15-trinns årlig sjekk for småbedrifter - er du i rute?

Din virksomhets økonomiske helse er en kritisk del av suksessen. Minst en gang i året, ta deg tid til å undersøke hvordan virksomheten din går og sikre at du tar de nødvendige skritt for å nå dine mål. Her er 15 trinn du kan ta for å gjøre nettopp det

inntekter

Inntekter er mengden penger virksomheten bringer inn eller tjener før utgifter blir tatt ut. Uten inntekter kan ikke selskapet tjene penger og være levedyktig i det lange løp. Slik sikrer du at inntektene dine fører til positive økonomiske resultater.

Trinn 1: Sammenlign inntektsmål med faktiske inntekter

Hver virksomhet trenger et budsjett som fordeler forventede inntekter og utgifter. Men husk at et budsjett ikke er ment å samle støv når det er utarbeidet. Det er et levende dokument som kan hjelpe deg å ta bedre beslutninger og identifisere forbedringsområder gjennom året.

Trekk opp ditt nåværende budsjett og sammenlign inntektsmålene dine med de faktiske resultatene. Savnet du målet ditt? I så fall, hvorfor? Det kan hende du må justere utgiftene dine for å kompensere for inntektsunderskudd.

Hvis du treffer eller overskrider inntektsmålene dine, hva gjorde du da? Kan du gjøre mer av det i fremtiden? Bruk noe av inntektsoverskuddet ditt til å bygge opp nødfondet ditt.

Trinn 2: Diversifiser

Mens du vurderer inntektene, kan du se på hvor mye av inntekten som kommer fra en kunde eller ett produkt. Hvis en betydelig del kommer fra en kilde, hva ville skje hvis den inntektsstrømmen tørket ut i morgen? Ville bedriften din vært i alvorlige problemer? Å diversifisere til nye produkter eller markeder kan være risikabelt, men det kan også hjelpe deg å opprettholde et mål på stabilitet.

Trinn 3: Outsource

Hvor mye av tiden din blir brukt på ikke-inntektsgivende oppgaver som sosiale medier, bokføring, vedlikehold av nettsteder eller å håndtere en tilsynelatende bunnløs e-postinnboks? Hvis tiden du bruker på disse oppgavene er til hinder for vekst, er det på tide å outsource de områdene i virksomheten, slik at du kan fokusere på å øke inntektene.

Trinn 4: Se gjennom kundelisten din

Har du kunder eller kunder som tømmer energien din? Kanskje det er de som alltid prater om pris eller klager uansett hvor hardt du jobber for å glede dem. Kanskje det er på tide å løsne disse klientene.

Når du starter et selskap, er det vanlig at bedriftseiere tar på seg en betalende klient, uansett hvor vanskelig de er. Men på et tidspunkt kan de problemklientene koste deg mer med tapt tid og inntekter enn de er verdt. Hvis tiden du bruker på energi-drenerende klienter, snyder deg ut av å jobbe med kunder du er glad i, skyter de høflig og profesjonelt ut.

utgifter

Det er viktig å fokusere på salg og vekst, men hvis du ikke administrerer kostnader, flyr inntektene ut døra så fort de kommer inn. Slik blir du mer bevisst på forretningsutgiftene dine.

Trinn 5: Se på trender for år over år

Ta en titt på resultatrapportene dine de siste årene. Hvordan har utgiftene dine endret seg fra år til år? Hvis bedriften din vokser, er en viss økning i kostnadene rimelig. Tross alt driver utgifter ofte inntektene. Imidlertid, hvis du ikke følger nøye med, kan noen utgifter komme ut av hånden. Se nøye på bruken og se om du kan redusere kostnadene uten å ha negativ innvirkning på kvaliteten.

Trinn 6: Gjennomgå gjentagende utgifter

Den abonnementsbaserte forretningsmodellen blomstrer. I stedet for å kjøpe produkter og tjenester etter behov, betaler du en månedlig eller årlig avgift for å motta dem regelmessig. Det er praktisk fordi du ikke lenger trenger å bekymre deg for å gå tom for et produkt eller få tjenesten din suspendert. Men denne bekvemmeligheten koster en pris hvis du betaler for abonnement du ikke bruker.

Gå gjennom abonnementene dine og avbryt de du ikke bruker lenger. Vurder om plannivået fremdeles er riktig for deg. For eksempel kan det hende du betaler for premiumfunksjoner i programvaren din for regnskapsføring eller sosiale medier når en lavere versjon fra et selskap som Quickbooks ville dekket dine behov like bra.

Pro tips: Hvis bedriften din betaler ansatte eller entreprenører, er det et must å ha et pålitelig lønnsselskap. Quickbooks Lønn integreres rett i Quickbooks-bokføringsprogramvaren og gjør alt sømløst og enkelt.

fordringer

Kundefordringer er penger som kundene skylder for gode eller tjenester du allerede har levert. Mange virksomheter har gått under fordi selv om salget var sterkt, satt inntektene på kundefordringer i stedet for banken. Slik kan du investere noen minutter av tiden din for å holde kontantstrømmen sterk.

Trinn 7: Gjennomgå innsamlingsprosedyrer

Har du utestående fordringer som er 30, 60 eller 90 dager forfalt eller eldre? Det er på tide å gå gjennom innsamlingsprosedyrene dine. En studie av Commercial Collection Agencies of America fant at sannsynligheten for å samle på en kriminell konto synker drastisk jo lenger den går ubetalt. Ved forfall på 30 dager har du 88,7% sjanse for å samle inn, men innen 90 dager på grunn, synker denne sjansen til 68,9%.

Så, hvordan unngår du å ha de hardt opptjente inntektene bundet i balansen?

Forkort betalingsbetingelsene. Postfakturaer og mottak av sjekker pleide å være normen. I det miljøet var det fornuftig å gi kundene 30 dager til å betale, ettersom det tillot postforsinkelser. I dag utsteder de fleste forretningsfakturaer elektroniske betalinger. Endre betalingsbetingelsene dine fra “netto 30” til “betaling som skal betales ved mottakelse” og følg opp etter to uker.
Følg opp med kunder så snart betalingene blir forfalt. Det er lett å ignorere skriftlige samlebrev og e-postmeldinger. Ta opp telefonen og ring kundene når betalingen er sen. Du vil raskt finne ut om det er et problem, og kan jobbe for å løse det mens du opprettholder et godt kundeforhold.
Gi kundene et incitament til å betale. Insentivkunder til å betale tidlig eller straffe de som betaler for sent. Et vanlig insentiv er 10% rabatt hvis klienter betaler innen 10 dager. Sene gebyrer kan være en flat avgift eller en prosentandel av fakturabeløpet. Du kan for eksempel belaste 1,5% av ubetalt saldo per måned, når en faktura er 30 dager forfalt.

Å holde seg på toppen av fordringer og ringe forfalte kunder er en viktig forretningsoppgave, men en som mange småbedriftseiere ikke har tid eller tilbøyelighet til. Hvis disse oppgavene alltid er nederst på oppgavelisten din, husk at de er utmerkede ting å outsource.

Trinn 8: Gjennomgå vilkår i kontrakter og fakturaer

Kundene dine vil ikke betale etter planen hvis de ikke vet hva timeplanen din er. Forsikre deg om at kundekontrakter og fakturaer setter klare forventninger til når utbetalinger skal betales, og hva som skjer når utbetalingene er forsinket.

Vil du for eksempel suspendere tjenesten? Vil du kreve betaling på forhånd for fremtidige tjenester? Vil du sende dem til samlinger? Når vilkår skrives ut i dine kontrakter og fakturaer, har du en forhandlingsbrikke i diskusjoner med sene betalere.

gjeld

Betalinger er penger virksomheten din skylder for ting som verktøy, varelager og rekvisita. Det er viktig å administrere leverandørgjeld, fordi hvis du ikke kontrollerer gjeldene dine, kan du raskt få et rykte som en treg betaler hos leverandørene og leverandørene. Det kan også koste deg penger i form av sene avgifter, økte rentekostnader og til og med tapte leverandører. Slik sikrer du at du på en ansvarlig måte administrerer dine kontoer som skal betales.

Trinn 9: Gjennomgå sent gebyrer

Har bedriften betalt noen sene gebyrer i fjor? Det er en ting å glemme en betaling nå og da, men hvis du mister en del av inntektene til for sent gebyr på forfalte forfall, må du identifisere årsaken.

Kanskje du har problemer med å betale regningene dine fordi kundene dine er treg til å betale deg. Eller kanskje bøkene dine er uorganiserte, og du vil ha fordel av et bedre bokføringssystem. Igjen er bokføring og regningbetaling enkle områder å outsource hvis det er noe du sliter med å håndtere på egen hånd.

Eiendeler

Eiendeler er verdiverdier som bedriften din eier. Disse inkluderer materielle ting som kontanter, inventar, møbler og utstyr, så vel som immaterielle eiendeler som opphavsrett, patenter og virksomhetens omdømme. Hvis du ikke holder rede på eiendelene dine ordentlig, vet du kanskje ikke hvordan de brukes, når de må repareres eller erstattes, eller når det oppstår tap. Slik sikrer du at du beskytter investeringene dine.

Trinn 10: Gå gjennom planen for faste eiendeler

Hva eier du? Hver virksomhet trenger en plan for anleggsmidler som inneholder en beskrivelse av hver eiendel samt kjøpesum og dato. Dette kan være et enkelt regneark eller en detaljert avskrivningsplan som opprettholdes av din regnskapsfører. Gjennomgå denne listen minst en gang i året for å forsikre deg om at nye elementer er lagt til, slik at du ikke går glipp av verdifulle avskrivninger i selvangivelsen.

Se også etter varer du har disponert som må fjernes fra listen. Ofte bytter virksomheter ut et gammelt utstyr eller tar det ut av drift, men glemmer å fjerne det fra varige driftsmidler. Hvis du blir bedt om å sende inn en forretningspersonlig avkastning til staten eller lokal myndighet, kan det å bety at du overbetaler denne skatten hvert år ved å forlate gamle eiendeler på listen.

Trinn 11: Gjør en sjekk for reparasjon og utskifting

Inspiser dine fysiske eiendeler, for eksempel kjøretøy, utstyr, møbler og datamaskiner. Trenger noen av dem vedlikehold? Nå er det et godt tidspunkt å planlegge det. Mens du er inne på det, kan du vurdere om noen av dine fysiske eiendeler må byttes ut i løpet av det neste året eller to. I så fall kan det være lurt å begynne å sette av midler til å dekke erstatningen nå.

Trinn 12: Overvåke din online omdømme

Virksomhetens omdømme er ikke en linje i en balanse, men gjør ingen feil: I dagens nettfokuserte verden er det viktig å overvåke ditt omdømme på nettet.

Google ditt firmanavn for å se hva som kommer opp. Sjekk anmeldelser på Yelp og andre vurderingsider. Hvis du finner negative anmeldelser, kan du svare på den konstruktive tilbakemeldingen på en måte som viser kunder du ønsker å gjøre ting riktig. Hvis du ser informasjon som er unøyaktig eller upassende, kan du se på å få den fjernet.

Andre områder

Her er noen ekstra trinn for å sikre at virksomheten din er sunn og drar dit du vil ha den.

Trinn 13: Gå gjennom din juridiske struktur

Er bedriften din et enkeltpersonforetak, partnerskap, LLC, S-selskap eller selskap? Har den juridiske strukturen fortsatt mening? Hvis virksomheten din har vokst betydelig siden du valgte entitetstypen, snakk med regnskapsfører eller rådgiver om hvorvidt din nåværende forretningsstruktur fortsatt er den rette for deg.

Skattereformen gjorde flere endringer i skattereglene for virksomheter, spesielt selskaper. Du kan være i stand til å dra nytte av nye skatteplanleggingsmuligheter og senke skatteregningen ved å endre forretningsstrukturen.

Trinn 14: Sjekk forsikringsdekningen

Hvordan har virksomheten din endret seg det siste året? Endringer i forretningsstørrelse, struktur og forretningsmodell kan påvirke typen og mengden forsikringsdekning som er nødvendig for å beskytte den. Forsikringsprogrammet du startet med, passet kanskje ikke lenger.

Planlegg et møte med forsikringsagenten din for å diskutere om du trenger å legge til dekning eller øke begrensningene for generelt ansvar, eiendom, yrkesansvar, arbeidstakers erstatning eller paraplydekning. Mens du er inne på det, kan du få konkurransedyktige tilbud fra andre selskaper. Å shoppe rundt kan gi deg en bedre pris for samme dekning.

Trinn 15: Test din online sikkerhet

Å holde informasjonen din, og kundenes informasjon, trygg og privat, er viktig. Følg disse trinnene fra National Cyber Security Alliance for å sikre at dataene dine er beskyttet:

Forsikre deg om at sikkerhetsprogramvaren på alle enhetene dine er aktuell for å beskytte mot virus, malware og andre trusler på nettet.
Slå på automatiske programvareoppdateringer hvis det er et alternativ.
Bruk alltid sterke passord og tofaktorautentisering når det er mulig.
Sikkerhetskopiere data i skyen eller på en egen harddisk med jevne mellomrom.
Forsikre deg om at tilgang til data eller kritiske systemer er begrenset til ansatte som trenger det for å utføre jobbene sine.
Ha en klar policy for hva ansatte kan beholde og installere på arbeidsdatamaskiner og enheter.
Tren ansatte til å aldri åpne mistenkelige lenker i e-post eller besøke ukjente nettsteder.

Endelig ord

Et sunt selskap handler ikke bare om fortjeneste. Det handler også om å lese mellom linjene og stille de riktige spørsmålene for å se hvordan du kan forbedre virksomheten din. Trinnene ovenfor tar tid, så hvis du ikke ser ut til å sette av noen dager til å takle alt en gang i året, må du sette av noen timer hver måned eller kvartal og dele listen opp i håndterbare biter.

Uansett hvilken metode du velger, kan du gjennomføre en bedriftssjekking gi deg en god følelse av hva som skjer med virksomheten din, og hjelpe deg med å unngå økonomiske problemer senere.

Sjekker du regelmessig opp virksomhetens økonomiske helse? Hvilke trinn vil du legge til i denne listen?