Slik forhindrer du bedrageri og ansattstyveri i virksomheten din - Retningslinjer og planer

Selv om du kanskje tror at svindlere er herdede kriminelle som hopper fra jobb til jobb, rapporterer Journal of Accountancy at de fleste personer som begår yrkesbedrageri er førstegangsforbrytere. Dessuten tar svært få svindlere en jobb med den hensikt å svindle virksomheten.

Dette betyr at flittige ansettelsespraksis og grundig bakgrunnssjekking ikke er nok til å forhindre at det skjer bedrageri hos bedriften din. Imidlertid er det visse faktorer som gjør en person mer sannsynlig å begå svindel.

Association of Certified Bedude Examiners hevder at det er tre elementer som vanligvis er på plass når svindel oppstår. For det første føler den enkelte som begår svindel økonomisk press - høy gjeld, en overdådig livsstil, familiemedlemmer med økonomiske problemer og spilleavhengighet er alle potensielle kilder til press.

For det andre trenger den enkelte en måte å rasjonalisere svindelen på. En intern monolog av "Jeg får ikke betalt nok," "Jeg jobber hardere enn sjefen gjør," "Selskapet vil aldri gå glipp av dette," og "Jeg fortjener dette" alt hjelper en person med å rettferdiggjøre uetisk oppførsel.

Til slutt trenger enkeltpersoner muligheten til å begå svindel. Selv om du som bedriftseier ikke alltid kan påvirke enkeltpersoners økonomiske situasjon eller holdning, kan du påvirke mulighetsfaktoren med kontroller og balanser og passende internkontroll.

Vanlige typer svindel

1. Misbruk av eiendeler

I følge Association of Certified Bedude Examiners, er misbruk av eiendeler den vanligste typen svindel som oppstår i små bedrifter. Misbruk av eiendeler oppstår når en ansatt eller entreprenør planlegger en ordning for å stjele eller misbruke selskapets ressurser, for eksempel kontanter eller varebeholdninger.

Vær nøye med hvordan bedriften din samler inn penger fra kundene. Hvis de riktige tiltakene ikke er på plass, kan en person avskjære pengene og skjule det for eieren.

2. Skimming

Skimming, en populær måte å stjele kontanter, innebærer å stjele en innkommende betaling før den kan registreres fullt ut i selskapets økonomiske poster. Si for eksempel at en kunde ønsker å kjøpe et produkt i en mursteinbutikk. En ordinær salgsmedarbeider kunne akseptere betaling for varene, men lomme kontantene i stedet for å registrere transaksjonen.

Med skimming kan en ansatt enten registrere bare en del av betalingen - for eksempel registrere bare $ 50 betalt når $ 100 ble gitt - eller ikke klarer å registrere betalingen helt. Siden salgstransaksjonen ikke er registrert, oppdateres heller ikke butikkens beholdning. Det betyr at den faktiske virksomhetsbeholdningen i realiteten vil være mindre enn det som gjenspeiles i regnskapsmaterialet.

Det er ikke bare personlige transaksjoner som er utsatt for skimming. En regnskapsmessig eller geistlig ansatt som mottar kundebetalinger kan også lomme inngående kontanter. Den ansatte kan da forfalske et kreditnota eller avskrive kontoen som uavhengig, slik at virksomheten ikke merker at betalingen mangler.

Et sammensatt, men ganske vanlig, skumfeilsvindel for kundefordringer, innebærer at kundene betaler. I en lapping-ordning lommer en bokholder eller regnskapsfører den kontante betalingen en kunde gjør mot den kundens konto. For å dekke opp mangelen bruker regnskapsføreren en betaling mottatt fra en annen kunde mot den første kundens konto. Hvis den andre kunden merker en feil kontosaldo, bruker regnskapsføreren en betaling fra en tredje kunde for å dekke underskuddet - og så videre.

Fordi betalinger er så feilstyrt, fanger noen alltid ordningen etter hvert. Fortsatt kan svindlere fortsette å lukke ordninger i måneder eller til og med år uten å bli fanget.

3. Cash Larceny

Kontantmangel ligner skimming i den forstand at en ansatt eller entreprenør stjeler innkommende kontanter. Forskjellen med likviditet er at den ansatte stjeler kontantene etter at de er blitt bokført i virksomhetens bøker.

For eksempel kan en ansatt stjele penger fra kassaapparatet etter at en transaksjon er blitt registrert. Den ansatte kan registrere en uredelig utbetaling av kassaapparatet for å skjule det faktum at kontanter mangler. For eksempel kan en ansatt annullere det forrige salget eller utstede refusjon og ta de tilsvarende kontantene ut av registeret.

Tegn på at kontanter blir stjålet
Skimmingordninger som involverer å avskjære kontanter før det er spilt inn, kan være vanskelig å oppdage. Du kan merke disse advarselsskiltene:

Lavt inventar. Hvis faktisk varebeholdning i butikken er lavere enn hva det skal være i henhold til bøkene, er det mulig at en ansatt ikke registrerer alt salg.
Gap i nummererte dokumenter. For restauranter og andre virksomheter som bruker forhåndsnummererte bilag, kan et gap i kupongene bety at en ansatt kastet kvitteringen og beholdt kontantene.
Kundeklager. Hvis en ansatt overlapper utbetalinger, har kunder en tendens til å ringe og klage på at kontosaldo ikke stemmer.
Lav inntekt under visse skift. Hvis kontantsamlingene er lavere når en bestemt ansatt jobber, kan det tyde på kontantstyveri.

Internkontroll for å forhindre tyveri av kontanter

Krev godkjenning fra lederen for å utstede kreditter, ikke-salg eller avskrivningskontoer. Når noen andre er involvert i transaksjonen, har en uærlig ansatt mindre mulighet til å stjele ubemerket.
Utstede månedlige kontoutskrifter. Det er mindre sannsynlig at en ansatt vil rote seg med kundebetalinger hvis klienter regelmessig oppdaterer kontosaldoen.
Instituttets obligatoriske ferietid og stillingsrotasjoner. Lappingsordninger faller raskt fra hverandre når den skyldige ansatte ikke har mulighet til å flytte penger.
Utfør overraskelseskassa. Ved å sammenligne kontanter i registeret med kontantinntekter, kan ledere raskt identifisere avvik i kontanter.
Videokameraer. Det er mindre sannsynlig at ansatte oppfører seg dårlig når det er et videokamera som overvåker registerene.
Lås bokser. Ved å få kundebetalinger sendt direkte til en banklåsekasse, passerer ikke kontanter gjennom ansattes hender og ansatte har ikke muligheten til å stjele den.

4. Bedragerige kontantutbetalinger

I stedet for å løfte penger når det kommer inn i virksomheten, stjeler andre svindlere utgående kontantutbetalinger. Av alle måtene som ansatte og entreprenører misbruker selskapets eiendeler, er det den mest brukte taktikken å stjele kontanter ved å fremstille uredelige kontantutbetalinger.

5. Faktureringsordninger

Ansatte kan fakturere for varer og tjenester som selskapet aldri mottok og lomme kontantene. Den ansatte forfalsker fakturaer med sammensatte tjenester eller produkter, og når sjekken er utbetalt, kasserer bedrageren den selv. Den ansatte har betaling utstedt til en ikke-eksisterende leverandør, ved å bruke navnet på et skallselskap som den ansatte eller en venn eller familiemedlem eier.

Ansatte kan også samhandle med en eksisterende leverandør for å overbelaste selskapet for produkter. I bytte mot å skyve gjennom en oppblåst faktura, gir leverandøren den ansatte en kutt i overskuddet.

Tegn på en faktureringsordning

Prisene til en leverandør har steget vesentlig. Når en leverandørs priser har økt med en høyere prosentandel enn bransjenormen, kan det være at du ikke får en god del.
Ansattes preferanse for en viss leverandør. En ansatt som insisterer på en bestemt leverandør eller ikke er åpen for å motta bud fra andre entreprenører, kan få et tilbakeslag.

Internkontroll for å forhindre en faktureringsordning

Vedlikeholde en godkjent leverandørliste, og skriv bare sjekker til godkjente leverandører. Dette forhindrer deg i å utføre betalinger til skallbedrifter eller ansattes venner. Før du legger til en leverandør på listen, må du undersøke og sikre at det er et legitimt selskap.
Vedlikeholde en godkjent prisliste sammen med en godkjent leverandørliste. Dette gjør det vanskelig for ansatte å heve prisene i samarbeid med leverandører.
Be om en kopi av mottaksrapporten før du signerer sjekker. På den måten signerer du bare sjekker for produkter som selskapet faktisk har mottatt.

6. Kostnader for refusjonsordninger

En annen måte å få penger ut av et selskap er å fudge utgiftsrapporter. Ansatte kan få en kunstig stor refusjonssjekk ved å legge til personlige utgifter, ikke-eksisterende utgifter eller på annen måte blåse ut kostnader på en anmodning om refusjon av utgifter.

Tegn på en refusjonsordning for kostnad

Ekstravagante utgiftsrapporter. Hvis en viss ansattes utgiftsrapporter er høyere enn historiske gjennomsnitt eller andre ansattes rapporter, er det tegn på at den ansatte bruker for mye.
Ansatt sender ikke inn kvitteringer. Når originale kvitteringer ikke er knyttet til utgiftsrapporten, vet du aldri om den ansatte faktisk har pådratt seg kostnaden.

Internkontroll for å forhindre refusjonsordninger for utgifter

Kreve kvitteringer for refusjon av utgifter. Hvis du ikke gjør det, kan ansatte legge til utgifter som de egentlig aldri har pådratt seg.
Dokumentere selskapets beløp for refusjonsutgift. I det skal du være klar over hvilke typer utgifter som kan refunderes og hva som ikke er passende for refusjon. Gi en kopi av policyen til alle ansatte.
Sammenlign utgiftsrapporter for alle ansatte som dro på en bestemt tur. Hvis en er mye høyere enn de andre, er det et tegn på at utgiftene blir oppblåst eller at den ansatte overskriver med vilje.

7. Sjekk forstyrrende ordninger

Ansatte eller entreprenører som har tilgang til utgående selskapskontroller, kan tukle med dem til egen fordel. Hvis blanke sjekker ikke holdes sikre, kan noen stjele noen få og gjøre dem ut til seg selv eller til en venn. En bokholder som utarbeider sjekker for at en bedriftseier kan signere, kan senere endre navnet på en sjekk, avskjære den og kontanter den selv.

Tegn på sjekk Tampering

Mellomrom i sjekketall. Hvis det er et sekvensielt gap i de nummererte tomme sjekkene dine, er det mulig at noen løftet noen få.
Klager på leverandør. Når en leverandør informerer deg om at den ikke har mottatt betalinger, selv om du har kuttet sjekken, kan betalingen ha blitt snappet opp.

Interne kontroller for å forhindre kontroll av tamling

Hold tomme sjekker sikre. De skal være innelåst på kontoret ditt til enhver tid. Ikke del nøkkelen din, og produser bare sjekkene når bokføringspersonalet er klare til å trykke dem.
Gå gjennom forretningsuttalelsen hver måned. Se etter sjekkbeløp du ikke gjenkjenner. Be banken din om å ta med en bildeskanning av innsjekkede sjekker, slik at du kan sikre at de ikke ble tuklet med før godkjenning.

8. Tyveri av varelager og andre eiendeler

Selv om kontantene dine er sikre, kan ansatte finne måter å stjele eller misbruke fysiske eiendeler som datamaskiner, firmaprodukter og varebeholdning.

Motta ordninger
Ansatte som er involvert i mottaksprosessen, kan stjele varelager eller produkter ved levering. De planlagte ansatte kan endre den innkommende leveringsrapporten og selskapet som mottar rapporten for å skjule svindelen. Hvis de ansatte også har tilgang til å kjøpe poster, kan de endre innkjøpsrekvisisjonen for å matche de falske fraktrapportene.

9. Asset Larceny

Hvis det ikke er mange fysiske kontroller for å overvåke eiendeler, kan ansatte og entreprenører ganske enkelt ta selskapseiendommer ut av lokalene og aldri returnere den.

Tegn på at eiendeler blir stjålet

Lavt inventar. Hvis varebeholdningen per bøkene er høyere enn de faktiske lagernivåene, kan noen stjele.
Dokumentasjon av inventar av dårlig kvalitet. Hvis støtte til kjøp og mottak av dokumenter ikke er originalene eller ser ut til å ha blitt endret, kan det hende du har å gjøre med en tyvs arbeid.

Internkontroll for å forhindre tyveri av fysiske eiendeler

Utfør tilfeldige lagertellinger. Dette kan tipse deg om mangel på lager og gjøre det mindre sannsynlig at ansatte stjeler.
Segreger inventaroppgaver. Den samme personen skal ikke være ansvarlig for både å kjøpe produkter og motta dem.
Installer sikkerhetskameraer. Spesielt overvåke rommene og områdene der lagring av varelager og verdifulle produkter.
Hold varelager og eiendeler sikre. Områder med verdifulle eiendeler bør låses når det er mulig, og bare visse ansatte skal ha nøklene.

Flere tips for å forhindre svindel i småbedrifter

I tillegg er det generelle strategier du kan bruke for å unngå svindel. Ved å endre måten du administrerer og måten du delegerer oppgaver på, kan du redusere sjansen for at noen vil bedra virksomheten din.

1. Kjenn dine ansatte

Cowan, Gunteski & Co., et CPA-firma, bemerker at du kan nappe potensiell svindel i knoppen hvis du er klar over endringer i ansattes atferd og holdninger. Sjekk med dine ansatte med jevne mellomrom, og ta deg tid til å chatte om hvordan ting går.

Spesielt må du følge med på disse atferdstrekkene som oftest er assosiert med svindlere:

Leve utover sine midler - for eksempel en ansatt med lav lønn som kjører et luksuriøst kjøretøy eller tar påkostede ferier
Opplever økonomiske vanskeligheter eller har problemer med å få endene til å møtes
Opprettholde et uvanlig nært forhold til en bestemt leverandør
Uvillig til å la en annen ansatt overta noen av sine plikter
Aldri tilkalle syke eller ta ferier
Å gå gjennom en skilsmisse eller slite med familieproblemer

Selvfølgelig vil du aldri anta at ansatte stjeler bare fordi de viser noen av disse egenskapene. Hvis du mistenker at det skjer svindel, kan du fremdeles fokusere overvåknings- og svindelforebyggende arbeid mot avdelinger og områder der ansatte med høy risiko jobber. Forsøk å hjelpe ansatte som er stresset eller sliter økonomisk på noen måte du kan - du vil beholde flere arbeidere og bygge ansattes lojalitet.

2. Administrer med integritet

Hvordan du oppfører deg som bedriftseier kan påvirke dine ansattes holdninger til tyveri. Hvis du kutter hjørner og ikke handler etisk, er de som jobber for deg mer tilbøyelige til å gjøre det samme. Motsatt, hvis du gjør en samlet innsats for å være ærlig og etisk i forretningsforholdene dine, vil de ansatte forstå at den samme oppførselen forventes av dem.

Lag en oppførselskode som skisserer hvilken type atferd du forventer av alle i bedriften din. Gjør det også klart at døren din alltid er åpen for ansatte som vil dele sin bekymring for forretningsdrift. Association of Certified Bedude Examiners fant at de fleste ledere finner ut om yrkessvindel etter å ha blitt tippet av, så vurder å implementere en anonym hotline for å rapportere mistanke om bedrageri.

3. Segreger plikter

En av de beste interne kontrollene for å forhindre svindel er segregering av plikter. Med andre ord, en person skal ikke være ansvarlig for så mange oppgaver at svindel kan bli begått og dekket opp uten eiernes kunnskap. For å fjerne muligheter for svindel, skal ingen personer ha forvaring av eiendeler (for eksempel kontanter og verdifulle produkter), muligheten til å registrere eller endre regnskapsinformasjon om disse eiendelene, og makten til å autorisere transaksjoner om eiendelene.

Å skille plikter er vanskelig i en liten virksomhet fordi du rett og slett ikke har nok folk til å dele opp oppgavene. Fortsatt er det trinn du kan ta for å dele opp nøkkelfunksjoner med bare to eller tre ansatte.

Si for eksempel at du og en kontorsjef er de eneste to ansatte i bedriften din. Mens kontorsjefen kan ha tilgang til ikke-deponerte midler, avstemme kontoutskriften og opprette fakturaer og bankinnskudd, bør du være den som vurderer kontoutskriften, åpner posten, gjennomgår transaksjoner og godkjenner kredittnotater.

Hvis du har en tredje ansatt - si en kontorassistent - må den ansatte avstemme kontoutskriften, åpne posten og utarbeide bankinnskudd. Dette tar litt ansvar fra tallerkenen din og gjør det vanskeligere for kontorsjefen å skjule stjålne betalinger.

Endelig ord

Implementering av interne kontroller er en kritisk del av å beskytte virksomheten din. Imidlertid kan det være vanskelig å gjøre i praksis.

Ansatte og entreprenører forstår kanskje ikke hvorfor pliktene deres endrer seg. Kommuniser til dine ansatte at kontrollene er på plass for å beskytte dem, som arbeidere og virksomheten. Engasjere dem i prosessen med å forbedre forretningssikkerheten og be om innspill regelmessig. Som enkeltpersoner som gjør det daglige arbeidet, kan de ha innsikt i visse prosesser som kan hjelpe deg med å forbedre kontrollene. De kan også gi deg beskjed om hvilke kontroller som fungerer bra, og hvilke ikke.

Har du noen gang eid eller jobbet i en virksomhet der noen begikk svindel? Hvordan skjedde det?