Å drive et virtuelt selskap med eksterne ansatte - fordeler og ulemper
Så skjedde det noe jeg ikke forventet: Arbeidet mitt tørket nesten over natten i boligkrisen, og jeg tok en telekommunikasjonsjobb med en ung, virtuell oppstart. I løpet av de neste 12 månedene eksploderte det i vekst, og jeg fant meg selv det som visepresident. Det var 10 år siden. Jeg har aldri jobbet en tradisjonell personlig jobb siden, og jeg startet min egen virtuelle eneste virksomhet underveis.
Og mens virtuelle virksomheter har sine egne unike utfordringer, kan de skryte av noen overbevisende fordeler sammenlignet med sine kolleger og mørtel-kolleger.
Hva er en virtuell virksomhet?
Stereotypen av virtuelle virksomheter er den for online selskaper som selger digitale produkter: programvareselskaper, teknologiselskaper, dataselskaper - alle nuller og ingenting fysisk eller håndgripelig.
I virkeligheten er virtuelle selskaper bare virksomheter uten et sentralt kontor, butikk eller fysisk beliggenhet. Mange selger fysiske produkter; de selger dem ganske enkelt på nettet eller via telefon. I mangel av et lager, outsource de ordreoppfyllelse til drop-rederier. Selv eiendomsselskaper kan være virtuelle, og tilbyr noteringstjenester, markedsføring og andre tjenester som foregår i den virkelige verden.
Mens noen bedrifter, for eksempel kaffebarer og barer, aldri kan virtuelle fordi de selger en personlig, stedsbasert opplevelse, kan de fleste av verdens virksomheter desentralisere hvis de ønsker det. Det viser seg at avlukkefarmer og kontorlokaler er mindre avgjørende for suksess enn mange kommersielle eiendomsmeglere ville tro deg.
Faktisk startet mange av dagens største selskaper som hjemmebaserte bedrifter, bare online virksomheter eller begge deler. Jeff Bezos startet Amazon som en nettbokhandel ut av garasjen hans. Steve Wozniak hadde en hobby med å tulle med datamaskiner i garasjen hans, og Steve Jobs så potensialet og ble med ham. Mattel var opprinnelig en bilderammevirksomhet som ble drevet av tre venner ut av garasjen deres.
Nylig startet selskaper som Zapier, Buffer, Basecamp, Citrix, FlexJobs og You Need a Budget alle sammen og forblir bare virtuelle selskaper.
Fordeler med en virtuell virksomhet
I løpet av de siste 10 årene har jeg oppdaget førstehånds de utrolige fordelene med virtuelle bare selskaper. Noen er åpenbare, andre mindre. Og selvfølgelig er det noen få utfordringer også. Men etter min erfaring oppveier fordelene langt utfordringene.
Hva har det for deg som gründer, enten du har en eksisterende virtuell virksomhet eller tenker å starte en?
1. Senk oppstartskostnadene
Denne er åpenbar. Fysisk plass koster penger: penger til å leie den i utgangspunktet, penger til å innrede den og penger for å holde lysene på. For å sette de fysiske kostnadene ved en virksomhet i perspektiv, bør du vurdere hvor mye penger helsevesenet Aetna sparte ved å stenge kontorer og overføre ansatte til telekommunikasjon. Da overgangen var fullført, hadde Aetna eliminert 2,7 millioner kvadratmeter kontorlokaler, og spart dem 78 millioner dollar.
I min egen virksomhet var oppstartskostnadene våre få. Vi kjøpte et domenenavn på Gå pappa for $ 9.99, kjøpt hosting fra Bluehost for $ 20 per måned (du kan få grunnleggende hosting fra $ 2.95), og leverte en LLC for $ 90. Det gjorde at oppstarten vår koster rundt $ 100, sammenlignet med tusenvis av dollar for å finne og tilby et fysisk sted.
Og som alle som noen gang har prøvd å få finansiering for å starte en virksomhet vet, jo lavere oppstartkostnadene dine er, desto mer sannsynlig er det at du har råd til å lansere uten å stole på finansiering utenfra.
2. Senk pågående overhead
Fysiske kontorplasser koster ikke bare én gang. Sikker, murstein og mørtel virksomheter har noen engangsutstyr til utstyr, som møbler, dekor, den første runden med datamaskiner og kontorutstyr, og kanskje ledninger. Men mange av disse utgiftene fortsetter ad infinitum. Leie forfaller hver måned, og også verktøy og eiendomsskatter, som ofte ikke er inkludert i leien for et kommersielt område. Og vi vet alle hvor raskt teknisk utstyr blir foreldet og må byttes ut.
I en analyse av over 4000 studier på produktivitet, kostnader og andre forskjeller mellom fysiske kontra virtuelle selskaper fant Global Workplace Analytics at den gjennomsnittlige besparelsen på eiendommer for arbeidsgivere som bytter til telekommunikasjon er $ 10.000 per ansatt per år. Det er bare eiendomssparingen!
American Express melder at de sparer 10 til 15 millioner dollar hvert år ved i stor grad å virtualisere arbeidsstyrken, slik Forbes melder. Det administrerte servicebyrået LAC Group anslår at den gjennomsnittlige ansatt på kontoret koster selskaper $ 200 per år i kontorrekvisita alene.
Min egen virksomhet ville ikke ha overlevd hvis vi hadde pådratt oss overhead. I løpet av de magre månedene var den eneste grunnen til at vi hadde råd til å komme videre, at de obligatoriske løpende utgiftene i gjennomsnitt var mellom $ 100 og $ 200 per måned. Alt annet kan trimmes tilbake etter behov.
Prøv disse tilleggstipsene for å redusere administrasjonskostnader i bedriften. Hvis du administrerer en eksisterende virksomhet og ikke er klar til å bli 100% virtuell ennå, her er noen ideer for å senke småbedriftskostnadene i mellomtiden.
3. Lavere IT-kostnader
Som et virtuelt selskap trenger du ikke å gi dine ansatte datamaskiner eller teknologisk support. De leverer eget utstyr, og hvis datamaskinen krasjer, er det på dem å fikse det.
Network Alliance estimerer at gjennomsnittlig selskap bruker $ 700 per ansatt per måned på IT. Dette inkluderer utstyr, kontortilkobling, teknisk support og IT-arbeidskraftskostnader.
Har ansatte motstander av å bli ansvarlige for å tilby eget utstyr og teknisk support? Ikke i det hele tatt, som det viser seg.
4. Høyere etterspørsel av ansatte
Ansatte elsker telekommunikasjon. Global Workplace Analytics rapporterer at 70% av de ansatte vurderer muligheten til å telekommunisere som noe til ekstremt viktig for å velge sin neste jobb. Faktisk sier 37% av de ansatte at de vil ta en lønnsnedgang på 10% for muligheten til å telekommunisere.
Det gir mening. For mange arbeidere er fleksibilitet - å stille egne timer, være tilgjengelig for barna etter behov og bo hvor de vil - mer enn penger.
Arbeidsgivere som tilbyr telekommunikasjon drar fordel av større etterspørsel og konkurranse blant potensielle ansettelser, og hjelper dem til å fylle ettertraktede stillinger raskere og med bedre ansatte.
5. Bredere arbeidspool
Tilsvarende har arbeidsgivere som kan ansette mennesker hvor som helst i verden, en praktisk talt ubegrenset pool av potensielle ansettelser. Men for et selskap som er basert i en isolert liten by, er den potensielle arbeidsstyrken begrenset til den som tilfeldigvis bor innenfor en radius på 30 kilometer. Det lille bassenget med potensielle ansettelser har kanskje ikke de ferdighetene selskapet trenger.
I mitt eget selskap har vi ansatte i Pennsylvania og Pakistan, i Houston og India. Jeg bor i Abu Dhabi store deler av året. Vi er mindre opptatt av hvor en ansatt bor enn vi er med sine ferdigheter, personlighet, produktivitet og kostnader.
Når du er klar til å utvide teamet ditt, kan du begynne med å bestemme om du vil ansette en frilanser eller en faktisk ansatt.
6. Lavere arbeidskraftskostnader
Når du kan ansette folk fra hvor som helst i verden, kan du dra nytte av geoarbitrage.
Geoarbitrage er et fancy ord for å ansette arbeidstakere i områder med lavere levekostnader for å redusere personalkostnadene. For eksempel har jeg betalt $ 12 per time for nettutvikling gjennom tjenester i India. I mange tilfeller gjorde de utmerket arbeid. Og selv om jeg har hatt noen dårlige erfaringer med billige webutviklere, har jeg også hatt mange dårlige erfaringer med høye omkostninger amerikanske webutviklere.
Nettutviklingstjeneste Codementor gjennomførte en studie på kostnader for webutvikling over hele verden. De fant at gjennomsnittlig ansettelseskostnad for en nettutvikler i Palo Alto er $ 87 per time. Det er 7,25 ganger mer enn $ 12 per time jeg har betalt til noen indiske webutviklere. Selv om Palo Alto Web-utvikleren er mer dyktig og erfaren, noe som langt fra er garantert, er det vanskelig å forestille seg at de er 7,25 ganger mer effektive og produktive.
Men de lavere lønnskostnadene stammer ikke bare fra geoarbitrage. Husk undersøkelsen over, der over en tredjedel av de ansatte sa de ville være villige til å ta et lønnskutt for å jobbe hjemmefra?
Tenk også på antall ansatte som tar syke eller personlige dager når det de virkelig trenger, ganske enkelt er å være i huset mens deres syke datter sover ovenpå. Kanskje de vil ha fleksibilitet til å føre et viktig ærend i en time, eller kanskje de bare ikke hadde lyst til å kle seg den morgenen og modige pendlingen og de sladrende kollegene.
En CareerBuilder-studie fant at 35% av de ansatte tilkaller syke selv når de har det bra. Global Workplace Analytics fant bevis på at det motsatte er sant for telekommunikere; de har en tendens til å jobbe selv når de er syke og kommer tilbake til jobb etter operasjoner eller andre medisinske problemer raskere enn ansatte. American Management Association fant at selskaper som implementerte telekommunikasjon så 63% nedgang i ikke-planlagt fravær.
Her er noen flere tips for å senke arbeidskraftskostnadene når du skalerer bedriften.
7. Lavere arbeidskraftomsetning
Ansattes omsetning er dyrt. Center for American Progress analyserte 11 forskningsartikler gjennomført over en 15-års periode og fant at dyktige ansatte koster i gjennomsnitt 213% av sin årslønn å erstatte. Det er derfor det betyr at ansatte i telekommunikasjon er lykkeligere med jobbene sine. I en studie gjennomgått av Forbes, var telekomommunikasjonsarbeidere nesten dobbelt så sannsynlige som kontorarbeidere å elske jobbene sine.
Arbeidsgivere har lagt merke til det. I følge Global Workplace Analytics svarte 95% av de undersøkte arbeidsgiverne at tilbud om telekommunikasjon hadde en "stor innvirkning" på opprettholdelse av ansatte. Jeg har opplevd dette selv. Av flere titalls eksternarbeidere jeg har klart meg gjennom årene, kan jeg bare tenke på en som sluttet, og det hadde mer å gjøre med personlighetsforskjeller enn misnøye med jobben i seg selv.
Arbeidstakers oppbevaring er heller ikke bare om arbeidernes lykke. Ofte slutter ansatte ikke fordi de hater jobben sin, men fordi de flytter og enten ikke kan eller vil pendle den ekstra distansen. Når ansatte kan jobbe hvor som helst, og de liker jobben sin, har de liten grunn til å bytte jobb.
8. Høyere produktivitet
Det er utrolig hvor mye tid som går tapt til "vannkjølerprat", improviserte møter og andre tidsverk på arbeidsplassen.
Statistikken over høyere produktivitet til eksterne arbeidere er overbevisende. Hos American Express produserer telekommunikere 43% mer arbeid enn de som er på kontoret, ifølge Forbes. Den samme rapporten fant en 35% støt i teknologforhandler Best Buy's ansattes produktivitet da de implementerte et telekommunikasjonsprogram. I en Stanford-studie av 16 000 ansatte i call center var telekommunikatorer 16% mer produktive enn ansatte på kontoret.
Ansatte vurderer seg selv som mer produktive. En undersøkelse gjort av ConnectedSolutions fant at 77% av arbeidstakerne rapporterte høyere produktivitets- og ytelsesresultater når de startet telekommunikasjon.
En årsak til denne høyere produktiviteten er at arbeidere ikke kan slippe unna med bare å dukke opp og være fysisk til stede. I sin natur tvinger eksterne arbeidsgivere arbeidsgivere til å sette bestemte milepæler og mer nøyaktige beregninger av arbeidstakernes arbeid og verdi (mer om dette innen kort tid).
9. Skalerbarhet
Hva skjer når et kontorbasert selskap på 15 personer, med kontorlokaler for 15 pulter, trenger å ansette en 16. ansatt? De trenger et nytt kontor, som er dyrt, tidkrevende og forstyrrende for hele selskapet.
Eksterne selskaper har ingen slike begrensninger. Da partneren min henvendte meg til å ansette en ny ansatt forrige måned, gikk samtalen noe slik: “OK, høres bra ut. Kan du legge ut annonsen og ta deg av gjennomgang av CV? Gi meg beskjed når du er klar for at jeg skal bli involvert. ” Det er det. Ingen diskusjoner om hvor vi ville plassere den nye ansatte, hvilken datamaskin de vil få, eller om de kunne klare å sitte ved siden av Negative Nancy.
Det samme prinsippet gjelder ikke bare for å utvide teamet ditt, men også utvide geografisk til nye markeder. I et virtuelt selskap trenger du ikke å åpne et nytt kontor i Texas for å betjene Texas-markedet.
10. Ingen pendler
Harvard Business Review fant at folk konsekvent undervurderer hvor elendig pendlingen deres gjør dem. De fleste synes faktisk at deres pendling er mye mer stressende enn jobben.
Studier viser at jo lengre folks pendler, jo lavere produktivitet på jobben, og desto lavere er tilfredsheten med jobben generelt. En svensk studie fant til og med at par hadde 40% høyere sjanse for skilsmisse hvis den ene partneren hadde en pendling lenger enn 45 minutter. Ikke rart at arbeidstakere er villige til å ta et lønnskutt for å telekomité. (Og la oss være ærlige, det er heller ikke så ille å jobbe i pyjamas.)
Over to tredjedeler av ansatte rapporterer at de ville ta en annen jobb for å redusere pendelen, ifølge Global Workforce Analytics, i en hel krets for å beholde og etterspørre ansatte. Ved å tilby denne ordningen kan du ansette bedre mennesker og beholde dem lenger.
Som en siste tanke, reduserer telekommunikasjon dramatisk veitrafikk og karbonutslipp. En studie fra 2017 av telekommunikasjonsnettstedets hjemmeside FlexJobs fant at folk som telekommuterte minst halvparten av tiden sparte 7,8 milliarder miles med kjøretøy, 3 millioner tonn klimagassutslipp og 980 millioner dollar i olje i 2017 alene.
Utfordringer med en virtuell virksomhet
Virtuelle virksomheter kommer ikke uten risiko og ulemper. Her er utfordringene jeg har funnet med virtuelle virksomheter, og noen få tips for å dempe dem.
1. Teamkommunikasjon, kameratskap og kultur
Det er fremdeles ingenting som å snakke med noen ansikt til ansikt. E-post og telefonkommunikasjon er vel og bra, men det er sosiale nyanser og ledetråder du tar opp når du snakker med noen. En rykning i munnen her, en liten rynke der, gnisten av godmodig humor i øyet som lar deg vite at du er inkludert i en vits, ikke baken av den.
Disse kommunikasjonsutfordringene kan forsterkes i en teamdynamikk, der flere prøver å samarbeide og brainstorme. Og når du har teammedlemmer fra hele verden, med forskjellige normer og kulturell bakgrunn, vokser risikoen for misforståelser og harme eksponentielt.
Følelser av isolasjon og ensomhet kan også være et reelt problem for eksterne arbeidere, fra administrerende direktør ned til deltidsvirtuell assistent.
Begrensningstaktikk
Bruk først videokonferanser når det er mulig. Det hjelper å se menneskene du snakker med. RingCentral er et flott verktøy for små bedrifter. Ikke bare fungerer det som et nettbasert telefonsystem, men det gir deg også videotilgang slik at du kan se menneskene du snakker med.
For det andre, planlegg vanlige samtaler, selv om de er raske. Teammedlemmene må høre hverandres stemmer og se hverandres ansikter, om bare i noen minutter en eller to ganger hver uke. Åpne hvert møte med minst et minutt eller to av personlig innhenting der alle deler hva som skjer i deres liv.
Også etablere uformelle kommunikasjonskanaler for ansatte. Noen ganger trenger folk bare å gripe et øyeblikk for å få noe av brystet. I mine virksomheter bruker vi Skype som en fleksibel måte for arbeidere å kommunisere gjennom direktemeldinger, taleoppringning eller videosamtale, enten i grupper eller en-til-en.
Til slutt, gi de ansatte eierskap til deres del av et gitt prosjekt. Sørg for at de vet hvordan deres spesifikke arbeid passer inn i den større helheten; ikke bare gir det dem en større følelse av hensikt, men det hjelper også med å tydeliggjøre deres rolle og ansvar.
2. Fjernstyring
Hvordan vet du om en ansatt jobber hvis du ikke kan se dem fungere?
Riktignok er det en delvis irrasjonell frykt. Tross alt ville du ikke fysisk se over hver ansattes skulder hvert minutt hver dag, og bare fordi du ser noen sitte ved skrivebordet sitt, betyr ikke det at de jobber. Men det er en sannhetskjerne her; ledere tvinges til å spesifikt definere forventninger og beregninger for suksess når de fører tilsyn med eksterne arbeidere.
Å stå rundt og se på at folk jobber, og av og til roping på dem for å jobbe raskere, kutter ikke det i virtuelle virksomheter. (For den saks skyld er det heller ikke effektivt på tradisjonelle arbeidsplasser.)
Begrensningstaktikk
For noen ansatte, som selgere, er suksess lett å måle. For andre er det skummelere. Er en kundestøtte representant vellykket hvis de svarer på et stort antall billetter? Hva om de svarer raskt på billetter, men lar kundene være utilfredse og klare til å forlate merkevaren din?
Hver ansatt skal ha en bestemt funksjon i virksomheten din. Definer det nøye, og kommuniser nøyaktig hva du forventer av dem og hvordan du vil måle suksessen deres.
Planlegg regelmessige samtaler med hver ansatt for å sjekke inn med dem og se hvordan de gjør det, både profesjonelt og personlig. Husk at alle trenger å føle seg koblet til noe større enn seg selv, og at forbindelsen kan føles spesielt iherdig for eksterne arbeidere.
3. Ekstern ansettelse
Ekstern ansettelse, akkurat som alt annet om fjernarbeid, kan være vanskelig uten ansikt til ansikt samhandling. Det er vanskeligere å stole på tarmen og intuisjonen din når du ikke kan se personens mikrouttrykk og måter. Det er vanskeligere å vite når en person lyver eller få et nøyaktig mål på dem.
Og det enkle faktum er at ikke alle er kuttet ut for fjernarbeid. Telekommunikatorer må være egenmotiverte og ha sin egen brann i seg. Det er ingen plass i virtuell virksomhet for papirbuffende byråkratiske typer som jobber veldig hardt for å se ut til å jobbe hardt.
Begrensningstaktikk
Hvis en leie ikke er et "pokker" ja, er de et "pokker" nei.
Intervju lovende kandidater så mange ganger du trenger for å leie en med 100% selvtillit. Fortsett å intervjue friske ansikter til du kjenner varmen fra den indre ilden. Nok en gang hjelper videokonferanser.
Et annet alternativ er å ansette folk lokalt og holde intervjuene dine personlig. Selskapet kan tidvis komme sammen personlig etter ønske for teambuildingøvelser, fester og viktige møter, men dag til dag kan ansatte jobbe hjemmefra. Det tidligere selskapet mitt tok denne tilnærmingen, og det fungerte bra.
Endelig ord
Det er lettere å starte og skalere et selskap i dagens verden enn noen gang før. Selger widgeter i 20th århundre kan ha krevd en dyr butikk med mye fottrafikk, men i dag er alt du trenger $ 9.99 for et domenenavn.
Likevel skjærer den kniven begge veier. Fordi inngangsbarrieren er så mye lavere, betyr det at bedriftseiere står overfor konstant forstyrrelse og utfordringer fra både eksisterende konkurrenter og oppstart oppstart. Å bli en virtuell virksomhet kan hjelpe deg med å holde deg slank, grønn og smidig, redusere kostnadene og hjelpe deg med å fokusere innsatsen din der de er mest produktive: markedsføring, salg, forbedring og utvidelse.
Hva har erfaringene dine med eksterne arbeidere, telekommunikasjon og virtuelle virksomheter?
