemer fører til gjennombruddsløsninger." Forfatterne mente at flertallet av selskaper og enkeltpersoner ikke er tilstrekkelig strenge med å definere problemene de prøver å løse og artikulere hvorfor løsningen er viktig.

For eksempel kostet opprydningen av Alaska-kysten etter Exxon Valdez oljeutslipp fra 1989 enormt mer enn forventet og det tok mer enn 20 år å fullføre, først og fremst på grunn av at man ikke vurderte at olje i subarktiske farvann blir sirupaktig. Væskens lave viskositet gjorde det veldig vanskelig å pumpe det til landoppsamlingsstasjoner.

Når problemet ble utvidet fra "oljeopprydding" til å omfatte "materialviskositet", foreslo en kjemiker i sementindustrien en løsning som ville vibrere den frosne oljen i lekterne mens den ble pumpet, og holde den flytende. Som en konsekvens ble opprydding fremskyndet med en potensiell besparelse på millioner av dollar.

Bruke Kipling-metoden for å definere problemer

Det første trinnet i å løse et hvilket som helst problem er en klar, kortfattet uttalelse - det talsmenn kaller et "problemuttalelse." Kipling-metoden, oppkalt etter Rudyard Kiplings dikt fra 1902 i sin bok "Just So Stories", er et av de mer populære systemene for å definere et problem. Noen ganger kalt “Five Ws and One H” -systemet, bruker journalister ofte det for å kommunisere fakta om en situasjon.

Diktet fremhever de seks komponentene som er nødvendige for å ramme inn et problem ordentlig:

Hva er problemet?
Hvorfor er å løse problemet viktig?
Når oppsto problemet? Når må det løses?
Hvordan skjedde problemet?
Hvor er problemet oppstår?
Hvem påvirker problemet?

En problemstilling bør være så tydelig og fullstendig som mulig. For eksempel kan en fattig student som vurderer om han skal delta på college konkludere med at "jeg kan ikke gå på college dette kommende semesteret." Denne avgjørelsen gjenspeiler en mangelfull problemerklæring om mangel på midler, snarere enn et rammeverk for å utvikle løsninger som kan gi rom for oppmøte.

Et bedre problemuttalelse kan være: “Jeg (hvem) mangler midler til å betale kommende semester undervisning og avgifter (hva) på UCLA (hvor) innen 1. september (når). Jeg ble permittert fra sommerjobben og kan ikke spare så mye som jeg hadde håpet (hvordan). Som et resultat vil graden min og starten av min karriere bli forsinket minst seks måneder (hvorfor). ” En utvidet problemstilling kan føre til andre løsninger som å søke stipend, låne penger, gå på et annet college for lavere undervisning, jobbe deltid mens du går på skolen, redusere andre utgifter å spare, eller en kombinasjon av alt.

2. Utvikle alternative løsninger

En vanlig barriere for vellykket problemløsning er vår avhengighet av tidligere erfaringer, spesielt de som ser ut som vår nåværende situasjon. Ifølge psykolog G. Stanley Hall er mennesker stort sett vaner, og våre aktiviteter og beslutninger er ofte automatiske reflekser basert på våre personlige skjevheter, stereotyper og historie..

Mange forskere mener at vane er den naturlige konsekvensen av evolusjonen, en avveining mellom hjernens enorme energibehov - hjerner utgjør mindre enn 2% av et menneskes kroppsvekt, men bruker inntil 20% av vårt kaloriinntak - og overlevelse . Å løpe fra knurret fra en usett løve reddet utvilsomt flere av våre forfedre enn å vente på å bekrefte dens tilstedeværelse.

Dessverre kan denne tendensen til å bruke den samme opplevelsen på alle problemer føre til dårlige beslutninger. Som den amerikanske psykologen Abraham Maslow sa: "Hvis du bare har en hammer, ser du alle problemer som en spiker."

Bortsett fra spørsmål om matematikk eller fakta, har få problemer en løsning. De bedre problemløserne bruker en rekke strategier for å utvikle flere løsninger før de tar en beslutning. Siden den optimale løsningen vanligvis blir oppdaget ved å sammenligne alternative resultater, er det en fordel å teoretisere flere valg og resultatene deres.

Teknikker for å utvikle flere løsninger for et enkelt problem

I løpet av dette stadiet er målet å generere så mange potensielle løsninger som mulig uten å vurdere om de er realistiske, praktiske eller effektive. Nyttige teknikker for å bryte gamle tenkevaner inkluderer følgende:

analogier. Vurder lignende problemer fra fortiden din, og tilpass deres løsninger til den nåværende situasjonen. For eksempel kan et selskap som ønsker å markedsføre et nytt programvareprodukt vurdere vanlige bransjemarkedsføringstaktikker - kjendispåtegninger, lave introduksjonspriser eller nasjonal reklame - for å rulle ut produktet.
brainstorming. Denne teknikken krever at du slår av den interne sensoren og produserer så mange løsninger på et problem som mulig, uansett hvor langsiktig. Ofte kalt "kreativ tenking" eller "tenke ut av boksen", kan eksepsjonelle løsninger være resultat av å kombinere, utvide og forbedre originale tanker. IDEO, et prisvinnende design- og utviklingsfirma i Silicon Valley, godkjent av produkter som den originale Apple-musen, Tempur-Pedic-madrassen og den revolusjonerende PillPack, er veldig avhengig av idédugnad for nye ideer..
Splitt og hersk. Bryt ned et stort, sammensatt problem i mindre, løsbare problemer. For eksempel ble NASAs mål om å sette en mann på månen på 1960-tallet oppnådd ved å samtidig løse enklere ingeniørproblemer, alt fra hvordan man stabler to eller flere raketter oppå hverandre (multi-iscenesettelse), til valg og trening av astronauter.
Means-Ends-analyse. Begynn med ønsket resultat og jobb bakover gjennom de kritiske trinnene som er nødvendige for å nå målet ditt. For eksempel krever en kampanje vanligvis en positiv anbefaling fra en overordnet. Imidlertid vurderer overordnede vanligvis kandidater etter sin oversikt over tidligere vellykkede oppdrag. Å ha muligheten til å jobbe med en oppgave er avhengig av de ansattes jevnlige oppmøte og arbeidsvaner, og så videre og så videre, til du kommer til utgangspunktet for analysen din.
Årsaksanalyse. I stedet for å fokusere på problemet, fokuser du på årsaken til problemet. I det tidligere eksempelet på oljeutslipp ble problemet opprinnelig antatt å være den lange tiden og kostnadene for opprydningsinnsatsen. Imidlertid var årsaken vanskeligheten med å raskt pumpe tykk olje til lagringsanlegg.
Prøving og feiling. Der tid ikke er en vurdering og endring er relativt enkel å implementere, bør du vurdere å prøve alt til du har oppnådd den optimale strategien. Erfaringene fra feilene våre er ofte mer verdifulle enn de lærte av suksessene våre. Som Thomas Edison sa da han snakket om sin oppfinnelse av den elektriske lyspæren, “Jeg har ikke mislyktes. Jeg har nettopp funnet 10.000 måter som ikke fungerte. ”

Tiden det tar å utvikle flere løsninger skal være proporsjonal med omfanget av problemet og dets innvirkning. Samtidig er det sjelden verdt å prøve å utvikle løsninger av hensyn til flere valg, spesielt etter en lengre periode med innsats. Når du er komfortabel med at du har brukt opp mulighetene, er det på tide å evaluere potensielle løsninger.

3. Velg en optimal løsning

Kritisk tenking er prosessen med å konseptualisere, anvende, analysere, syntetisere og evaluere informasjon for å lede tro og handling, i henhold til Foundation for Critical Thinking. Det er en lærd prosess som er ment å unngå skjevhet, forvrengning, fordommer og inkonsekvens, og er avgjørende for effektiv problemløsning. Det kreves kritisk tenking for å evaluere potensielle løsninger på et problem og bestemme hvilke som mest sannsynlig vil gi det beste samlede resultatet.

Eliminer åpenbare ineffektive løsninger tidlig

Noen, om ikke mange, av de alternative løsningene som er utviklet tidligere er upraktiske eller ikke kan implementeres fordi de er for dyre, tar for mye tid, krever utilgjengelige ressurser eller gir usikre resultater. Å evaluere slike åpenbart upassende valg er bortkastet tid og energi og bør unngås om mulig.

Motsatt kan den foreløpige skanningen av mulige løsninger gi ekstra innsikt og føre til et udiskutabelt beste valg, og eliminere behovet for videre analyse. Jeff Bezos, grunnleggeren av Amazon.com, hevder at det alltid er et element av serendipity - lykke eller hell - i betydelige funn eller sprang utover konvensjonell tenking.

Utvikle en beslutningsmatrise for evaluering

Når du løser mest komplekse problemer, er det sjelden en løsning som oppfyller alle kriteriene - de beste oppfyller de viktigste kriteriene med minimal negativ konsekvens eller innvirkning på andre faktorer. I følge Mind Tools er en beslutningsmatrise et utmerket verktøy for å visuelt forstå forskjellene mellom alternative løsninger når det ikke er et klart eller enkeltvalg. Potensielle valg kan rangeres etter graden av at de oppfyller kriteriene for det beste valget.

Her er noen faktorer som kan vurderes i analysen av mulige løsninger:

effekt. I hvilken grad løser løsningen problemet?
praktisk. Er løsningen realistisk med tanke på tilgjengelige ressurser og muligheter?
aktualitet. Vil løsningen oppfylle kritiske frister eller tidsrammer?
Kostnader. Hva vil løsningen koste i ressurser og krefter?
Fare. Hva er konsekvensene - på godt og vondt?
administrasjon. Kan resultatene måles?

Hver faktor bør vektes på en skala fra 0 til 10 for betydning i den endelige løsningen, med 10 som den beste rangeringen og 0 som den dårligste rangeringen. For eksempel kan en løsning løse problemet fullstendig (en "10" om effektivitet), mens en annen løser det meste av problemet (en "7"). Tilsvarende kan en løsning innebære små eller ingen kostnader ("10") eller kreve høye utgifter (en "0").

Det siste trinnet i å lage matrisen er å etablere den relative viktigheten av hver faktor i den endelige løsningen ved å bruke prosenter, slik at de totale vektingene tilsvarer 100%. For eksempel kan effektiviteten ha en rangering på 50% mens aktualiteten er 10%. I slike tilfeller kan den fullførte beslutningsmatrisen se ut som på følgende illustrasjon:

Velg den beste løsningen ved å bruke tilgjengelig informasjon

Hvis den høyest vurderte løsningen intuitivt ikke ser ut til å være den beste, må du vurdere den første vektingen og rangeringen din på nytt. Ubehaget du føler kan være en indikasjon på at noen faktorer er viktigere for deg enn du opprinnelig trodde. I så fall må du rangere dem og veie dem på nytt. Vær klar over at en lav poengsum i en faktor kan være nok til å forkaste den som en løsning. For eksempel kan høye kostnader være nok til å gjøre en løsning uakseptabel.

4. Implementere den optimale løsningen

Når du har tatt beslutningen om den beste løsningen på problemet ditt, er det på tide å ta grep. Innse at implementering kanskje ikke går greit, spesielt hvis løsningen avhenger av samarbeid fra andre mennesker. Så godt som enhver beslutning krever en endring i status quo, og som Niccolo Machiavelli skrev i 1532, er det “ingenting vanskeligere å ta i hånden, mer farlig å oppføre seg eller mer usikker i dens suksess, enn å ta ledelsen i introduksjonen. av en ny rekkefølge. ” Menneskenes tendens til å motstå endring er så utbredt at endringsledelseskonsulenter regelmessig tjener seks- og syv-sifrede årlige inntekter.

Selv om det er viktig å implementere en løsning på kritiske problemer så raskt som mulig, er det også forsvarlig å gjenkjenne hindringene som sannsynligvis vil dukke opp og utvikle en tilsvarende strategi for å overvinne motstand. Her er noen vanlige hindringer for endring i et forretningsmiljø:

Å bevege seg for fort. I stedet for å motstå direkte, er det mer sannsynlig at folk søker forsinkelse ved å be om mer informasjon, vurdere andre alternativer eller be om mangel på ressurser.
Implementeringen tar for lang tid. Løsningen er for lite, for sent.
uoverkommelig. Kostnadene er for høye eller vil forringe andre viktige investeringer.
bemannet. Folkene dine er for opptatt eller mangler opplæring for å implementere løsningen.
Kunder vil ikke like det. Du vil miste markedsandeler til konkurrenter, kundeklager vil stige, eller kundeservice vil lide.
Negative konsekvenser er ukjente. Hva om løsningen ikke fungerer eller får oss til å miste virksomheten?
Løsningen vil ikke fungere. Analysen av problemet er feil, var for hissig eller unnlot å vurdere nødvendige elementer.

Ikke vær redd for å konfrontere innvendinger fra andre, eller deg selv. Svar med spørsmål fakta, høflig og med så mye informasjon som mulig sammen med andre. Hold fokus på å løse problemet, ikke personlighetene til de involverte.

Hvis det reises en legitim innvending eller løsning som ikke er vurdert tidligere, må du være forberedt på å utsette implementeringen til den kan undersøkes. Hvis du vurderer avgjørelsen din på nytt basert på mottatte innvendinger, undersøk raskt og rapporter rapportene dine til alle involverte. Ikke stolthet i forfatterskapet til en løsning, men i prosessen for å finne den beste løsningen.

5. Stol på analysen din

Hvis du flittig har fulgt trinnene for å bedre problemløsing til dette punktet, har du tillit til at arbeidet ditt er fullført og at du har kommet til den beste løsningen. Mye av motstanden du møter er sannsynligvis på grunn av frykt og mangel på informasjon, snarere enn en genuin innvending mot den foreslåtte løsningen.

Ved å kommunisere prosessen din, kan du konvertere naysayers og gjerdesittere til din måte å tenke på. Vær gjennomsiktig og ikke-defensiv, ved å erkjenne at frykten og innvendingen deres er naturlig og sannsynligvis vil oppstå i de fleste situasjoner med endring.

Hvis en gruppe har vært involvert i prosessen for å komme frem til den optimale løsningen, identifiser nøkkelallierte som kan hjelpe overbevise andre om at løsningen er sunn, basert på all tilgjengelig informasjon. Å ha sponsorer eller "mestere" for å hjelpe til med å overbevise andre er alltid en god strategi når du implementerer en vanskelig eller kontroversiell endring.

Overvåkingsresultater - tilbakemeldingssløyfen

Til tross for din beste innsats, fungerer ikke noen løsninger som planlagt. Det er mange årsaker til dette: en manglende vurdering av alle faktorer, mangel på tilgjengelig informasjon, utilsiktede skjevheter eller misoppfatninger, eller en endring i de underliggende forholdene som påvirker problemet eller løsningen. Vi lever i en usikker verden, så det er sjelden et svar garantert å være sant eller effektivt til enhver tid.

Flotte produkter og selskaper vokser gjennom integrasjonsprosessen og konstant innovasjon. Ved kontinuerlig å overvåke resultater, sammenligne dem med forventningene og deretter justere ens handlinger for bedre å oppnå det tiltenkte resultatet - ellers kjent som en "feedback loop" - kan vi være sikre på at løsningene vil forbli gyldige og gi de ønskede resultatene.

I følge Wired er tilbakemeldingsløkker hvordan vi lærer oss, enten vi kaller dem prøve-og-feiling eller kurskorrigering. De er grundig undersøkt og validert innen psykologi, epidemiologi, militær strategi, miljøstudier og økonomi, og er et vanlig verktøy i atletiske treningsplaner, utøvende coachingstrategier og et mangfold av selvforbedringsprogrammer. Elon Musk, oppfinner, gründer og administrerende direktør i Tesla Motors, hevder at det er viktig å ha en tilbakemeldingssløyfe der du hele tiden tenker på hva du har gjort og hvordan du kan gjøre det bedre.

Ettersom resultater fremgår av den implementerte løsningen, er det viktig å samle inn data og avgjøre om konsekvensene er som opprinnelig ment. Når det er et uventet negativt resultat eller et resultat som ikke oppfyller de forventede parametrene, gjentar de bedre problemløserne trinnene for å løse problemet, og foreta justeringer etter behov.

I mange tilfeller er justeringene mindre og kan raskt implementeres. Imidlertid er det i noen tilfeller nødvendig med en ny strategi eller løsning, og det betyr at problemet gjenopprettes med informasjonen som er oppnådd fra implementeringen.

Endelig ord

Problemløsing er ikke en medfødt evne, men en tilegnet ferdighet. Ken Watanbe, tidligere McKinsey-konsulent og forfatter av “Problem Solving 101”, lærer at å trene gode ferdigheter med å løse problemer utvikler et tankesett som får folk til å få frem det beste i seg selv og til å forme verden på en positiv måte. Å lære og bruke de riktige ferdighetene kan bli en vane, noe som gjør problemløsing enkelt og gir oss alle mulighet til å gjøre livene våre og verdenene bedre.

Husk at alle står overfor problemer, store og små, hverdagslige som trenger å løse. Å følge disse trinnene kan føre til bedre beslutninger og et lykkeligere liv. I mange tilfeller er det ikke problemet som skaper mest stress, men konsekvensene av en dårlig løsning.