6 Hjemmekontororganisasjon Idéer og tips

Hvis du jobber hjemmefra, er det viktig at du beskytter arbeidsområdet og virksomheten din ved å utvikle en kontorstyringsplan. Enten det er anskaffelse av ergonomisk korrekte hjemmekontormøbler eller å utvikle en backup-plan i tilfelle feil på datamaskiner og Internett, god hjemmekontorstyring vil etablere din profesjonalitet og øke fortjenesten.

Hjemmekontorets ledetips

1. Opprett et eget arbeidsområde

Det er lurt å skape en følelse av atskillelse på hjemmekontoret, selv om arbeidsområdet ditt er en del av et annet rom eller i et hjørne av kjelleren. Selv om det faktisk ikke alltid er mulig å bruke et eget rom, kan du prøve ditt beste for å identifisere et sted i hjemmet ditt som vil være ditt "kontorområde." Hvis du ikke har vegger eller partisjoner for kontorområdet ditt, kan du opprette mentale grenser ved å begrense arbeidsaktivitetene dine (inkludert telefonsamtaler og svare på e-post) til dette stedet.

Det er flere grunner til at det er viktig å spesifikt avkoble et område i huset som bare arbeid:

Et klart definert hjemmekontorlokale etablerer grenser for både deg og husstandens medlemmer. Barn, romkamerater, ektefeller og partnere vil lære å respektere behovet ditt for å konsentrere seg om arbeidet ditt hvis de lett kan identifisere når du jobber og ikke er tilgjengelig for å håndtere personlige eller familiære problemer..
Det reduserer risikoen for at arbeidsrelaterte papirer og utstyr går tapt i resten av hjemmet.
Det hjelper deg å etablere en profesjonell tilstedeværelse når du møter med klienter.
Hvis du planlegger å ta skattefradrag for hjemmekontoret, er det lettere å forsvare seg mot en revisjon hvis du kan vise at arbeidet ditt foregår i et område av hjemmet ditt som bare brukes til arbeid.

2. Gå Pro med kontorrekvisita og møbler

Bestemorens antikke skrivebord og stolsett kan se vakkert ut, men det er sannsynligvis et ergonomisk og organisatorisk mareritt. Forsikre deg om at du har en komfortabel kontorstol og et godt designet datapult på hjemmekontoret for å beskytte deg mot belastning og redusere rotet..

Du trenger ikke å kjøpe disse delene nye - sjekk ut Craigslist for å finne enkeltpersoner og bedrifter som selger gamle kontormøbler. Et annet alternativ er å finne om noen kontormøbelbutikker i nærheten som handler med brukte møbler - noen kan til og med levere. Hold øynene skrelle for eventuelle salg som ikke går ut av virksomheten, da disse butikkene ofte selger inventar, kontormøbler og til og med kontormaskiner (som datamaskiner og skrivere) mens du prøver å avvikle beholdningen.

3. Opprette separate e-post- og telefonkontoer

Når det gjelder kommunikasjon, er det best å unngå å blande forretninger med glede. Du vil ikke at barna skal svare på en klients telefonsamtale, og at du ikke vil risikere å inkludere en klient på en masse e-post som inneholder det siste lolcats meme. Det er også enkelt å overse eller gå glipp av e-postmeldinger og meldinger fra klienter hvis de kommer inn i dine personlige postkasser og kontoer.

Hvis du ikke vil bry deg med en egen telefonlinje, kan du fremdeles få et dedikert nummer som kobles til en talepostkasse, slik at du kan motta meldinger fra klienter og potensielle kunder, slik at du kan ringe dem tilbake på fritiden.

4. Benytt deg av hjemmekontortjenester

Ta en titt på kontor- / forretningstjenestene som tilbys av lokale kopibutikker, så vel som bedriftskjeder, som FedEx Office eller UPS Store i ditt område. Mange av disse stedene målretter tjenestene sine mot små og hjemmebaserte bedriftseiere som ikke har et postrom eller ikke har råd til å ansette støttepersonell.

Tjenestene varierer fra sted til sted, men i tillegg til å tilby kopitjenester, private postkasser og frakt av pakker, kan disse butikkene også akseptere pakker på dine vegne (noe som er viktig hvis du får mange leveranser) og kan til og med gi kundene gratis og lav -kostnad datatilgang.

5. Lag sikkerhetskopieringsplaner

Ingen vil tenke på hendelser som kan avspore virksomheten deres, men hvis du er en liten bedriftseier er det viktig at du gjør det. Hvis du ikke identifiserer trusler mot virksomheten din, må du kryptere når ting ikke går som planlagt.

Fra naturkatastrofer til langvarig sykdom kan en endring i omstendighetene få slutt på virksomheten din hvis du ikke klarer å fortsette å jobbe. Til og med et kortsiktig problem, for eksempel strømbrudd eller funksjonsfeil i datamaskinen, kan skade virksomheten din hvis du ikke klarer å oppfylle en klients frist eller behandle ordrer effektivt.

Planlegging for større begivenheter
Naturkatastrofer, terrorisme, sivil uro eller sykdomsutbrudd kan ha en ødeleggende effekt både for store og små bedrifter, og selv de best lagt planene kan gjøre det vanskelig for enkelte bedriftseiere å få virksomheten til å gå igjen på egen hånd. U.S. Small Business Administration tilbyr omfattende informasjon om planlegging av forretningskatastrofer på nettstedet, sammen med informasjon om regjeringsprogrammer som kan hjelpe bedriftseiere å gjenopprette driften etter en større hendelse som forårsaker forstyrrelser i et samfunn.

Planlegging for de uventede
Ting som kan forstyrre din evne til å utføre arbeid inkluderer strøm- og bruksfeil, utstyrssvikt, sykdom, personskader og familiehjelp. Selv om noen av disse omstendighetene er uunngåelige, risikerer du å miste kunder og kunder hvis du ikke er i stand til å overholde tidsfrister, sende produkter på rett tid eller bare gi ditt normale servicenivå.

Her er noen ideer for å håndtere vanlige scenarier:

Identifiser steder å komme på nettet. Sjekk nabolaget ditt for steder som tilbyr WiFi og lar kundene bruke tjenesten over lengre tid. Kafeer, kopibutikker, fraktbutikker og offentlige biblioteker er alle potensielle steder å finne WiFi. Hjemmene til venner og familie kan også være gode steder å komme seg på nettet - bare husk å ringe og spør før du kommer innom! Identifiser flere arbeidsvennlige hotspots i ditt område og noter deres driftstimer, slik at du ikke kaster bort tid på å gå fra sted til sted når Internett går ned.
Se på betal-som-du-gå bredbånd. Med et USB-modem og betal-som-du-gå bredbånd, vil du kunne være hjemme i tilfelle din vanlige Internett-tjeneste slår seg av.
Sikkerhetskopieringsteknologi. Selv om det er en god idé å beholde sikkerhetskopier av filer og prosjekter, bør du også ha noe sikkerhetskopiteknologi tilgjengelig i tilfelle datamaskinen din går på fritz. Den enkleste måten å gjøre dette på er å kjøpe en billig bærbar PC eller netbook som du kan bruke hvis din primære datamaskin går ned. Selv om du i stedet kan holde en eldre skrivebordsmodell tilgjengelig, er den ikke bærbar eller ladbar, noe som gjør den ubrukelig hvis du får et strømbrudd samtidig som en datamaskinfeil. Du kan også se på sikkerhetskopieringstjenester som Backblaze og Mozy.
Kjøp en uavbrutt strømkilde (UPS). En UPS kan beskytte maskinen din mot strømstøt og gi deg nok tid til å slå av skrivebordssystemet ditt - i tillegg til å sende en rask e-post til klienter for å gi dem beskjed om at du vil være uten strøm en stund. Du kan finne uavbrutte strømkilder på Amazon for så lave som $ 50.
Oppbevar en papirkopi av viktig informasjon. Det er lurt å ha en papirkopi av kundens kontaktinformasjon slik at du kan holde kontakten med dem selv om du ikke får tilgang til Internett eller datamaskinfilene.

6. Vet når det er på tide å flytte inn i et nytt rom

Mens mange mennesker er i stand til å drive en hjemmevirksomhet med suksess, kan du til slutt komme til et punkt der det ikke lenger er praktisk å jobbe hjemmefra, i det minste på heltid. Kanskje må du jevnlig møte ansikt til ansikt med kunder, lagre mye inventar eller jobbe i et miljø med færre distraksjoner.

Vurder samarbeidsområder som lar deg leie et skrivebord i et delt kontorlokale hvis du ikke har råd eller ikke trenger et fullt kontor. Mange samarbeidsplasser lar deg leie plass i henhold til dine behov, slik at du ikke trenger å forplikte deg til en heltidsavtale hvis alt du trenger er et sted å møte kunder et par ganger hver måned. Et annet alternativ er kontordeling, som lar deg samarbeide med en annen kontorleier eller eier for å dele kontorkostnader.

Endelig ord

Utfordringene med å jobbe hjemmefra og belønningen kan holde seg i balanse når du etablerer et hjemmekontor som fungerer godt. Husk at ingen kontorer driver seg selv. Å ta gode beslutninger og utøve selvdisiplin vil bidra til at virksomheten går jevnt over lang tid.

Hva er noen av de beste tipsene dine for å holde hjemmekontoret eller arbeidsområdet effektivt?