8 måter å øke ansattes produktivitet i din lille bedrift

Men hva med teamet ditt? I motsetning til gigantiske selskaper har du ikke et enormt lønnsbudsjett, så hvert minutt teamet ditt er på døgnet må brukes så effektivt som mulig.

Imidlertid har arbeidere i USA et produktivitetsproblem. Vi bruker mer tid på jobben enn de fleste andre industriland, men all denne ekstra tiden betyr ikke at vi får gjort mer. Faktisk har produktiviteten generelt hatt en nedadgående trend siden den store resesjonen.

En av de beste måtene å øke produktiviteten på er å øke ansattes engasjement fordi produktivitet og engasjement går hånd i hånd. Imidlertid er det mange andre kostnadseffektive strategier du kan bruke for å få mer fra teamet ditt.

Viktigheten av balanse mellom arbeid og liv

Før du implementerer noen planer for å øke teamets produktivitet, er det viktig å forstå psykologien bak produktiviteten i seg selv. Hva er det egentlig som gjør noen arbeidere mer produktive enn andre?

Svaret er ganske enkelt. Forskning fra University of Warwick fant at når arbeidere er fornøyde, er de 12% mer produktive. Lykken og en positiv balanse mellom arbeid og liv oversettes ofte til arbeidstakere som er engasjert, engasjert og viktigst, produktivt.

Hvis dette høres litt for enkelt ut, se på arbeidsmarkedet i Danmark. I følge World Values ​​Survey er dansker de lykkeligste i verden, og dette inkluderer tiden de bruker på jobb. Utenriksdepartementet uttaler at de også er det nest mest produktive landet i EU.

OECD Better Life Index rangerer Danmark og Nederland øverst på listen for land med den beste balansen mellom arbeidsliv og arbeid. Som du kanskje antar er USA nesten på bunnen.

Fra dette kan vi rimelig konkludere med at jo mer du jobber for å øke teamets helse, lykke og balanse mellom arbeidsliv, jo mer vil de gi fordel med høyere produktivitet. Dette fører igjen til høyere fortjeneste for deg, og et bedre arbeidsmiljø for alle.

Hvordan øke teamets produktivitet

Det krever ikke et stort lønnsbudsjett for å forbedre folks arbeidsliv. Det er mye du kan gjøre som eier av en liten bedrift for å gjøre ting bedre for teamet ditt.

1. Angi rimelige arbeidstider

Det kan virke kontraproduktivt, men krever at teamet ditt jobber mindre kan inspirere dem til å produsere mer.

I følge Fast Company jobber arbeidere i Danmark vanligvis bare 33 timer per uke. Og de får minst fem til seks ukers ferie hvert år (sammen med opptil ett års barsel når de trenger det).

I USA blir lange timer ofte sett på som et tegn på engasjement. Imidlertid kan dette føre til "presentisme", som er når arbeidstakere er på jobb, men ikke fungerer på full kapasitet på grunn av sykdom, søvnmangel eller andre medisinske faktorer. Harvard Business Review uttaler at presentisme kan redusere individuell produktivitet med en tredjedel. Lange timer kan også redusere produktiviteten på grunn av stress, utkobling og en skjev balanse mellom arbeidsliv og arbeid.

For å bekjempe dette, gjør du hva du kan for å redusere teamets timer. La folk dra hjem tidlig på fredag ​​ettermiddag, eller gi dem fleksibiliteten til å komme inn senere på mandag morgen. Ikke bare vil dette bidra til å redusere arbeidskraftskostnadene i virksomheten din, men du vil sannsynligvis oppleve at teamet ditt vil jobbe hardere til gjengjeld.

2. Vær fleksibel med planlegging

Å redusere timer er en strategi for å øke produktiviteten; å være fleksibel med arbeidstiden er nært beslektet.

Alles behov blir annerledes, så snakk med folkene dine for å finne ut av det hvor de trenger større fleksibilitet med arbeidsuken. For eksempel kan du ha en person som vil elske en lengre lunsjpause på tirsdager for å delta på en yogaklasse, mens noen andre gjerne vil reise tidlig på onsdager for å hente et barn fra barnehage.

Avhengig av din virksomhet, kan det hende at du ikke kan imøtekomme alles behov. Å finne ut hvem som trenger hva, og gjøre ditt beste for å gi teamet ditt mer fleksibilitet, vil imidlertid vise at du bryr deg om deres lykke og velvære. Dette kan igjen øke engasjementet og føre til større produktivitet.

3. Gi teamet ditt mer autonomi

Hvert samfunn har forskjellige kulturelle normer og verdier. Og disse normene og verdiene påvirker direkte hvordan vi oppfører oss. På begynnelsen av 1970-tallet utviklet psykolog Geert Hofstede et rammeverk for å måle disse samfunnsnormene ved å bruke Hofstedes kulturelle dimensjoner.

Hofstedes kulturelle dimensjoner måler seks dimensjoner innenfor hver kultur. Disse inkluderer:

• Power Distance Index
• Individualisme vs. kollektivisme
• Usikkerhet Unngåelse
• Maskulinitet vs. femininitet
• Langsiktig orientering kontra kortvarig orientering
• Overbærenhet kontra tilbakeholdenhet

Når du forstår de unike dimensjonene til en kultur og hvordan deres kollektive verdier avviker fra din egen, kan du bli en bedre formidler og en bedre leder.

Så, hva har alt dette å gjøre med å øke produktiviteten i småbedrifter? Vel, ganske mye, spesielt når det gjelder autonomi.

Autonomi, eller mangel på dette, er direkte relatert til Power Distance Index. Power Distance er forventningen og troen på at makt er fordelt ulikt. Så, i land med en høy maktdistanseindeks, tror mindre mektige medlemmer av en organisasjon på maktulikhet. Lederen deres forteller dem hva de skal gjøre, og de gjør det uten spørsmål. I land med lav Power Distance Index mener teammedlemmer at de er på lik linje med sjefen sin. Forholdet handler mer om samarbeid og mindre om "sjef og ansatt."

Det skulle ikke komme som noen overraskelse at USA har en høy maktdistanseindeks; vi er rangert på 40. Danmark har den laveste kraftdistanseindeksen i verden; de er rangert som 18.

Danskene har et rikt og styrket arbeidsliv delvis fordi de har mye autonomi. Og det er rikelig med forskning som sikkerhetskopierer det dansken har visst i årevis: Mer autonomi = større lykke = høyere produktivitet.

En studie publisert i European Journal of Work and Organizational Psychology fant at arbeidere som hadde større autonomi og støtte opplevde høyere tilfredshet og motivasjon. En annen studie, publisert i Nordic Journal of Working Life Studies, fant at desentralisert beslutningstaking (også kjent som autonomi) fører til større produktivitet hos finske arbeidere..

Alt dette peker på den samme konklusjonen: Jo mer kontroll du overlater til teammedlemmene dine, desto lykkeligere og mer produktive blir de.

Det er viktig å tydeliggjøre at å gi laget ditt mer autonomi ikke betyr at du lar dem gjøre hva de vil, når de vil. Hver ansatt trenger grenser. Men i stedet for å fortelle folket ditt hva de skal gjøre, så fortell dem hva du vil se, og la dem deretter velge hvordan de skal gjøre det. Å ha frihet til å velge hvordan å utføre arbeidet sitt er en essensiell komponent i autonomi.

Gi folket makten til å ta egne beslutninger når det er mulig. Og vis at du stoler på dem til å gjøre arbeidet sitt ved å gå bort. Du kan bli overrasket over hvor mye mer som blir gjort når du overleverer tømmene.

4. Prøv å begrense avbrudd

I følge Washington Post blir en typisk arbeider avbrutt eller bytter oppgaver hvert tredje minutt. Og det kan ta 20 minutter eller mer å komme tilbake til der de slapp.

Avbrudd er et stort avløp for produktiviteten, og de kan frarøve oss de beste ideene og innsatsene våre. Selv om vi ofte tvinger oss til å jobbe raskere for å kompensere for tapt tid, kommer den økte hastigheten til en pris.

Forskere ved Humboldt University fant at arbeidere som stadig ble avbrutt kompenserte for denne tapte tiden ved å jobbe raskere for å fullføre oppgaven sin. Selv om dette ikke er en overraskelse (vi gjør det tross alt), fører denne økte hastigheten til større stress, tidspress og frustrasjon. Disse faktorene kan begrense produktiviteten i fremtidige oppgaver.

Washington Post intervjuet effektivitetsekspert Edward G. Brown, som foreslår å opprette en Time Lock-avtale med teammedlemmer. En tidslås er en avtalt "stille tid" der alle rett og slett kan fokusere på arbeidet sitt. Med en Time Lock må arbeiderne skriftlig samtykke om ikke å avbryte kollegene med mindre det er en nødsituasjon.

Brown uttaler at en klient estimerte konservativt at personlig produktivitet økte med 40% til 60% når de begynte å bruke Time Lock-teknikken.

Selvfølgelig vil ikke bedriften din kunne bruke denne teknikken. Snakk med folkene dine om hvilke typer avbrudd de møter daglig eller ukentlig. Finn ut hvilke avbrudd som er mest skadelig for produktiviteten deres, og gjør hva du kan for å redusere eller eliminere dem.

5. Ansett støttende mennesker

La oss starte med et fiktivt scenario. I virksomheten din har du to ledere. Din første manager, Bill, overvåker alle på laget sitt med øynene til en hauk. Hvis en kunde klager, antar han med en gang at det er teamets feil, og han er rask med å gi beskjed om at han ikke er fornøyd med prestasjonen. Teamet hans jobber i et miljø med spenning, mistillit og frykt.

Sarah, den andre manageren din, er det motsatte. Hun behandler teamet sitt som familie. Hun er rask med å gi noen et lyttende øre, og hun er den første til å støtte en ny idé eller initiativ. Hun lytter alltid til begge sider av en historie, og når noen på teamet hennes trenger henne, har hun ryggen. Atmosfæren under Sarah er støttende, innbydende og avslappet.

Hvis du var ansatt, hvilken leder ville du jobbet hardest for?

Teamet ditt trenger støtte på jobben, og den første støttelinjen kommer fra manageren deres, enten dette er du eller noen du har ansatt. Hvis du vil øke teamets produktivitet, må du se nærmere på lederne dine (eller din egen lederstil).

De beste lederne holder en åpen dørs politikk. Dette betyr at døren deres alltid er åpen for at teammedlemmer kan komme inn og tale bekymringene sine, stille spørsmål eller diskutere problemer. Hvis teammedlemmer ikke føler seg komfortable med å kommunisere med manageren sin, eller hvis de frykter at de vil bli dømt hardt ved å avsløre at de ikke vet hvordan de skal gjøre noe, kommer produktiviteten til å lide.

Neste, sørg for at teamet ditt vet at de kan stole på din støtte. Vis dette engasjementet dag etter dag, og ikke bli motløs hvis det tar tid å skaffe seg tillit (spesielt hvis arbeidsmiljøet har vært giftig). Over tid vil folket ditt se at du har fått ryggen. Og deres engasjement (og produktivitet) vil bli bedre.

6. Respekter grensene deres

Det vil alltid være en annen telefonsamtale å returnere og en annen e-post å svare på. Det "digitale krypet" fra arbeidslivet i det 21. århundre påvirker alle, sjef og ansatte. Imidlertid er det ikke bare urimelig å forvente at teammedlemmer svarer på e-post klokken 22 eller fullfører arbeid på fridagene..

Hvis du vil øke produktiviteten, er det viktig å erkjenne at de ansatte har et liv utenfor arbeidslivet. Dette gjelder også lunsjpauser. En studie publisert i Academy of Management Journal fant at produktiviteten falt (og trettheten økte) da arbeidere hoppet over lunsj.

Det kan være vanskelig for arbeidstakere å gi slipp på arbeidet, spesielt i USA (hvor ofte, lange timer ofte blir sett på som et større engasjement). Så la folk få vite at du verdsetter livene deres utenom arbeid. Spør dem om deres familier og hobbyer, og oppfordre dem til å planlegge tid for disse aktivitetene og forpliktelsene akkurat som de gjør med møter og prosjekter.

Du må også lede ved eksempel. Invester tid i din egen familie, hobbyer eller åndelige sysler, og snakk om interessene dine for teamet ditt. Når det er mulig, unngå å sende e-post til folkene dine når de ikke er på jobb.

Til slutt, sørg for at alle på laget ditt tar en skikkelig lunsjpause; dette betyr å spise vekk fra pultene deres, ideelt utenfor der de kan få litt sol og frisk luft. Hvis det er mulig, må du lage et rent og innbydende rom for dem å spise, både innendørs og utendørs.

7. Overvåk stressnivåer

Du kan tro at høyere stress vil føre til redusert produktivitet. Dette er sant, men bare på et bestemt punkt. Det er et magisk platå når stress faktisk kan øke produktivitet.

Yerkes-Dodson Law, utviklet av psykologene Robert Yerkes og John Dillingham Dodson i 1908, dikterer at ytelse og produktivitet øker når nivået av opphisselse (stress) øker. Imidlertid, hvis stressnivået blir for høyt, begynner produktiviteten å synke.

Hvor ofte har du for eksempel funnet deg opp mot en utfordrende frist som du ikke var sikker på at du kunne oppfylle? Flyndret du, eller produserte du noen av de beste arbeidene dine? Hvis oppgaven ikke var for utfordrende, er det sannsynlig at du gikk an til anledningen beundringsverdig. Dette er Yerkes-Dodson-loven i aksjon. Når stress og kompleksitet er på de rette nivåene, skyter ytelsen seg.

Nå er den vanskelige delen å vite hvor mye stress som fører til optimal ytelse. Nye eller vanskelige oppgaver krever mindre opphisselse for optimal ytelse, mens kjente eller enkle oppgaver krever høyere stressnivå for å øke motivasjonen og produktiviteten.

Dette er grunnen til at det er viktig å se på hva de ansatte gjør, og analysere hvor mye stress som kan være forbundet med forskjellige oppgaver. Du kan deretter ta skritt for å øke eller redusere opphissingsnivået for å øke produktiviteten.

Her er et eksempel: Se for deg at du har bedt Pam, en av dine ansatte, om å skrive denne månedens kunde nyhetsbrev. Hun har gjort dette flere ganger allerede, og selv om hun skriver godt, tar det henne vanligvis flere dager å fullføre oppgaven. For henne er dette en kjent oppgave med lav opphisselse, slik at hun kanskje drar føttene litt.

Du kan forbedre produktiviteten hennes ved å gjøre oppgaven mer utfordrende; for eksempel å be henne om å intervjue en kunde for denne månedens nyhetsbrev, eller gi henne en kortere frist.

I motsatt ende av spekteret er Daniel. Du har nettopp satt ham til ansvar for å generere virksomhetenes ukentlige økonomiske rapporter. Han lærer fortsatt prosessen, og hver uke gjør han flere feil. Det hjelper ikke at rapportene må være ferdig senest fredag ​​ettermiddag. Med det andre ansvaret hans, finner han det nesten umulig å oppfylle denne fristen.

Dette er et eksempel på en ny og vanskelig oppgave som også har høy opphisselse (fra korte tidsfrister og oppgavekompleksitet). I dette tilfellet ønsker du å gjøre hva du måtte for å avlaste Daniel fra andre ansvarsoppgaver for å senke stressnivået, slik at han deretter kunne bruke mer tid og energi på å lære å generere økonomiske rapporter.

Det er viktig at du fokuserer på balanse når det gjelder å analysere oppgaver og stressnivå. Hvis du øker opphisselsen for mye på gale oppgaver, vil du ende med å senke produktiviteten.

8. Bruk tidsstyringsstrategier

En annen strategi du kan bruke for å øke produktiviteten er å lære teamet ditt effektive strategier for tidsstyring. En populær strategi er Pomodoro-teknikken, utviklet av Francesco Cirillo på slutten av 1980-tallet.

Teknikken er forfriskende enkel. Ved hjelp av en tidtaker jobber du i en bestemt tidsperiode, vanligvis 25 minutter. Deretter tar du en kort pause, vanligvis 3-5 minutter. Disse pausene kalles pomodoros, Italiensk for “tomat”, oppkalt etter den tomatformede timeren som Cirillo brukte da han var student.

Etter fire pomodoros tar du en lengre pause, vanligvis 15-30 minutter.

Strategien fungerer av flere grunner. For det første hjelper tickingen av timeren til å holde deg fokusert på oppgaven. Du kan bokstavelig talt høre tiden tikke bort, noe som kan være utrolig motiverende. Timeren minner deg også om å ta korte pauser. Forskning har vist gang på gang at hyppige pauser faktisk øker produktiviteten.

En studie publisert i tidsskriftet Ergonomics fant at hyppige, korte pauser, spesielt når de ledsages av tøyning, resulterte i høyere produktivitet sammenlignet med å ta færre, lengre pauser. En annen studie, publisert i tidsskriftet Work & Stress, fant at hyppige hvilepauser var en av de mest effektive måtene å opprettholde arbeidernes ytelse.

Effektiv tidsstyring og hyppige pauser er viktig. Men hva du gjør med pausene dine er også viktig. Forskere med MIT fant ut at når ansatte tok pauser med kolleger i sin sosiale gruppe, økte produktiviteten, så vel som styrken til den sosiale gruppen selv. Så du kan øke ytelsen ytterligere ved å planlegge en ansattes pauser med de av en kollega de er venner med.

Ytelsen kan også øke når arbeidstakerne blir ute for litt sol og frisk luft, så oppfordre teammedlemmer til å ta en rask spasertur ute på friminuttene. Dette er et annet område der du kan lede best ved eksempel. Ta hyppige pauser, og gjør en innsats for å komme deg utenfor for litt trening.

Endelig ord

Typisk har små bedriftseiere aldri nok tid eller penger til å gjøre alt de vil gjøre. Men å øke produktiviteten krever ikke en stor investering. Det meste av tiden tar det rett og slett mer bevissthet fra både eiere og ledere.

Hvis du er bedriftseier, hva gjør du for å oppmuntre til større produktivitet fra teamet ditt? Hvis du jobber for en større organisasjon, hva gjør selskapet ditt for å øke produktiviteten?