6 Årsaker til kommunikasjon - Hvordan bruke vanlig språk effektivt

Når du vurderer spenningen mellom menn og kvinner, unge og gamle, venner og familiemedlemmer, ser det ut til at de fleste er skyldige i dårlig kommunikasjon. Men det er mulig å utvikle effektive kommunikasjonsevner ved å lære å snakke og skrive enkelt og tydelig, ved å bruke vanlig språk som er lett forstått av folk flest.

Vanlige kommunikasjoner

"Hvis du har tid, kan du prøve å klippe plenen i ettermiddag," sa faren da han gikk ut døra for å gå til kontoret sitt. Tenåringssønnen, med hodet ned, konsentrer seg om frokost, stønner som svar, "Uh-he." Til farens forferdelse forble hagen uberørt da han kom hjem. Sønnen, da han ble konfrontert med sin sinte far, unnskyldte sin manglende handling med forklaringen, "Du sa 'hvis jeg hadde tid,' og jeg var på kjøpesenter hele dagen."

Denne scenen gjentas hver dag i tusenvis av hjem over hele landet. Faren var skyldig i ikke å si hva han egentlig mente: Hans hensikt var å instruere sønnen hans til å klippe gresset den ettermiddagen, selv om det betydde at han måtte omorganisere planen hans eller gå glipp av en annen aktivitet. I et forsøk på å unngå å virke kontroll, la faren til den falske tilstanden "Hvis du har tid", og forventet at sønnen hans skal tolke den underliggende betydningen av uttalelsen. Sønnen hans fokuserte naturlig nok på den betingede "Hvis du har tid", snarere enn retningen "klippe plenen." Som en konsekvens følte begge parter seg urettferdig behandlet av den andre.

Lignende misforståelser oppstår på jobb, på skoler, på lekeplassen og hjemme. Enten i tale eller skriving oppstår misforståelser på grunn av dårlig ordvalg og manglende forståelse av at kommunikasjon inkluderer to like kritiske komponenter: taleren og lytteren, eller forfatteren og leseren. Som NBA Hall of Fame-trener for Boston Celtics Red Auerbach sa: "Det er ikke det du forteller dem ... det er det de hører."

Test av effektiv kommunikasjon

Kommunikasjon er effektiv når mottakeren av en tanke, enten ved å lytte eller lese, forstår betydningen som er foredragsholder eller forfatter. God kommunikasjon er enkel og direkte, noen ganger intensivert av følelser, men aldri forvirrende.

For eksempel, når han ba sønnen sin om å klippe plenen, ville faren fra det forrige scenariet vært mer vellykket hvis han hadde tatt seg tid til å sørge for at sønnen hans lyttet, og hadde valgt ordene hans mer nøye:

"Mike," sa faren henvendte seg til sønnen sin da han gikk ut døra for å jobbe. Faren tok en pause, og ventet på at tenåringen skulle løfte øynene fra kornblandingen han sluppet ned. “Vi skal ut av byen i helgen, så du må klippe plenen i dag. Har du noe problem med det? ”

"Nei herre. Jeg skulle til kjøpesenteret med Ted og Jim, men jeg kan få det til før jeg drar. ”

"Flott. Jeg setter pris på det. Vi ses i kveld, sa faren og gikk ut døra. Plenen ble klippet og kantet, og familien hadde en ikke begivenhetsrik kveld.

Foredragsholderen og lytteren ble enige om meldingen "klippe plenen i dag." Faren la ikke til et falskt valg, og sønnen gjentok sin forståelse av meldingen og bekreftet kommunikasjonen.

Enten en politimann som snakker med en kriminell, en forelder som snakker med et barn, en leder for hans eller hennes stab eller en forkynner for sin flokk, vanlig språk kombinert med andre kommunikasjonsevner øker forståelsen og rapporten mellom partene.

Årsaker til kommunikasjon

Ifølge forskere begynte mennesker å snakke for rundt 100 000 år siden, og skrivingen begynte rundt 4000 f.Kr. Før skriftspråk brukte mennesker bilder (huletegninger), som utviklet seg til ordssymboler. Utviklingen av språket, det noen har kalt det ”menneskelige kommunikasjonssystemet”, beviser at det gamle ordtaket ”et bilde er verdt tusen ord”, siden det er nesten umulig å formidle betingede, komplekse eller kompliserte ideer med et enkelt bilde.

Mens noen lingvister antyder at en nøyaktig bokføring av antall ord på det engelske språket er umulig, hevdet Global Language Monitor at det var 1.013.913 ord 1. januar 2012, med et nytt ord opprettet hvert 98. minutt. På grunn av det store antallet tilgjengelige ord å velge mellom, er muligheten for forvirrende kommunikasjon høy, selv når to personer har lignende størrelser. De spesifikke ordene som er kjent for hver person, så vel som den forståtte betydningen av hvert ord, kan variere betydelig på grunn av forskjellige miljøer, kulturer og opplevelser.

1. Feiljusterte vokabularer

"Vanlig språk" refererer til preferansen for ord som er i alles ordforråd - det språklige kaller "kjernevokabularet" - som består av omtrent 200 til 300 ord. Disse ordene er for det meste verb, pronomen og demonstrasjoner, for eksempel “hans” og “det”, som hjelper med å skille temaet som foredragsholder eller forfatter refererer til. Disse ordene brukes ofte og på tvers av mange sammenhenger for å uttrykke mening og intensjon, vanligvis uten misforståelse.

Som initiativtaker til kommunikasjon, må taleren eller forfatteren velge ord som lett blir forstått av lytteren eller leseren. For eksempel er det lite sannsynlig at en ti-åring forstår betydningen av "overflod", så "mye" eller "mye" ville være bedre valg. En formidler bør alltid ta hensyn til sitt publikum når han kommuniserer.

2. Rotete tenking

Rotete tankegang resulterer i rotete taler, som vanligvis oppstår når noen begynner å snakke før du fullfører sin tankeprosess. Som en konsekvens blir lyttere tatt med på lange, omviklede reiser fylt med selvmotsigelser, ekstern informasjon og for tidlige konklusjoner.

Rotete tenking skjer vanligvis i perioder med stress eller høy følelse. Husk Platons observasjon: Kloke menn snakker fordi de har noe å si, mens dårer snakker fordi de må si noe. Tenk med andre ord på intensjonen med meldingen din før du snakker, og når du snakker, velg språk som er presist, klart og lett forståelig.

3. Defekte definisjoner

Homofoner er ord som høres likt ut eller nesten likt, men har forskjellige definisjoner. For eksempel betyr "diskret" forsiktig og forsiktig, mens "diskret" betyr distinkt eller separat.

Andre eksempler inkluderer:

• avskyelig - avvikende
• alternativ - alternativ
• demontere - disemble
• emigrere - immigrere
• flyndre - grunnlegger
• horde - hamstring

Ditt valg av ord er viktig fordi feil ord kan forvirre lytteren eller leseren. Hvis du er i tvil, bør du konsultere en ordbok - eller bare ikke bruke ordet.

4. Falsk Civility

Selv om barbarhet er en ønskelig egenskap i alle samfunn, blir den ofte misforstått og tolket feil. Civility er et spørsmål om kontekst - hva som kan anses uhøflig eller tankeløs i en situasjon kan være riktig i en annen. En foreldre som advarer et barn om å komme seg ut av gaten, bør ikke verdsette barnets følelser over sikkerheten. en veileder som disiplinerer en underordnet for dårlige resultater, skal ikke utvanne eller forvirre budskapet i håp om å bli oppfattet som "hyggelig." Civility betyr å være bevisst og hensynsfull når handlinger og ord påvirker andre, men det betyr ikke å slå rundt i bushen eller falske følelser.

5. Sloppy språkvaner

Ubevisste mønstre for å tenke, snakke og samhandle utvikles over tid. Disse vanene påvirker dine daglige aktiviteter og ditt forhold til ditt miljø. De dukker opp når de snakker og skriver, og de fører ofte til feilkommunikasjon.

Vær forsiktig når du bruker følgende:

• akronymer. Forkortelser er forkortede versjoner av uttrykk eller organisasjonsnavn som dannes ved å kombinere alfabetiske tegn for å opprette et nytt ord, for eksempel OSHA - kortfattet for den føderale regjeringens arbeidssikkerhets- og helseadministrasjon. Forkortelser sparer tid og kan forbedre tilbakekallingen av den underliggende betydningen. Dessverre er forkortelser så allestedsnærværende i tale og trykk at betydningene deres ofte blir tolket feil. For eksempel kan betydningen av forkortelsen “ACA” tolkes korrekt som “Rimelig omsorgsakt,” “American Correctional Association,” “American Camp Association” eller “American Chiropractic Association.” Hvis du bruker et akronym, må du sørge for å gi dens mening slik at publikum ikke blir forvirret.
• Jargon og kollokvialismer. Mange sosiale, forretningsmessige eller profesjonelle grupper utvikler spesielle vokabularer for å beskrive konsepter og aktiviteter som er spesifikke for deres gruppe (“jargon”). Eksempler inkluderer "baluster" i arkitektur, "arabesque" i ballett og "all in" i poker. Kolokvialismer er uttrykk og ord fra spesifikke geografiske regioner som vanligvis brukes i samtale, men ikke formell skriving. Betydningen av "gryterett", et begrep som ble brukt for å beskrive saftene som er igjen i en gryte etter å ha tilberedt erter eller collardgrønnsaker, ville lett forstås i sør, men mindre over Mason-Dixon-linjen. Jargon og kollokvialismer kan gi farge til tale og skriving, til og med øke forståelsen der deres betydning forstås, men muligheten for misforståelse er fortsatt høy.
• Antagelser, stereotypier og hentydninger. Det er velkjent at bruk av forutsetninger - å ta noe for gitt eller uten bevis - kan få deg til å se dårlig ut. Stereotypier (unøyaktige forenklede generaliseringer) og hentydninger (indirekte, ofte ukorrekte referanser) kan ha samme resultat: å mudre den tiltenkte meldingen din og forvirre lyttere eller lesere. Det er lite å tjene på bruken og mye å tape, så unngå dem når det er mulig.
• buzzwords. Ord som høres imponerende ut, men som ikke gir noen spesiell mening, er i en spesiell klasse av seg selv. De har ingen plass i intelligent tale eller skriving. Bruk av buzzwords er så markant at drikkespill bygger på deres bruk i politiske taler. Imidlertid er ikke politikere de eneste skyldige - noen bedriftskulturer er beryktede for bruken. Scott Adams, oppretteren av The Dilbert Principle, foreslår til og med at ansatte lærer å bruke store, vage ord når de skrider frem gjennom ledelsen, og foretrekker en setning som “Jeg benyttet meg av det flisete verktøyet for å behandle en stivelsesressurs” fremfor “Jeg brukte gaffelen min til å spise en potet. ”

6. Regjeringsprat og juridisk

Juridiske og forskriftsdokumenter er spesielt åpne for forvirring på grunn av både deres bruk av tekniske termer og en kultur som ofte belønner mengde ord over kvalitet og intensjon. I følge skiferforfatter Matthew Yglesias, "vanskelig forståelige regler er advokatens beste venn, og behovet for selskaper å advokere opp er en enorm [konkurransedyktig] fordel for store eller etablerte enheter."

Dårlig skrevne regjeringsdokumenter førte til slutt til vedtakelsen av Plain Writing Act fra 2010, og etableringen av et offentlig nettsted for vanlig språk, PlainLanguage.gov, for å "fremme bruken av vanlig språk for all myndighetskommunikasjon." Som du kanskje forventer, strekker behovet for forbedret skriftlig kommunikasjon utover de amerikanske grensene og til og med det engelske språket. Det er organisasjoner rundt om i verden som er opptatt av å forbedre regjeringens dokumentforståelse gjennom bruk av vanlig språk: Plain Language Association International i Canada, COSLA i Frankrike og CHIARO! i Italia.

Endelig ord

Vanlig språk, kombinert med andre gode kommunikasjonsevner, bidrar til å øke nøyaktig kommunikasjon av relevant informasjon. Ved å innlemme en iterativ “feedback loop” i viktig eller kritisk kommunikasjon, kan du forbedre forståelsen og beholde det muntlige og det skrevne ordet dramatisk. Bare be lytteren eller leseren om å gjenta sin forståelse av kommunikasjonen med egne ord for å sikre at riktig informasjon er mottatt og husket. Og når du er i tvil, husk ordene fra Oscar-vinnende skjermforfatter Charlie Kaufman: "Å snakke kontinuerlig er ikke nødvendigvis å kommunisere."

Hvordan sikrer du at du kommuniserer effektivt?