Hva er coworking - fordeler og ulemper, skjulte kostnader med felles kontor

Hvis du vurderer å gå over til coworking, bør du vurdere alle av kostnadene før du dykker inn.

Hva er coworking?

Coworking er en kontordelingsordning mellom enkeltpersoner og (noen ganger) små bedrifter. I noen tilfeller er ordningen veldig uformell: En bedriftseier som eier eller leier et for stort kontorlokale, fremleier skrivebord og kontorer til andre. Arbeidsplasser fungerer også som formelle bedrifter, og leier ut skrivebord og kontorlokaler til frilansere, telekommunikere og til og med forretningsreisende. Operasjonsmodeller varierer, med noen kollegaer som krever daglig leie, ukentlig eller månedlig leie, mens andre selger medlemskap som lar medlemmet benytte seg av arbeidsområdet og dets fasiliteter. Coworking mellomrom bruker vanligvis ikke langsiktige medlemskontrakter eller leieavtaler.

Plassarrangementene på et arbeidskontor varierer også. Noen kollegaer som jobber, leier ut skrivebord på først til mølla-basis. Du tar med deg den bærbare datamaskinen på jobb hver dag og setter deg ned på et ledig arbeidsrom. Andre kontorer er mer formelle, og tildeler skrivebord eller kontorer til medlemmene. Avhengig av plass og arrangement, kan det hende du har formelle kontorer og åpne sitteplasser tilgjengelig å velge mellom.

I tillegg til å tilby kontorlokaler og delt bruk av fasiliteter, oppfordrer noen kollegaeiere aktivt til samarbeid mellom medlemmene ved å sponse nettverksarrangementer eller "bli kjent med deg" nettsteder som lar medlemmene presentere seg for hverandre.

Hvorfor coworking?

Selv om det å jobbe hjemmefra er et godt alternativ for noen, velger andre å leie og pendle til et arbeidskontor hver dag. Her er grunnen til:

1. Redusert stress
Det er mye lettere å forlate jobben på kontoret når du faktisk har et kontor å forlate. Å jobbe hjemmefra kan være stressende, spesielt hvis det ikke er et hjemmekontor eller adskilt arbeidsplass å trekke seg tilbake til. Noen mennesker som jobber hjemme føler seg skyldige hvis de ikke jobber hele tiden. Dette kan skape spenning med andre familiemedlemmer og samtidig gjøre avslapning vanskelig.

2. Forbedret tidsstyring
Barn, kjæledyr, naboer, leveringssjåfører, TV, kjøkken og bøker er store distraksjoner. Mange synes det er vanskelig å minimere arbeidsavbrudd, og mange avbrudd kan gjøre en åtte timers arbeidsdag til en tolv eller fjorten timers.

3. Mer sosialt samspill
Dette er ikke viktig for alle, men noen mennesker setter pris på å komme seg ut og ha sjansen til å snakke og samhandle med andre i en virksomhetsmiljø.

4. Nettverksmuligheter
Medarbeidere kan være gode utsikter eller henvisninger til henvisninger.

5. En profesjonell setting
Et arbeidskontor tilbyr telekommunikere og frilansere et profesjonelt, rolig alternativ til å møte med kunder hjemme eller i kaffebarer.

6. Lavt vedlikeholdskrav
Ledelse eller eiere av kollegerom påtar seg ansvaret for vedlikehold av kontorer og delt utstyr.

7. Mindre dyrt og mindre risikabelt enn privat kontorutleie
Å leie et privat kontor, spesielt i en stor by, er et kostbart alternativ. Husleiene er vanligvis høye, og det samme er kostnadene for å møblere kontoret, kjøpe kontorutstyr, betale redningsregninger, rengjøre plassen og betale entreprenører for å adressere nødvendig bygningsvedlikehold. I tillegg krever mange kommersielle utleiere at leietakere må signere langsiktige leieavtaler. Leietakere med kontantstrømproblemer, eller de som trenger å forlate byen for forretningsreiser, kan komme til å sitte fast og betale leie selv når de ikke har råd, eller ikke trenger plassen. Coworking lar medlemmene dele kostnadene ved verktøy, internett og kontormaskiner, mens de tilbyr kortvarige medlemsplaner.

Coworking skjulte kostnader

Selv om coworking kan være et praktisk og kostnadseffektivt alternativ til å jobbe hjemmefra eller leie et kommersielt kontor, er det viktig å være klar over noen av de mindre enn opplagte kostnadene ved å jobbe i et delt rom. Selvfølgelig, hvis du er vant til å jobbe på et tradisjonelt kontor, kan det hende at disse kostnadene ikke er så "skjult", men hvis du har jobbet hjemmefra, kan det hende at noen av disse utgiftene blir møtt (eller på nytt møter) på deg uforberedt.

1. Pendling
Med mindre arbeidsplasser er innen gangavstand fra hjemmet ditt, må du gjøre rede for utgifter til pendling. Disse varierer, men inkluderer kostnadene for bensin, bilvedlikehold og kollektivpriser. Pendling gir også ubetalt tid til arbeidsdagen din. Avhengig av parkeringssituasjonen på arbeidsplassen din, kan det hende du må betale parkeringsavgift.

2. Stell av barn og kjæledyr
Hvis du planlegger å bruke hele dagen på å jobbe hjemmefra, kan det hende du må betale for barnepass eller dyrepassertjenester.

3. Mat og drikke
Når du jobber hjemmefra, har du kjøkken, kaffetrakter og dagligvarer til disposisjon. Hvis du jobber hjemmefra og ikke har lyst til å pakke lunsj hver dag, må du kjøpe mikrobølgeretter til å lagre på kontoret, eller betale for lunsjer på lokale restauranter. Å holde seg koffeinholdet er et annet problem: Noen kollegekontorer tilbyr grunnleggende kaffe og varmt vann til te, men sirene-sangen til en lokal Starbucks eller uavhengig stekepute trekker deg kanskje oftere enn du vil ha. Dessverre legger kostnadene for disse lattes raskt opp.

4. Sosialisering
Selv om du er nøye med å pakke lunsjen din hver dag, og du holder deg til kaffen fra K-cup-maskinen, kan det hende at vennlige officemates fortsatt ber deg om lunsj, kaffe eller drinker etter arbeid. Hvis du er en ensom type, eller ikke bryr deg om nettverk, kan det ikke være noe å slå av disse tilbudene. Men hvis du vil sosialisere deg, kan du beregne underholdningsbudsjettet på nytt for å imøtekomme disse nettverksaktivitetene.

5. Lagring
Noen kollegerom leier oppbevaringsskap til medlemmer som ikke har permanent skrivebord. Fordelen med utleie av garderobeskap er at du ikke trenger å hente den bærbare datamaskinen og andre forsyninger hjem hver natt. Ulempen er at leien er en ekstra kostnad.

6. Teknologi og elektronikk
Coworking mellomrom inkluderer vanligvis ikke datamaskintilgang, så planlegg å bringe din egen bærbare datamaskin til å fungere. I tillegg til den bærbare datamaskinen, ta med periferiutstyr du liker å bruke, for eksempel en stor skjerm, ergonomisk tastatur eller styrekule. Selv om det er en mulighet å dra disse gjenstandene til og fra jobb hver dag (som å glemme dem hjemme), kan du være bedre tjent med å redde deg selv ved å kjøpe et ekstra sett med perifere utstyr til arbeidsplassen..

7. Kontortjenester
Ikke alle arbeidsplasser er skapt like. Noen kontorer tilbyr gratis bruk av den delte kopimaskinen / skriveren / faksmaskinen, mens andre kan belaste deg for denne bruken. Tilsvarende inkluderer noen kontorer kostnadene for WiFi i leien, mens andre tar ekstra betalt for tilkobling, eller krever at du leverer ditt eget hotspot av sikkerhetsmessige årsaker. Det er viktig å vite nøyaktig hva leien dekker før du signerer en avtale slik at du kan gjøre rede for eventuelle ekstrautgifter.

8. Kontorrekvisita
Planlegg å kjøpe dine egne penner, konvolutter, stifter, binders og andre standardrekvisita.

9. Klær
Coworking betyr at du ikke lenger kan jobbe i pyjamas med et rot av ukombert hår. Mens de fleste kontorer ikke foreskriver en kleskode, er det en generell forventning om at medlemmene fremstår trukket sammen og presentabel. I tillegg øker pendlingen til jobb slitasjen på klærne og skoene dine når du modiger elementene. Forbered deg på å øke klær og personlig pleiebudsjett når du har logget deg på for å jobbe.

10. Behandling av sniffler
Hvis du noen gang har jobbet på et kontor, har du sannsynligvis ikke så gode minner om forkjølelse, flus og andre sykdommer som med jevne mellomrom overtok arbeidsplassen. Dessverre betyr delt arbeidsområde delte bakterier, så forbered immunforsvaret ditt for et stygt sjokk.

11. Skatter
Samarbeidskontingent eller leie kan være fradragsberettiget, men det samme er utgifter til hjemmekontor. Snakk med skatterådgiveren din for å finne ut om å bytte til en arbeidsplass vil påvirke skatteplikten din, og om det gjør det, med hvor mye.

12. Forsikring
Sjekk leiekontrakten eller medlemsavtalen din for å finne ut om plassen er forsikret, og om forsikringen dekker ulykker eller tap som du, kundene dine eller de besøkende har påført deg. Hvis ikke, snakk med en forsikringsagent for å lære om dekningsalternativene dine. Dette er en viktig sak, så det kan være lurt å kjøre kontorets forsikringsdekning forbi advokaten din.

13. Tyveri
Det er vanlig at sikkerhet i arbeidsplasser ikke er slapp, spesielt siden medlemmene kommer og går fritt uten reelt tilsyn. Dessverre gjør dette arbeidet og personlige ting utsatt for tyveri.

Minimere kostnader

Til tross for den ekstra kostnaden, er det mange som føler at kolleger gir store fordeler i forhold til tradisjonelle hjem- eller kommersielle kontorer. Hvis du bestemmer deg for å signere en samarbeidsavtale, er det noen måter å minimere kostnadene på:

1. Forhåndsbetalte leie eller medlemskap
Noen arbeidsplasser gir rabatter til medlemmer som forskuddsbetaler kontingent eller leier. Spør romlederen om dette er mulig. I så fall kan du også forhandle frem en skriftlig refusjonsavtale i tilfelle du må forlate byen eller returnere til hjemmekontoret.

2. Se utover månedlige leiefigurer
Husk at de virkelige kostnadene ved å jobbe ikke bare er husleien eller månedlige avgifter. Finn ut hva som er inkludert i ditt kollega medlemskap og hva koster ekstra. Bare deretter bør du knuse tallene dine.

3. Plassering, beliggenhet, beliggenhet
Når det er mulig, velg en arbeidsplass som ligger i nærheten av hjemmet ditt. Nærhet gjør at du kan spare på pendlingstid og -utgifter, samtidig som du gir deg friheten til å løpe hjem til lunsj. Hvis det ikke er noen arbeidsplasser i nærheten av hjemmet ditt, kan du forenkle livet ditt og spare tid ved å velge et kontor som ligger i nærheten av shopping, bank, helsestudioer eller favoritt Hangouts. Hvis du reiser mye, eller hvis du ofte jobber med kunder utenfor byen, kan du se etter et kontor i nærheten av flyplassen. Du vil også vurdere faktorer som parkering og nærhet til kollektivtransport. Tid er penger, spesielt hvis du er frilanser, så ikke undervurder viktigheten av tilgjengelighet når du velger kontor.

4. Lagre lunsj og snacks på stedet
Hvis din arbeidsplass inkluderer et kjøkken, kan du oppbevare frosne hovedretter, mikrobølgeovne supper og sandwich-fester på kontoret. Kjøp en stor matoppbevaringsbeholder, skriv navnet ditt på det med en permanent markør, og fyll den med sandwichinnpakninger, kjøttpålegg og oster, slik at du kan lage dine egne lunsjer. Å ha disse varene på hånden reduserer fristelsen til å spise ute eller få mat levert.

5. Dra nytte av kaffehus- og restaurantkampanjer
Hver gang du kan unngå å betale full pris, bør du gjøre det. Mange restauranter tilbyr lunsj-spesialiteter med skitt-billig, så husk å spørre lokale spisesteder om lunsjmenyene. Noen kaffebarer tilbyr rabatt hvis du tar med deg ditt eget krus eller termos. Sørg også for å spørre favorittstoppene dine om punchkort-lojalitetsprogrammer.

6. Gjør offentlige transittpendler produktive
Hvis du ikke blir syk, kan du bruke pendeltiden til å fange opp profesjonell lesing eller til å gå gjennom e-post. Hvis å lese mens du er i bevegelse ikke fungerer for deg, kan du lytte til industripodcast på vei til kontoret.

7. Se på fordelene med pendler
Hvis du er en ansatt i telekommunikasjon, kan du finne ut om selskapet ditt deltar i et pendlers skattefordelsprogram som lar deg betale for kollektivtransportkort med dollar før skatt trukket fra lønnsslippen din. Disse programmene kan spare deg for hundrevis av dollar hvert år.

8. Gå gjennom alternativene for passering
Følg med på hvor mye du bruker hver måned på buss- og togpriser. Mange kollektivselskaper tilbyr flere prisstrukturer, så ta deg tid til å se gjennom hvert av alternativene dine for å sikre at du får det beste tilbudet.

9. Forhandle avtaler med lokale virksomheter
Lokale selgere som ikke er klar over dine arbeidsplasser, kan være villige til å tilby spesialtilbud til medlemsbasen. Snakk med sjefen for din arbeidsplass for å finne ut om han eller hun er villig til å snakke med lokale virksomheter om å tilby spesielle rabatter til deg og dine officemates.

Endelig ord

Teknologi gjør coworking til et flott alternativ for frilansere og telekomtere som ikke vil jobbe hjemmefra. Det er likevel viktig å erkjenne alle tilleggskostnadene som er forbundet med samarbeid. Å fakturere disse utgiftene i budsjettet før du bestemmer deg for å bli med i et arbeidsplass, er et lurt og viktig skritt i å styre virksomheten din og din personlige økonomi.

Bruker du en arbeidsplass? Hvordan fungerer det?