Hva er en fleksibel utgiftskonto (FSA) - regler og kvalifiserte utgifter

Kontoer med fleksible utgifter (FSAs), også kjent som "kafeteria" eller seksjoner 125-planer, ble opprinnelig opprettet i 1978 og har blitt endret flere ganger i løpet av de påfølgende årene. Anslagsvis 33 millioner arbeidere bruker helsetjenester FSAs for å dekke utgifter til medisinske utgifter som helseforsikring betaler og egenandeler.

Bestemmelsene gjør det mulig for arbeidsgivere å etablere skattefordelte ytelsesplaner for å godtgjøre ansatte for kvalifiserte medisinske eller avhengige utgifter til pleie. Hensikten med bestemmelsene er å tillate en ansattes bruk av dollar før skatt for å betale personlige eller familiekostnader som spenner fra medisinsk og tannhelsetjenester, til livstidsforsikring og forsørgelsesgruppe. Noen selskaper har også etablert FSA-planer som er godkjent i henhold til en annen IRS-seksjon (26 USC § 132) for å dekke utgifter til transit eller reise ansatt ved å komme til og fra jobb.

Hvordan fleksible utgifter kontoer fungerer

Arbeidsgivere oppretter vanligvis FSAer i henhold til avtaler om lønnsreduksjon mellom arbeidstaker og selskap, hvorved arbeidstakeren enten reduserer lønnen, eller samtykker i å avstå fra en fremtidig lønnsøkning til gjengjeld for at arbeidsgiveren betaler visse kostnader til arbeidstakerens fordel. Den avtalte reduksjonen, som reduserer bruttoinntekten på den ansattes lønnsslipp, regnes ikke som lønn for føderal eller statlig inntektsbeskatning, og er ikke underlagt FICA eller FUTA (føderal arbeidsledighetsskatt).

Effektivt reduserer et bidrag til en FSA inntekten med bidragsbeløpet, og følgelig mengden av skatter du skylder på inntekten. Mens din skattepliktige inntekt synker med bidragets størrelse, påvirkes ikke din disponible inntekt. Du må imidlertid bruke alle pengene på kontoen, siden eventuelle gjenværende midler blir tapt. Hvis den årlige inntektsskattesatsen er 30% (føderal og statlig skatt kombinert), vil du registrere deg i en FSA $ 30 for hver $ 100 du setter inn på kontoen.

Registrering

Ansatte kan generelt melde seg inn i selskapets FSA-plan enten når de begynner på jobben eller i løpet av en spesifikk åpen påmeldingsperiode som er fastsatt av arbeidsgiveren, vanligvis på slutten av året. Du er ikke tillatt å gjøre endringer i valg av hvor mye du skal sette av med mindre du har endret din personlige økonomiske status, for eksempel en ny fødsel i familien, død, adopsjon, ekteskap, skilsmisse eller endring i forsikringsdekningen. Av den grunn er det viktig at du tar deg tid til å analysere din personlige situasjon og ta de beste beslutningene angående din sannsynlige fremtidige inntekt, forventede levekostnader, helsetilstand og familiesituasjon.

Bruk av midler

I motsetning til helsesparekontoer (HSA), som ble opprettet i 2003, ruller ikke de usatte midlene i en FSA over til neste år hvis de ikke blir brukt. Eventuelle midler i FSA på slutten av året blir tapt. Denne bestemmelsen er kjent som "bruk den eller tap den" -regelen. Mens noen selskaper har lagt til en avdragsfri periode på to og en halv måned året etter for senere utgifter, har kravet om å bruke hele fondsbalansen i en begrenset periode begrenset FSAs popularitet, da det er vanskelig for folk flest å projisere utgiftene til det kommende året.

85% av store selskaper tilbyr helsetilsyn. Imidlertid, ifølge en 10. mai 2011 Congressional Research Service-studie, var bare 22% av de kvalifiserte deltakerne faktisk påmeldt, noe som ga et gjennomsnittlig bidrag på mindre enn $ 1500 årlig - godt under den gjennomsnittlige maksimale bidragsgrensen på $ 5000. I et forsøk på å oppmuntre til større deltakelse, oppfordrer skattemyndighetene kommentarer til om de skal endre "bruk den eller miste den" -regelen slik at ubrukte midler kan rulles og akkumuleres fra år til år, på lik linje med en HSA. Forhåpentligvis vil en endring for å tillate overføring og ansamlinger i en FSA tidlig i 2013.

Inntil det er mulig å overføre, tilbakeføres eventuelle forspilte midler som er igjen på kontoen til arbeidsgiveren, ettersom de teknisk sett anses som arbeidsgivers formue. De fleste arbeidsgivere bruker de returnerte midlene for å bekrefte administrasjonskostnadene til FSA, selv om IRS-forskriften gjør at arbeidsgiverne også kan bruke midlene til å:

Reduser kontoen deltakernes trukket beløp det kommende året. I slike tilfeller vil deltakerne på kontoen få et bonusbeløp som ikke er trukket fra lønnen deres, men som er tilgjengelig for dem å bruke på det nye året.
Øk det årlige dekningsbeløpet for alle deltakere i FSA for det kommende året.
Fordel midlene pro-rata til alle fondsdeltakere som skattepliktig inntekt.

Du må lese detaljene i kontoens beskrivelse og administrasjon for å finne ut hvordan arbeidsgiveren din håndterer forspilte midler i bedriftens plan.

Krav til å sette opp en FSA

Bare arbeidsgiveren din kan sette opp og administrere en FSA under IRS-koden underlagt detaljerte regler. Retningslinjene dekker krav til juridiske dokumenter, inkludert planbeskrivelsen, fordelene for deltakerne, valgbarhet og ikke-diskriminering og administrasjonen av planen når den først er etablert. Arbeidsgivere har et tillitsfullt og juridisk ansvar for å skaffe midler til de påmeldte ansatte når de blir bedt om; Unnlatelse av å skaffe disse midlene kan føre til alvorlige sivile og muligens straffbare straffer.

Administrering av en FSA er kompleks, og feil, mangler eller manglende overholdelse av reglene kan være kostbare. Regler om konfidensiell informasjon om legeregistrene (detaljert av HIPAAs personvernregel) påvirker helsetilsynets fSA og kompliserer administrasjonen, intensiverer bruken av robuste programvaresystemer og omfattende sikkerhetsbeskyttelse. Som en konsekvens outsource de fleste arbeidsgivere etablering, markedsføring, plan kommunikasjon, påkrevd arkivering og administrasjon til uavhengige tredjeparter.

Typer FSA-kontoer

FSAer kan etableres for å dekke enten utgifter til barneomsorg (avhengige) eller utgifter til helsetjenester. Hvis arbeidsgiveren din tilbyr et program som inkluderer begge FSAer, kan du registrere deg i en eller begge FSAer gjennom separate påmeldinger og identifiserte reduksjoner i kompensasjonen for hver.

De to typene ligner på noen måter, men avviker i formålet, mengden av bidrag som er tillatt hvert år og kvalifiserte utgifter:

Helsevesenet FSA

Hensikt: Kontoen er begrenset til betaling av medisinske og helsepersonellutgifter som ikke er betalt for forsikring - vanligvis egenandeler, innbetalinger og myntforsikring for den arbeidsgiver-levert helseplanen. Generelt er alle medisinske utgifter som kan trekkes fra bruttoinntekten for skatter tillatt.
Årlig bidragsgrense: Før passering av lov om pasientbeskyttelse og rimelig omsorg (APA), var det ikke en lovbestemt grense for mengden av midler en arbeidsgiver kunne bidra til en FSA. Arbeidsgivere som oppretter regnskapet, kan imidlertid feste ansattes bidrag på ett år; noen få planer tillater mer enn $ 5000 årlig bidrag. TFO begrenser årlige bidrag til 2500 dollar per ansatt (fremtidige maksimale beløp indekseres til inflasjon) fra 2013.
Umiddelbar fondets tilgjengelighet: Det totale beløpet som du samtykker i å bidra til FSA det kommende året, er tilgjengelig for deg den første dagen av året. Med andre ord, hvis du samtykker i å redusere inntektene dine med $ 2.400 det kommende året for å delta på kontoen, er hele $ 2400 tilgjengelig for kvalifiserte utgifter 1. januar, selv om lønnen din vil bli redusert $ 200 i hvert av følgende 12 måneder av året. Dette aspektet av FSA er en antatt risiko for arbeidsgiveren ved at du kanskje ikke blir værende i selskapet i hele 12 måneder med fradrag. Eventuelle beløp utover dine faktiske bidrag vil komme på bekostning av arbeidsgiveren. Dette er en av grunnene til at mindre arbeidsgivere eller selskaper med høy omsetningshastighet kvier seg for å tilby helsetilsyn.
Kvalifiserte utgifter: Planene er ment å dekke utgiftene dine til lege, tannlege, syn og apotek. I 2011 ble loven endret for å begrense sistnevnte til de medikamenter som krever resept fra lege; det gjør det ikke inkluderer reseptfrie medisiner. Heldigvis er det et bredt utvalg av behandlinger og utstyr som kvalifiserer om medisinsk nødvendig. IRS-publikasjon 502 inneholder en detaljert liste over utgifter som er kvalifiserte og ikke kvalifiserte, samt en forklaring på hva som anses å være "medisinsk nødvendig" og dokumentene som kreves for å bevise en slik status.
Administrasjon: Mange arbeidsgivere utsteder debetkort til ansatte med FSA har planer om å betale for alle støtteberettigede utgifter. Noen krever også at de ansatte som bruker kortene oppgir spesifiserte kvitteringer til planen for å bekrefte valgbarhet. Heldigvis er betalingsmåten og regnskapskravene ikke tungvint for de fleste FSA-deltakere, og bør ikke være en avgjørende faktor i beslutningen om de vil delta i planen eller ikke..
Koordinering med en sparekonto i helsevesenet: Generelt sett kan du ikke delta i både en helsetilsyn og en helsesparekonto (HSA). Imidlertid er det unntak og spesifikke regler som gjelder som kan påvirke deg. F.eks. Kan FSA eller HSA bare være begrenset til syns-, tannpleie- og / eller forebyggende tjenester, og eliminere muligheten for en "dobbelt dukkert." Du må snakke med bedriftens personalavdeling og din regnskapsfører for å være sikker på at du trygt navigerer i reglene for begge kontotyper.

Avhengig pleie FSA

Hensikt: Utgifter i denne typen FSA er begrenset til skattetrekkelige barnehageutgifter som påløper for å ta vare på de avhengige barna dine eller en pensjonist som bor hos deg og blir hevdet som en "avhengig" av din personlige selvangivelse. Dette inkluderer barn under 13 år, så vel som barn eller voksne som er fysisk eller mentalt ute av stand til å ta vare på seg selv.
Årlig bidragsgrense: Det årlige bidraget er på 5 000 dollar per år per husholdning, uavhengig av antall dekningspersoner. Beløpet som din arbeidsgiver betaler på dine vegne er ikke begrenset til din trukket lønn, men beløp som din arbeidsgiver betaler utover $ 5000 vil bli tilskrevet inntekt til deg på slutten av året og skattepliktig. For eksempel kan arbeidsgiveren din godta å betale 1000 dollar månedlig for barneomsorgen din, selv om beløpet som kan utelukkes fra bruttoinntekten din for skatteformål er begrenset til $ 5000 per år (eller $ 2500 for gifte ansatte som innleverer separat avkastning). Som et resultat vil det overskytende beløpet på $ 7000 som representerer forskjellen mellom $ 12 000 som arbeidsgiveren har betalt og maksimal eksklusjon på $ 5000 rapporteres som inntekt til deg for skatter, FICA og FUTA. Hvis de er gift, må begge ektefellene jobbe for å bruke en avhengig FSA (med mindre ektefellen er enten funksjonshemmet eller en heltidsstudent).
Begrenset fondets tilgjengelighet: I motsetning til helsevesenet FSA, er den avhengige FSA ikke "forhåndsfinansiert." Arbeidsgiveren din betaler bare ut midler, da de ville bli samlet inn fra lønnsslippen din hvis du ikke hadde gjort valget. For eksempel, hvis du har avtalt å redusere inntekten med $ 400 hver måned, ville den avhengige FSA sørge for en refusjon på $ 400 av støtteberettigede kostnader hver måned, selv om de faktiske utgiftene var større.
Kvalifiserte utgifter: Formålet med FSA er generelt å dekke de utgiftene som påløper for å fortsette å jobbe - ikke utgifter, uansett hvor fordelaktig, verdig eller forsvarlig for den avhengige personen. For eksempel er kostnadene for en barnevakt i hjemmet ditt eller i andres hjem mens du jobber, støtteberettigede. kostnadene for en barnevakt til enhver tid til noe annet formål er det ikke. Lønnen til en husholderske er ikke kvalifisert; den delen av en husholderske lønn for den tiden han eller hun har omsorg for en avhengig er kvalifisert. Kostnadene ved en barnehage er en godkjent utgift, mens barnehageundervisningen ikke er det. IRS-publikasjon 503 detaljer og forklarer godkjente og ikke-godkjente utgifter.
Administrasjon: De fleste avhengige FSAer som er avhengige, fungerer som refusjonskontoer, i motsetning til helsetilsynets fSAer, som ofte betaler direkte til tilbydere. Hver planadministrasjon er forskjellig og kan kreve forskjellige refusjonsskjemaer og kvitteringer. Hvis du vurderer å melde deg på en avhengig fleksibel utgiftskonto, kan du kontakte personalavdelingen og / eller administratoren av kontoen for å være sikker på at du forstår og overholder kravene i planen for refusjon..
Koordinering med føderale og statlige skattekreditter: I henhold til gjeldende skattelovgivning er det en rekke inntektsskattekreditter som er tilgjengelige for å hjelpe deg med å betale utgiftene til et barn eller eldre som blir hevdet som din avhengige. Skattekreditt for barn og forsørgeromsorg gir maksimale føderale skattekreditter opp til $ 2.100 per familier under visse betingelser, mens skattefradrag for barn gir opp til en kreditering på $ 1000 for hvert kvalifiserende barn basert på inntekten din. Det er mulig å dra nytte av begge studiepoengene og bruke en avhengig FSA. Det kan imidlertid være lurt å rådføre seg med en regnskapsfører eller CPA for å unngå å gjøre en feil i å kreve en av dem og pådra deg mulige straffer.

Jo høyere inntekt du er, desto større er fordelen du kan motta ved å koordinere bruken av de forskjellige studiepoengene og eksklusjonene som er tilgjengelige for deg. Det er ikke et spørsmål om enten / eller, men hvordan du kan maksimere fordelene til hver enkelt til din fordel.

FSA eller HSA?

Etter hvert som utgiftene til helsetjenester øker, endres stadig programmer for å hjelpe amerikanere med å betale disse utgiftene, og strategiene er tilgjengelige for å maksimere fordelen. Selv om følgende forhold kan veilede deg generelt når du tar en beslutning om å implementere eller endre fra en plan til en annen, er det ingen erstatning for god personlig økonomisk rådgivning fra en kvalifisert profesjonell investerings- eller forsikringsrådgiver.

Hvis arbeidsgiveren din ikke tilbyr en FSA, er det eneste alternativet HSA, der arbeidsgiverdeltakelse ikke er nødvendig.
Hvis du er eldre enn 65 år, kan du ikke trekke helseforsikringspremier i en HSA. Du kan imidlertid trekke dem fra i en FSA.
Hvis du ikke har helseforsikring (en tilstand jeg raskt anbefaler at du endrer), kan du fortsatt delta i en FSA. En betingelse for å etablere en HSA er kjøp av en helseforsikringspolicy med høy egenandel.
Hvis du har vanskeligheter med å projisere det kommende års helseutgifter, er bestemmelsen om å "bruke den eller miste den" som for øyeblikket berører FSA et viktig hensyn. En sparekonto i helsevesenet lar deg rulle over midler som ikke er brukt i løpet av ett år til det neste, og dermed samle en saldo som kan brukes i senere år.
Hvis du ønsker å rette investeringen til ditt bidrag eller tjene avkastning på det, må du bruke en HSA. Inntekter på individuelle fondsbalanser er ikke tillatt i FSA.

Endelig ord

Når det gjelder saken fra Gregory v. Helvering fra 1935, skrev den amerikanske lagmannsretten Juded Learned Hand berømt: “Om og om igjen har domstolene sagt at det ikke er noe uhyggelig i å arrangere saker som holder skattene så lave som mulig. Alle gjør det, både rike og fattige og alle gjør rett, for ingen skylder offentlig plikt til å betale mer enn loven krever. ”

Det er vanskelig å forestille seg en strategi som gjør at man bedre kan maksimere sin brukerkraft til fordel for seg selv og familien enn en fleksibel utgiftskonto. Hvis arbeidsgiveren din for øyeblikket tilbyr enten en helsetilsyn eller en helsetilsyn, må du undersøke det og vurdere å melde deg på i løpet av den kommende påmeldingsperioden.