14 spørsmål du må stille når du velger en lønnstilbyder for din virksomhet
Hvis bedriften din betaler ansatte eller entreprenører - selv om det er et enkeltpersonforetak eller mikroforretning uten andre tradisjonelle ansatte enn deg - er det på tide å se på en lønnsleverandør for små bedrifter. Du trenger en profesjonell lønnspartner hvis du:
- Velg å skattlegge pass-LLC som et selskap - dette er kjent som S-corp-valg, en vanlig juridisk forretningsstruktur som kan tilby skattefordeler for solopreneurs og eiere av små bedrifter; eller
- Sette ut vanlige oppgaver, prosjekter eller forretningstjenester til uavhengige entreprenører som du betaler direkte; og
- Ønsker ikke å administrere den tid- og detaljintensive prosessen med å beregne lønnsutgifter, utføre lønningsløp og opprettholde samsvar med statlige og føderale skatte- og rapporteringskrav.
Med dusinvis av anerkjente lønnsleverandører som er åpne for virksomhet, er det ingen liten oppgave å velge en. Og fordi dette er en avgjørelse du bare vil ta en gang, er innsatsene ikke trivielle. Velg med omhu, ellers vil du være tilbake i markedet for lønnsleverandører for tidlig.
Viktige betraktninger for valg av lønnsleverandør for småbedrifter
Når du vurderer de mange småbedriftsalternativene til behandling av lønn der ute, kan du se på følgende viktige faktorer for å sikre at du tar det beste valget for bedriften din og dens ansatte.
1. Har det en god omdømme?
Lønnsleverandører med godt omdømme har en tendens til å levere sine løfter. Til tross for sin tilsynelatende enkelhet, er løping med lønn en kompleks bestrebelse med mange bevegelige deler bak kulissene. MyPayrollHR, en skybasert prosessor som brått stengte etter en siste runde med tilbaketrekning av arbeidsgivere i september 2019, er en advarselsfortelling for arbeidsgivere som er overbevist om at lønnsleverandører kan byttes ut.
Oppdragsgivere liker QuickBooks lønn har lagt til og foredlet lønns- og HR-funksjoner i mange år og dyrket voldsomt lojale følger i prosessen. Hvis du ikke er komfortabel med å overlate det som uten tvil er selskapets mest avgjørende ikke-forretningsmessige funksjon til en upstart som kanskje eller ikke kan tjene godt på sine krav, kan du se på en etablert aktør i stedet.
2. Håndterer det lønnsskattberegning og betaling?
Styring av lønnsskatter er et tidkrevende, detaljorientert prospekt som driver utallige bedriftseiere som ellers ville gjort sin egen lønn i armene til lønnsleverandører. Hvorfor betale for lønnsbehandling som ikke inkluderer automatisk beregning, arkivering og betaling av lønnsskatt?
Hvis din foretrukne lønnsleverandør ikke tilbyr omfattende skatteforvaltning på alle prispunkter, må du tenke nøye igjennom før du fortsetter. I det minste, vår til en plan som inkluderer skatteforvaltning.
3. Er det mobilvennlig og mobilfunksjonell?
Sjelden er skyappen som ikke forteller om sin "mobilvennlighet." Mobilvennlige apper har ren tekst med større front og skarpe ikoner som vises leselige og tydelige på små skjermenheter som smarttelefoner. Det er en viktig faktor for enhver bedriftseier eller lønnsledelse som ønsker fleksibilitet til å administrere og utføre lønningslister mens du er på farten.
Men mobilvennlighet er ikke det eneste hensynet til hyppige mobilbrukere. Hvis du forventer å gjøre noe betydelig lønnsarbeid fra smarttelefonen eller nettbrettet ditt, eller du planlegger å ansette en personalperson til å gjøre det samme, kan du velge en lønnsleverandør med utmerket mobilfunksjonalitet - ikke en hvis mobilapp eller -side er en blek etterligning av det komplette skrivebordsproduktet.
4. Tjener det høye merker fra brukere?
Ikke alle lønnsleverandører nyter luksusen av ufravær eller fordelene med husstandens status. De fleste gjør det ikke. Når du bare vurderer de prosessorene med mange års konsistente resultater, kan du savne kvalitetsoppgraderinger som gjør ting annerledes og bedre enn selvtilfredse etablerere.
Begynn søket ditt etter pålitelig informasjon om nyere lønnsprosessorer ved å kjemme gjennom anerkjent teknologi og virksomhetspublikasjoner, inkludert Money Crashers, for upartiske anmeldelser. Tillegg ekspertanmeldelser med tilbakemeldinger fra faktiske brukere på plattformer som Capterra. Og se etter mønstre av klager med statsadvokaters generelle og private voldgiftsmenn som Better Business Bureau.
5. Tilbyr det integrert tidsporing?
Integrert tidssporing er vanligvis ikke en avtalsbryter for små bedrifter med jevnlig funksjonærer som er fritatt for overtidsbetaling eller for de som utelukkende er avhengige av kontraktsarbeid..
Men det er avgjørende for arbeidsgivere med ansatte per time, og det er dobbelt så når de ansatte jobber forskjellige timer hver lønnsperiode. Restauranter og kafeer, leverandører av eiendomsvedlikehold og sesongbaserte virksomheter av alle typer har omfattende tidtaksbehov som krever tett integrering av lønn.
6. Når den er satt opp, kjører den lønn automatisk?
Manuell lønn er en betydelig tidsavløp for virksomheter med flere ansatte og entreprenører. I stedet for å trekke deg tilbake til å bruke timer på å sørge for at du er klar til å kjøre lønn, velger du en lønnsleverandør som automatiserer prosessen etter det første oppsettet. For eksempel alle QuickBooks lønn prispoeng tilbyr automatisk lønn for funksjonærer ved direkte innskudd, alltid med muligheten til å forhåndsvise løpet og muligheten til å legge til spesiell kompensasjon som bonuser og provisjoner etter behov.
7. Tillater det direkte innskudd samme dag?
Alt annet beveger seg raskere i disse dager. Hvorfor ikke din lønnsleverandør direkte behandling?
To-dagers direkte innskuddsstandard er nesten så antikvitert som papirsjekken. Med arbeidsledighet i nærheten av historiske lavmål leter talentfulle arbeidere etter noen unnskyldning for å komme seg videre. For allerede upåvirkede ansatte er sakte lønnsbehandling ofte det ordspråklige strået som knekker kamelens rygg. Det er ingen grunn til å friste skjebnen.
Avhengig av planen, tilbyr ledende lønnsbehandlingsplattformer som QuickBooks Payroll neste dag og samme dag direkte innskudd, noe som reduserer eller eliminerer gapet mellom utbetaling av lønn og innskudd. Det er en funksjon som lar deg selge rask betaling som en av de mange medarbeidervennlige fordelene du tilbyr nyansatte.
8. Er det enkelt for ikke-profesjonelle å bruke?
Selv om du har ressurser til å ansette en bokholder på heltid eller heltid, vil en lønnsplattform utformet med folk som ikke er regnskapsførere i tankene, tjene deg bedre. Lønn er enkelt å overkomplisere. Men det er ikke rakettvitenskap, så det er ingen grunn til å stole på at en underordnet eller utenforstående leverandør kan navigere i grensesnittet til din lønnssuite eller tolke rapportene.
Før du kjøper en lønnsplan, bruk litt tid på å sile gjennom leverandørens hjelpeinnhold. Se etter omfattende arkiver, veiledningsvideoer, ekspertskrevne artikler på vanlig engelsk og brukergenerert innhold. Se og les dette innholdet for å få en følelse av plattformens grensesnitt og muligheter, og spør deg selv: Kan jeg bruke denne programvaren til å kjøre lønningsliste uten å gjøre en kostbar, tidkrevende beregningsfeil?
9. Er det priset riktig?
Lønn er et område der det vanligvis lønner seg å betale mer for et produkt av høyere kvalitet. Med andre ord, du får det du betaler for her.
Men ikke betal for funksjoner og funksjoner du ikke trenger, eller betal mer enn de er verdt for de du gjør. Finn en lønnsleverandør som tilbyr flere planalternativer som spenner over en rekke prispunkter, jo bedre skaleres når du legger til ansatte og ønsker velkommen til mer komplekse HR-utfordringer.
Når du evaluerer potensielle leverandører av lønn, må du være nøye med mengden og kvaliteten på de tilsvarende planenes funksjoner. Når du sammenligner planer på to nivåer som tilbys av to gitte tilbydere, kan du se på eventuelle blotte utelatelser eller velkommen inkludering. Sammenlign deretter prisene deres for å finne ut hva som er en bedre verdi.
10. Få nye brukere spesielle priser?
Mange lønnsleverandører tilbyr spesielle priser for nye kontoer. Gratis prøveperioder, som oftest strekker seg 30 dager - og noen ganger lenger - er ganske vanlige. Så er lengre rabatter. For eksempel, QuickBooks lønn tilbyr 50% avslag i tre måneder, tilsvarende 45 dager gratis, til nye brukere som gir avkall på 30-dagers gratis prøveperiode.
11. Hjelper det med rapportering om ny leie?
Statlige arbeidstilsynsmyndigheter krever at virksomheter rapporterer nye ansettelser kort tid etter at de oppstår. Ingen lønnsleverandører arkiverer nye leierapporter på dine vegne. Men mange gir skjemaene du trenger for å gjøre det nøyaktig og raskt.
12. Garanterer det lønnsskatteresultater?
QuickBooks lønn er ikke den eneste lønnsleverandøren som automatisk beregner, arkiverer og betaler lønnsavgift med minimale innspill som kreves av brukere. Men det fortjener ros for en kundevennlig skattefunksjon. Dens avgiftsfrie garanti løfter om å tilbakebetale IRS straffeavgift og renter opp til $ 25 000 per år når du videresender skattemeldingen til IRS innen 15 dager etter mottakelse.
Til tross for liten skrift gir QuickBooks Payrolls skattefrie garanti rikelig med trygghet for bedriftseiere som er bekymret for at lønnsprosessorens uforsiktighet kommer tilbake for å bite dem. Det er en gest få leverandører av lønnsskatt replikerer.
13. Har det plass til en rekke lønnsstrukturer og arbeidstakerklassifiseringer?
Lønnsleverandøren din skal ikke ha problemer med å imøtekomme bedriftens lønnsbehov, uansett hvor komplekst eller foranderlig det er. Se etter leverandører som gjør det enkelt å endre ting som ansattes timepris, overtidsgodtgjørelse, spesielle lønnsatser, fritatt status og bonusberettigelse. Du trenger en lønnsleverandør som vokser med virksomheten din når du legger til og markedsfører entreprenører og ansatte.
14. Integrerer det med eller tilbyr direkte tilgang til andre HR-produkter?
Lønnsbehandling er ikke det eneste menneskelige ressurser som virksomheter trenger når de vokser. Hold deg et skritt foran planene dine og unngå uvelkomne uforenligheter mellom nåværende og fremtidige HR-funksjoner ved å velge en lønnsprosesseringssuite som integreres sømløst med andre kjerneprodukter fra HR og bokføring, som fordeler og administrasjon av arbeidstakere. Se etter insentiver til å kjøpe flere tjenester samtidig. QuickBooks lønn kunder får 50% avslag i tre måneder når de for eksempel registrerer seg for QuickBooks Accounting.
Endelig ord
Valg av lønnsleverandør vil ha en konkret effekt på din lille bedrift. Den ideelle lønnsleverandøren merker de fleste av disse boksene, blant annet:
- En fullstendig mobilvennlig og mobilfunksjonell opplevelse
- Brukervennlighet for ikke-profesjonelle
- Utmerket verdi for en rekke brukssaker
- Verdifulle funksjoner som integrert tidssporing og regnskap
- Total trygghet rundt styring av lønn
- Fleksibilitet og skalerbarhet for voksende virksomheter med en blanding av uavhengige entreprenører og heltidsansatte
- Hand-off drift, inkludert automatisk lønnsbehandling
- Medarbeidervennlige funksjoner, som direkte innskudd samme dag
Dette er rimelige krav for bedrifter som søker en full-service lønnsleverandør som gir godt av løftene.
Noen bedrifter har andre ikke-forhandlingsmidler for potensielle leverandører av lønn. Ikke vær redd for å presse salgskontaktene dine for å forklare hvordan de kan imøtekomme dine behov. Hvis de virkelig vil ha virksomheten din, vil de gjøre sitt beste for å komme gjennom.
Har du en foretrukket lønnsleverandør for småbedrifter? Hva er din favoritt ting om det?
