9 tips for planlegging av familiegjenforening på et budsjett

Mens mange familier fortsatt liker å samles hjemme hos noen for en gjenforening, velger familiene i økende grad mer påkostede sammenkomster. Noen er flerdagers campingturer i bobil og telt; andre holdes på cruiseskip eller på alpinanlegg. Det er detaljerte budsjetter å sette opp, tombolaer for å organisere, og t-skjorter og kaffekrus som bærer familiens kråke å selge. Uansett hvor enkelt eller overdådig gjenforeningen din, planlegger en tar mye arbeid, og det kan bli veldig dyrt hvis du ikke er forsiktig.

Før du går over bord og ender opp med å planlegge et arrangement ingen har råd til å delta på, her er noen måter å planlegge et morsomt og rimelig gjensyn.

Planlegger et budsjettvennlig familiegjenforening

Når det gjelder gjensynet ditt, vil du at alle skal samles hjemme hos mamma og pappa og ta med et fat å dele? Bør du prøve å planlegge et "ferie" familiegjenforening på et feriested? Blir gjensynet for en ettermiddag eller et tre-dagers arrangement?

Det er lett å føle seg overveldet av detaljer når du planlegger familiegjenforening. Så la oss ta det steg for steg.

1. Start tidlig

Å planlegge et familiegjenforening tar arbeid, og det er definitivt ikke noe du kan gjøre i siste øyeblikk. Helst bør du begynne å planlegge et år i forveien; Dette vil gi deg god tid til å velge en dato og et sted som skal fungere for alles planer og budsjetter. Planlegging tidlig vil også gi deg muligheten til å forhandle frem de beste prisene for hotell, leverandører og aktiviteter.

Du må også få et tidlig antall ansatte for hvor mange som kan delta. Å ha et grovt estimat før du planlegger vil spare tid når du ser på arenaer. For eksempel, hvis gjensynet ditt har 300 (eller flere) mulige deltakere, vil du ikke kaste bort tid på å forske på paviljonger i staten som bare har plass til 100 personer.

Ikke glem at avhengig av årstid, kan du ha litt konkurranse om spillplass. For eksempel foregår de fleste bryllup om sommeren eller høsten. Avgangsfester holdes på forsommeren og høytidsfester i desember. Å planlegge tidlig sikrer at du er i stand til å bestille stedet du ønsker når du vil ha det.

2. Lag en familiegjenforening Facebook-side

Å planlegge familiegjenforening betyr å kommunisere med dusinvis eller til og med hundrevis av mennesker. Det kan fort bli til et organisatorisk mareritt da dere alle diskuterer potensielle datoer, lokasjoner og aktiviteter gjennom e-post eller telefonsamtaler. Det kan også bli dyrt hvis du bestemmer deg for å sende ut offisielle invitasjoner sammen med RSVP-kort.

Spar tid og penger ved å plassere all kommunikasjonen din ett sted med en familiegjenforening Facebook-side. Du kan gjøre denne siden privat slik at bare gruppemedlemmer kan se innlegg, og det er en fin måte å dele detaljer om det kommende gjenforeningen og få alles innspill til hva de vil gjøre. Ta en titt på AARP for en nyttig artikkel om hvordan du oppretter en familie Facebook-gruppe.

Husk å tenke som en markedsfører hvis du har planleggingen. Målet ditt er å få flest mulig til å delta, slik at den totale kostnaden per person går ned. Gjør ditt beste for å planlegge morsomme aktiviteter og lage en buzz slik at flere ønsker å komme.

3. Snakk åpent om budsjettet

Selv det enkleste familiegjenforening kan koste flere hundre dollar, og de fleste ender opp med å koste flere tusen eller mer.Du er kanskje ansvarlig for planleggingen, men det betyr ikke at du er villig - eller i stand til - å legge regningen. Så hvem skal betale for det?

Du kan ikke snakke om kostnader med mindre du først har en ide om hvilken type gjenforening du vil organisere. Vil du ha et DIY-gjensyn i en delstatspark der alle tar med seg en tallerken å dele, eller et mer påkostet gjensyn på et cruiseskip eller på en fyreranch eller et all-inclusive resort? Vil gjensynet ditt ha 20 deltagere eller 200?

Tren først de grunnleggende detaljene, så kan du begynne å lage et løst budsjett for arrangementet. Tenk på alle utgiftene du sannsynligvis vil påføre, og legg deretter til en pute på 5% til 10% for å gjøre rede for uventede kostnader.

4. Lag en plan for pengeinnsamling

Det neste trinnet ditt er å finne ut hvordan du kan finansiere gjenforeningen din, og det er flere veier du bør vurdere.

Du kan be hver familie eller deltaker om å donere et flatt beløp for å dekke gjenforeningskostnader. Disse pengene skal gå til en bankkonto du åpner med et annet familiemedlem, ideelt sett ikke noen i din nærmeste familie. Hold innskudd og utgifter så gjennomsiktige som mulig, kanskje med en månedlig budsjettoppsummering som du sender til alle elektronisk.

Du kan også skaffe penger på selve gjensynet. Be deltakerne ta med hjemmelagde varer som desserter, brød og syltetøy for å selge til andre familiemedlemmer, med alt inntekten til å dekke gjenforeningskostnader. Du kan også lodde bort donerte gjenstander, for eksempel:

• Hjemmelagde dyner
• Restaurerte og innrammede antikke familiebilder
• En hjemmelaget kokebok full av gamle familieoppskrifter
• Et slektstre
• En familie utklippsbok
• Originale kunstverk eller annet håndlaget verk
• Antikke møbler

En tombola har potensial til å skaffe mye penger, pluss at alle gjenstandene forblir i familien. En tombola for arving fra familien kan være et flott alternativ for familiemedlemmer som reduserer overgangen til assistert bolig.

Noen familier samler inn penger under gjensynene deres ved å skaffe gratis mat, men kjøre en pengebar og selge vann og brus. For å gjøre dette, må du søke om en dags brennevinslisens i byen eller byen der du holder arrangementet. Gjør forskningen først; noen byer gir bare en dags lisens for bestemte grupper, for eksempel religiøse organisasjoner, ideelle organisasjoner eller veteran-, politiske, utdannelses- eller atletiske grupper. Søk tidlig ettersom søknader kan ta minst to uker å behandle.

5. Be om et innskudd

Når du har skissert et grovt budsjett, er det viktig at du ber hver familie sende inn et ikke-refunderbart depositum innen en bestemt frist. Når du bestemmer beløpet, må du ta hensyn til hver families økonomiske situasjon og vurdere å tillate månedlige utbetalinger om nødvendig.

Å be om et ikke-refunderbart depositum fra familiemedlemmer er viktig av flere grunner. For det første gir det deg noen midler til å kjøpe og skaffe innskudd til leverandører og arenaer. Det hjelper deg også å bestemme hvem som faktisk kommer; Når en familie først har forpliktet seg til å delta på gjenforeningen, er det langt mindre sannsynlig at de kommer ut i siste øyeblikk.

For å holde oversikt over betalinger, bruk en tjeneste som MyEvent. MyEvent lar familien registrere deg for gjenforeningen, betale innskudd eller deltakelsesgebyr og til og med gi ytterligere donasjoner. Nettstedet lar deg også sende ut meningsmålinger og undersøkelser, lage et slektstre og enkelt lage surr rundt arrangementet ved hjelp av sosiale medier.

6. Vurder datoer utenfor høysesongen

Jada, det ville være morsomt å ha familiegjenforening på et skianlegg i januar eller en vakker strand i Great Lakes i midten av juni. Men du betaler topp dollar hvis du blir i høysesongen på et sted.

Mange arenaer slipper prisene med 50% eller mer i løpet av høysesongen, så vurder å bo på dette skistedet i juni eller på det nordlige strandhuset i desember. Du sparer penger og har fremdeles mye å gjøre. For eksempel har de fleste alpinanlegg milevis med tur- og sykkelstier, samt bassenger og planlagte arrangementer. Vandringer på en vinterstrand er vakre og forfriskende, og de fleste nordlige strender er ledige i vinterhalvåret, så du vil ha bredden til dere selv.

7. Be om gruppepriser på hotellrom

Mest sannsynlig er familien din spredt over hele landet, noe som betyr at du trenger hotellrom, og mange av dem. En av de beste måtene å spare penger på hotellrom når du planlegger familiegjenforening, er å be om en gruppepris, noe som kan spare deg for opptil 50% eller mer av prisen på rommene. Å få en god rabatt for familiemedlemmer utenfor byen, krever imidlertid litt forhandlinger.

Først må du gjøre leksene dine. Undersøk lokale hotellpriser og lag en liste over hva hvert hotell koster for et typisk rom, samt hvilke fasiliteter du får med oppholdet. Neste, sørg for at du vet hvor mange rom du trenger, samt faste datoer for innsjekking og utsjekking.

Når du ringer, ber du om å snakke med sjefen; en typisk reservasjonsrepresentant vil sannsynligvis ikke ha myndighet til å forhandle om gruppepriser. Gi manageren beskjed om antall rom du trenger og når du trenger dem.

Noen ledere kan spørre hva budsjettet ditt er. De bruker ofte dette tallet som utgangspunkt for forhandlinger. Når det er mulig, hold dette for deg selv; kan du få en lavere pris hvis lederen ikke kjenner din prisklasse. En høflig måte å holde tilbake denne informasjonen er å si: "Vi snakker fortsatt med forskjellige familiemedlemmer for å finne et prispunkt alle har råd til." Sørg for å la dem få vite at du handler; kan du få en lavere pris hvis de vet at du ringer andre hoteller.

Skriv ned hver leders navn så vel som tilbudet deres, og la dem få vite hvilken dato du vil ta den endelige avgjørelsen. På denne datoen kan du ringe hver leder tilbake, takke dem for tiden og fortelle dem om din beslutning. Det er vanlig høflighet. Det er også en liten sjanse for at de vil gi deg et lavere tilbud for å tiltrekke deg virksomheten din hvis du forteller dem at du har bestemt deg for å bestille et annet sted.

8. Tenk på en cruise-ferie

Overraskende nok kan et cruiseskip med alt inkludert være et perfekt sted for familiegjenforeninger av flere årsaker.

Cruiseskip har plass til folk på et bredt utvalg av budsjetter. For eksempel kan familiemedlemmer med et strammere budsjett ofte få rom for $ 89 per natt, mens de med mer disponibel inntekt kan velge mer luksuriøse rom.

Cruise tar også bort det meste av stresset med planleggingen. Mat og aktiviteter blir ivaretatt av personalet. Du kan alle spise frokost eller middag sammen på en av de mange restaurantene eller spisesalene, og deretter planlegge en rekke morsomme aktiviteter å gjøre om dagen. Du kan besøke spaet med tanten din, se på barna og søskenbarna deres leke sammen i badelandet, eller ta et show sammen med bestefaren din. Du trenger ikke å bekymre deg for catering til gjensynet ditt - eller å lage det meste av matlagingen selv - eller planlegge en "familie feltdag" full av forskjellige aktiviteter. Alt du trenger å gjøre er å dukke opp.

En annen fordel med å være vert for familiegjenforeningen på et cruiseskip er at alle får en skikkelig ferie mens de kobler seg på nytt med folk de sannsynligvis ikke har sett på år eller til og med tiår..

Selv om cruise-ferier med alt inkludert er praktiske og morsomme, kan de også bli dyre. Selv om du scorer mye på rommet ditt, er det viktig å huske på at det bare er begynnelsen på utgiftene du og dine familiemedlemmer vil pådra deg.

For eksempel kan skatter og havneavgifter legge $ 100 til $ 200 til prisen på billetten din. Du må betale for en flybillett til og fra havnebyen, i tillegg til en taxi eller biltrafikk fra flyplassen til selve porten. Hvis du kjører deg selv til havnen, betaler du vanligvis 15 til 20 dollar per dag for parkering.

Hvis cruisepakken din ikke er all-inclusive, må du betale for mat og drikke, som raskt kan legge opp. For eksempel koster en typisk alkoholholdig drikke $ 7 til $ 10 eller mer på et cruiseskip, med 15% til 18% drikkepenger lagt på toppen av det. Mange cruiselinjer legger også til en daglig drikkepenger til den endelige regningen, som nå er opptil $ 23 per person per dag for de fleste store cruiselinjer, ifølge USA Today.

Som du kan se er prisen på rommet ditt bare toppen av isfjellet - og husk alltid at romprisen er per person. Det er viktig at du undersøker hvor mye et cruise virkelig kankoster hver person per dag slik at familiemedlemmene dine kan bestemme om de har råd til det.

9. Tenk på en delstatspark

Hvis det å være vertskap for familiegjenforening på et cruiseskip er utenfor rekkevidde for deg og din familie, er et annet alternativ å arrangere et gjensyn på en lokal eller statlig park. Du kan leie en paviljong, som ofte kommer med en kullgrill, for $ 50 til $ 100 per dag.

Noen større parker har moderne eller rustikke hytter til leie. Vanligvis har en "moderne" hytte vann og strøm, mens en "rustikk" hytte ikke har det. Å leie en hytte for familiemedlemmer utenfra byen kan være rimeligere enn å leie et hotellrom, og hytta kan gi et rolig sted for barn eller eldre å hvile i løpet av dagen.

Noen parker har også store hytter eller hytter til leie. Disse kan være flere hundre dollar per natt, men hvis tre eller fire familier bor i en bygning og deler kostnadene, kan det være veldig rimelig.

Før du reserverer en hytte eller paviljong, må du spørre hvor de nærmeste offentlige toalettene er, samt hvor andre fasiliteter ligger, for eksempel en strand, lekeplass, basseng eller fiske dock. Hvis noen i familien bruker rullestol eller rullator, kan du spørre om potensielle barrierer som kan gjøre deres oppmøte vanskeligere. Mange parker har nå spesifikke "barrierefrie" hytter, paviljonger og lekeplasser.

Unngå å være vertskap for familiegjenforening på en større ferie, for eksempel 4. juli eller Labor Day; statlige parker krever sine høyeste avgifter på disse datoene. Du vil også ønske å bestille hytter og paviljonger så tidlig som mulig, så mange statsparker booker måneder - eller til og med et år - på forhånd.

Selv om statlige parker kan være et godt valg, kan du vurdere disse andre stedene for et rimelig gjensyn:

• En dyrehage
• En temapark
• En campingplass eller RV park
• En kirke- eller religiøs konferanse- eller retreat-senter
• En messeplass
• KFUM
• En lokal innsjø eller strand

Ytterligere måter å trimme kostnader på

Det er mange andre måter å holde familiegjenforeningen rimelig, inkludert følgende.

• Lagre på bilder. I stedet for å ansette en fotograf, kan du be et familiemedlem om å fylle denne rollen. Vurder å frafalle deltakelsesgebyret, eller til og med gi dem et digitalt kamera, hvis de samtykker til å fotografere arrangementet og organisere bildene etterpå.
• Spar på musikk. Hvis gjensynet ditt skal være i en stor festsal, kan du be et musikalsk tilbøyelig familiemedlem om å spille DJ. Igjen, som et insentiv, tilbud om å frafalle familiens avgifter for arrangementet.
• Spar på overnattingssteder. Vurder å leie flere feriehus på et morsomt reisemål, for eksempel stranden eller på fjellet, og la hver familie dele kostnadene likt. Du kan alle lage mat hjemme, noe som kan redusere 30% eller mer av gjenforeningskostnadene dine, og du vil ha mange middagsbord å samle deg rundt og snakke.
• Spar på mat. Mat er en enorm utgift ved gjensyn. Hold det enkelt ved å sette opp en bar og la alle fikse sine egne måltider. For eksempel kan du sette opp en hot dog bar med alle kreative topping du kan forestille deg. En nacho-bar, en hamburgerbar, en taco-bar og en isbar er sikkert også treff.

Endelig ord

Familiegjenforholdet ditt kan være utrolig uten at du trenger å bruke en formue på å ansette et band, lage suvenirer eller samle alle sammen på et feriested i De amerikanske jomfruøyene. (Selv om det høres fint ut, ikke sant?)

Det viktigste er at gjensynet ditt gir alle en sjanse til å koble seg på nytt og oppleve det kraftige trekket i familien. Dette er ditt folk. Det er de som har ryggen og vil holde seg for deg når ingen andre vil. Å bruke tid sammen på å fortelle historier, dele bilder, le av hverandres idiosynkrasier og ha det gøy vil skape bånd og sementvennskap uansett hvor mye penger du bestemmer deg for å bruke.

Har du noen gang planlagt et familiegjenforening eller deltatt på et? Hvilke tips vil du dele for å spare penger?