Hvordan skrive og distribuere en pressemelding som får resultater

Når det er sagt, blir mange pressemeldinger aldri brukt av pressen, da de enten ikke er egnet for en bestemt publikasjon eller ikke inneholder interessante nyheter. Hvis du skal prøve å spre ordet om organisasjonen eller begivenheten din, er det avgjørende å forstå hvordan du lager en pressemelding som får deg merke - og får deg de resultatene du ønsker.

Komponenter i en effektiv pressemelding

For å øke sjansene for at selskapet ditt blir omtalt i media, skriver du om temaer som direkte og positivt påvirker samfunnet. Hvis bedriften din for eksempel utvider, sørg for å fokusere på hvordan utvidelsen vil skape arbeidsplasser. Eller hvis selskapet ditt deltar i en innsamling for en lokal veldedighet, kan du fremheve dette i pressemeldingen din og invitere samfunnet til å støtte saken.

Videre er det viktig å integrere følgende:

1. En iøynefallende overskrift
For å fange en journalists oppmerksomhet, er det viktig at du skriver en enestående overskrift. Tross alt er overskriftens rolle å oppmuntre en journalist eller annen mediepersonell til å fortsette å lese pressemeldingen din. Bruk derfor alltid en aktiv stemme i overskriften, i stedet for en passiv. For eksempel er "Selskapets utvidelse øker den lokale sysselsettingen med 500%" mer effektiv enn "Selskapet vil utvide West End of Factory med 2000 føtter."

2. En engasjerende leder
Når du fanger en journalists oppmerksomhet ved å gi et tema som både publikasjonens publikum og redaktør vil synes er interessant, er det avgjørende å holde journalisten engasjert. For å gjøre det, skriv en ledelse (begynnelsen på en pressemelding) på en slik måte at den vekker hjertene eller hodet til leserne dine. Husk å svare på spørsmålene om "hvem", "hva", "hvor" og "hvorfor" så raskt som mulig. Husk også at du ikke trenger å tilby en betydelig mengde detaljer på dette punktet - som kommer senere.

3. Sitater
Hvis du vil gi pressemeldingen mer stoff, kan du inkludere støttende sitater fra enkeltpersoner og grupper som er diskutert i utgivelsen. For eksempel, hvis din lille bedrift er vertskap for en begivenhet som skaffer penger for en bestemt veldedighet, kan du inkludere pristilbud fra veldedighetens beslutningstakere - og om mulig ta med tilbud fra personene som vil bli direkte berørt av innsamleren. Korte intervjuer gjennomført via e-post eller telefon skal være tilstrekkelig for å samle alle tilbud du trenger.

Forsikre deg om at sitatene du bruker er intelligente og støtter målet med pressemeldingen. Hvis det er grammatiske feil i sitatene, må du være sikker på at du korrigerer disse feilene uten å endre konteksten.

4. Kontaktinformasjon
Sørg for å inkludere nøyaktig kontaktinformasjon i pressemeldingen slik at journalister kan kontakte deg eller organisasjonen din med spørsmål. Inkluder også kontaktinformasjon rettet mot kunder slik at de kan kjøpe produktet eller tjenesten din. Mot slutten av pressemeldingen, gi deg en beskjed om deg selv eller ditt selskap angående din bakgrunn, misjon og tjenester.

5. Fakta, statistikk og påtegninger
Ta med støttestatistikker fra en anerkjent kilde i din pressemelding for å gi stoffets pressemelding. Inkluder for eksempel sitater fra administrerende direktør i selskapet ditt, en ekspert forretningsanalytiker eller til og med en fornøyd forbruker.

6. Økonomisk bruk av ord
Journalister har begrenset tid, så hold pressemeldingene dine korte og aktuelle. Hvis du kan bruke fem ord i stedet for åtte for å si noe, kan du gjøre det og begrense størrelsen på pressemeldingen til omtrent en side. En journalist kan alltid ringe deg hvis han eller hun trenger ytterligere detaljer. Hvis du ønsker det, kan du imidlertid legge ved et faktablad om firmaet ditt som referanse.

7. Nøyaktighet og riktig grammatikk
Før du sender pressemeldingen til media, må du forsikre deg om at all informasjonen er nøyaktig og ikke utdatert, og at dokumentet er fritt for grammatiske feil og stavefeil. Det er viktig at du ser ut til å være profesjonell og pålitelig - du får bare ett skudd for å gjøre et flott førsteinntrykk.

8. Profesjonelle bilder
Ikke alle publikasjoner har muligheten til å ta bilder av deg eller din organisasjon personlig. Derfor er det en utmerket idé å ha bilder av profesjonell kvalitet klare for mediekontaktene dine. Disse bildene skal være i jpeg-format og være størrelse på minst 5000 × 500 piksler og 72 punkter per tomme (DPI) for elektroniske medier - og høyere for utskrift, noe som ofte krever at bilder skal være størrelse på 300 DPI.

Alternativer for å skrive pressemeldingen

Det er flere alternativer når det gjelder å velge hvem som skal lage din pressemelding. Vær ærlig når du vurderer evnene til deg selv og dine ansatte, så vel som virksomhetens budsjett, når du vurderer følgende:

1. Skriv det selv
Hvis du er trygg på dine PR- og markedsføringsevne, skriver du selv pressemeldingen. Tross alt er det ingen som kjenner virksomheten din bedre enn deg - og hvilken bedre måte er det å spare?

2. Ansett en profesjonell skribent
Hvis du ikke har ferdighetene eller har tid til å skrive en pressemelding, er et utmerket alternativ å ansette noen til å skrive den for deg. Sørg for å jobbe med en skribent som har masse forretningserfaring og markedsføring. For å bestemme hans eller hennes erfaringsnivå, be om informasjon knyttet til profesjonell bakgrunn, og også be om direkte prøver. Ta det et skritt videre og bekreft den profesjonelle informasjonen til søkerne ved å sjekke LinkedIn-profiler eller ved å utføre Google-søk.

For å finne en forfatter, be kollegaene om en henvisning, legge ut en annonse på Craigslist eller på sosiale medier nettsteder, eller bruke en søkemotor. Prisene for en profesjonell frilansskribent kan variere fra $ 50 til $ 500 basert på hans eller hennes erfaringsnivå.

3. Arbeid med et PR-byrå
I tillegg til å skrive pressemeldinger, kan et PR-byrå samarbeide med deg for å lage en storskala PR-plan. Når det er sagt, hvis du jobber med et begrenset budsjett, vil mange PR-byråer være utenfor din prisklasse. Generelt jobber PR-byråer med en månedlig holder, og fullfører under kontrakt et bestemt antall pressemeldinger og andre PR-oppgaver for deg.

Mindre PR-byråer kan kreve mindre enn $ 1000 per måned for et bestemt antall tjenester, inkludert pressemeldinger, mens et større PR-firma i boutique kan belaste så mye som $ 10.000 per måned. Husk imidlertid at det er PR-byråer som jobber prosjekt-for-prosjekt-basis.

Hvordan promotere din pressemelding

Kampanje er nøkkelen til å få pressemeldingen foran høyre øyne og på nok skrivebord for å gjøre inntrykk.

1. Sett sammen en liste over mediekontakter
Hvis du er en gjør-det-selv-type, eller hvis du er målrettet mot lokale medier, kan du enkelt lage din egen liste over mediekontakter. Bare merk navnet, posisjonen og e-posten til hver pressemeldingskontakt, og husk å oppdatere denne listen regelmessig, da redaktører ofte endrer stillingsstillinger i selskaper.

For å sende en pressemelding, bare send utgivelsen til den aktuelle redaktøren. Forsikre deg om at du inkluderer pressemeldingen og det medfølgende bildet i e-postadressen, og ikke som et vedlegg. Hvis du vil øke sjansene for at e-posten din blir åpnet, inkluderer du overskriften til pressemeldingen i emnelinjen for e-post.

2. Kjøp en katalog
En utmerket måte å få tilgang til mange målrettede kontakter er ved å kjøpe en katalogliste. Med kataloger kan du velge enten generell eller mer spesialisert kontaktinformasjon for media. Prisene for disse katalogene kan selvfølgelig variere betydelig. Noen populære kataloger inkluderer Burelles Media Directory ($ 60 til $ 1000) og Bacon's Information, Inc. kataloger ($ 425 til $ 1.350).

3. Bruk en pressemelding distribusjonstjeneste
Selskaper som PR Newswire og PRWeb kan distribuere pressemeldingen din for en viss fastsatt avgift, ofte fra $ 100 til $ 500. Disse distribusjonstjenestene oppretter en personlig mediedatabase og distribuerer pressemeldinger til de aktuelle kontaktene.

Endelig ord

Når du har fått oppmerksomheten til media, er det viktig at virksomheten din er forberedt på oppmerksomhet og mulig tilstrømning av virksomheten som kan følge av mediaoppmerksomhet. Gjør deg tilgjengelig, returner samtaler raskt, og vær sikker på at du har nok personell, båndbredde og tilgjengelig produkt. Hvis ikke, kan journalister og lånetakere lett bli frustrerte og dele negativ informasjon om sine opplevelser.

Etter at en bestemt journalist kjører en historie om deg og bedriften din, er det viktig å holde kontakten. Offentlighet er ikke en engangs ting, og for å lykkes er det i din beste interesse å fortsette å sende interessante og relevante pressemeldinger og tips om innsider til listen over kontakter.

Hvilke andre tips kan du foreslå for å lage og distribuere en vellykket pressemelding?